20 beste Stellen als office & administration in henstedt ulzburg, sh – aktuell auf Personalsuche

Operations Manager
Jacobi Robotics, Inc. —Hamburg
- 35 € – 60 € pro Stunde
- Teilzeit
- Persönlich
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9 Tage
Personalsachbearbeiter (m/w/d)
Auenlandklinik Bad Bramstedt GmbH —Bad Bramstedt
- Teilzeit
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Kostenloser Parkplatz
- Mitarbeiter-Rabatt
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5 Tage
Personalsachbearbeiter (m/w/d)
Paracelsus-Kliniken Konzernzentrale PKZ —Henstedt-Ulzburg
- Teilzeit
- Microsoft Office
- Homeoffice-Möglichkeit
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Sachbearbeiter:in Backoffice (m/w/d)
insign-media GmbH —Kaltenkirchen
- Teilzeit
- CRM-Software
- ERP-Systeme
- Ohne Hochschulabschluss
- Mitarbeiter-Rabatt
- Weiterbildungsprogramme
Teamassistenz Office & Administration
belmoto GmbH —Hamburg
- Microsoft Office
- Homeoffice-Möglichkeit
Werkstudent HR (all genders)
ORLEN Deutschland GmbH —Elmshorn
- Teilzeit
- Hybrides Arbeiten
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Kostenloser Parkplatz
- Homeoffice-Möglichkeit
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8 Tage
Personalrecruiter (m/w/d) Bewerbermanagement & Personalmarketing_ID 464
Trident Hamburg —Henstedt-Ulzburg
- Ab 20 € pro Stunde
- Teilzeit
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Textverarbeitung
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Assistenz im Personalwesen und Buchhaltung
Mathilde Balzer GmbH & Co. KG —Ahrensburg
- 1.700 € – 2.200 € pro Monat
- Teilzeit
- Microsoft Powerpoint
- Salesforce
- Microsoft Office
- Kostenloser Parkplatz
- Mitarbeiter-Rabatt
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10 Tage
Technischer Sachbearbeiter / Assistenz Bauleitung (m/w/d)
SPITZKE —Kaltenkirchen
- Vollzeit
- Microsoft Office
Sales Analyst (m/w/d) - 18 months contract
Kellanova —Hamburg
- Microsoft Office
- Wirtschaft
12 Tage
Office & Contract Administration Specialist (m/w/d)
IRS Karosserie & Lack GmbH —Hamburg
- Vollzeit
- Microsoft Office
- Künstliche Intelligenz
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5 Tage
Sales Representative – Study Advisor (Spanish-speaking Markets) (m/f/d)
CPE Europe GmbH —Hamburg
- Vertrieb
- Englisch
- Microsoft Office
- Kostenloser Parkplatz
- Kostenlose Verpflegung
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Sachbearbeiter für das Projektmanagement IT (m/w/d)
ADLERSHORST —Norderstedt
- Textverarbeitung
- Microsoft Office
- Erfahrung in der IT
- Weiterbildungsprogramme
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Leitung Personalwesen (w/m/d)
HolstenTherme GmbH —Kaltenkirchen
- Vollzeit
- Microsoft Office
- Organisationstalent
- Führungserfahrung
- Weiterbildungsprogramme
Apprenticeship Programs in Food Retail – Starting on 1 August 2026 (all genders)
Schlemmer Markt Struve —Hamburg
- 1.200 € – 1.450 € pro Monat
- Vollzeit
- Flexible Arbeitszeiten
- Empfehlungsprogramm
IT Administrator [m/w/d]
GBC Group GmbH —Kaltenkirchen
- Vollzeit
- Microsoft Office
- Ohne Hochschulabschluss
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Technical Sales Manager
Acteon Group Ltd. —Kaltenkirchen
- Vollzeit
- Microsoft Office
- Master
- Bachelor
- Employee Assistance Program
- Flexible Arbeitszeiten
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit (20 Std./Woche)
Ulf Zinne GmbH —Halstenbek
- 1.900 € pro Monat
- Teilzeit
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Master
- Homeoffice-Möglichkeit
- Flexible Arbeitszeiten
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10 Tage
Front Desk Receptionist (f/m/x)
Sysmex Europe SE —Hamburg
- Vollzeit
- Hybrides Arbeiten
- Gastgewerbe
- Kostenloser Parkplatz
- Umzugskostenzuschuss
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Finance Business Partner (f/m/d)
Capol GmbH —Elmshorn
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Finanzwirtschaft

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Operations Manager

Jacobi Robotics, Inc.
Hamburg

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Details zur Stelle

Teilzeit
35 € – 60 € pro Stunde
vor 9 Tagen

Vollständige Stellenbeschreibung

We are looking for a relentless, detail-obsessed operations contractor based in Hamburg to own the internal operational backbone that keeps our German and US operations running.

You'll handle the recurring operations that span both sides of the company — accounts payable and receivable, compliance and filings, vendor and procurement administration, and Hamburg-local logistics — and build the trackers and SOPs that make those processes reliable.

The job is to make things actually happen: chase every vendor, close every loop in writing, flag risk early, and document what you build. This is hands-on individual-contributor work for someone energized by turning messy processes into clean, repeatable ones — not a strategy, customer-deployment, or people-management role.

● Hours: ~10 hrs/week to start.

● Async-first, with a fixed overlap for live coordination. The rest of your hours are yours to schedule.

● Rate: €35–60/hr, invoiced monthly.

● Start: as soon as the right person is signed.

Key Responsibilities

● Accounts payable & contractor payments. Run the full cycle — receive and log invoices, route for approval, pay on approval, and chase missing invoices and approvals until they're resolved. Prepare contractor tax paperwork (W-9/1099) with our external accountants.

● Accounts receivable. Issue milestone invoices, send statements, run dunning, and reconcile.

● Compliance & filings. Own a master filings calendar and drive every deadline — US state registrations and franchise tax, sales-tax filings, certificates of good standing, insurance certificates (COIs) — coordinating our external accountants, payroll, and insurance providers.

● Vendor & procurement administration. Onboard vendors, manage NDAs and renewals, keep SaaS licenses / seats / password-manager access clean, and follow up relentlessly until vendors deliver on their commitments.

● Hamburg-local logistics. Stand up and run local shipping/receiving in Hamburg, handle EU↔US customs paperwork, coordinate German-speaking vendors, manage EU equipment loaners (3D cameras, scanners), and support the Hamburg office/test-bed.

● Systems & documentation. Keep our trackers current, build and maintain SOPs, and work down the operations-improvements backlog from "not started" to done.

Minimum Qualifications

● A relentless follow-through operator. You chase counterparties who go quiet, hold vendors to their commitments without being asked twice, and confirm completion in writing.

● End-to-end ownership and judgment. You take a task from intake to done, flag slippage before it becomes a fire, and bring a recommended option instead of routing every decision upward.

● Detail-obsessed and systems-building. You like making messy processes clean and repeatable; you build the tracker, write the SOP, and keep both current.

● 3+ years in operations, finance operations, vendor/procurement administration, or a comparable execution-heavy role.

● Fluent German and English, written and spoken — German for local vendor/logistics work, professional English for US-facing communication.

● Based in Hamburg (or within commuting distance), able to handle occasional in-person local logistics.

● Async-first and self-managing. Comfortable working largely on your own schedule with a short daily overlap to the US morning, and writing clear, lead-with-the-ask updates.

● Set up to work as an independent contractor in Germany (registered/invoicing as Freie Mitarbeit), ideally with other clients.

Preferred Qualifications

● Experience supporting a US company or US↔EU operations (customs, cross-border shipping, US state compliance).

● Robotics, hardware, manufacturing, or logistics exposure — useful, not required.

● Experience standing up operations from scratch in a small, fast-moving company.

Job Type: Part-time

Pay: 35,00€ - 60,00€ per hour

Work Location: In person

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Personalsachbearbeiter (m/w/d)

Personalsachbearbeiter (m/w/d)

Sachbearbeiter:in Backoffice (m/w/d)

Teamassistenz Office & Administration

Werkstudent HR (all genders)

Personalrecruiter (m/w/d) Bewerbermanagement & Personalmarketing_ID 464

Assistenz im Personalwesen und Buchhaltung

Technischer Sachbearbeiter / Assistenz Bauleitung (m/w/d)

Sales Analyst (m/w/d) - 18 months contract

Office & Contract Administration Specialist (m/w/d)

Sales Representative – Study Advisor (Spanish-speaking Markets) (m/f/d)

Sachbearbeiter für das Projektmanagement IT (m/w/d)

Leitung Personalwesen (w/m/d)

Apprenticeship Programs in Food Retail – Starting on 1 August 2026 (all genders)

IT Administrator [m/w/d]

Technical Sales Manager

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit (20 Std./Woche)

Front Desk Receptionist (f/m/x)

Finance Business Partner (f/m/d)

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