Die IRS Group
Die IRS Group ist die europaweit führende Gruppe in den Bereichen Smart Repair, Karosserie- & Lackreparaturen sowie Hagelschadeninstandsetzung. Unser Erfolgsrezept: das „Wir“ – mit deutschlandweit 60 Werkstätten und einem starken zentralen Support aus Hamburg.
Für unseren Standort in Hamburg suchen wir Verstärkung als Office & Contract Administration Specialist (m/w/d).
Deine Aufgaben
Deine Rolle bei uns
In dieser Position übernimmst Du eine zentrale Rolle in der strukturierten Organisation unserer Vertrags- und Verwaltungsprozesse. Du sorgst für Transparenz, Verlässlichkeit und eine saubere administrative Abwicklung, insbesondere im Zusammenspiel mit rechtlich relevanten Themen.
In diesem Rahmen übernimmst du unter anderem folgende Aufgaben:
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Zentrale Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage unserer Verträge inkl. Fristen, Laufzeiten, Kündigungen und Wiedervorlagen
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Koordination und Nachverfolgung von Vertragsprüfungen in Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpersonen
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Sicherstellung einer transparenten Fristenkontrolle und Dokumentation
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Administrative Betreuung rechtlicher Sachverhalte (z. B. Korrespondenz, Unterlagenzusammenstellung, Statusverfolgung – keine Rechtsberatung)
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Koordination von Inkasso-Themen in enger Zusammenarbeit mit der Debitorenbuchhaltung
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Unterstützung bei HR-nahen rechtlichen und administrativen Themen
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Vorbereitung von Vollmachten, Beschlüssen und anderen formalen Unterlagen
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Verantwortung für Gewerbean-, -ab- und -ummeldungen inkl. Dokumentation
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Koordination und Qualitätssicherung bei Ordnungswidrigkeitsthemen
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Mitarbeit und eigenständige Übernahme administrativer Teilprojekte (z. B. Prozesse, Dokumentation, Organisation)
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Fachliche Koordination von Zuarbeit aus dem Office Support
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als
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Kaufleute für Büromanagement (m/w/d)
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Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d)
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oder eine vergleichbare Qualifikation
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Erste bis mehrjährige Erfahrung in der Vertragsverwaltung, Fristenkontrolle, Dokumentenmanagement oder vergleichbarer Administration
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Idealerweise Erfahrung im Umgang mit formal oder rechtlich relevanten Themen
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Sehr strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise
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Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Diskretion
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Schnelle Auffassungsgabe und gutes Organisationsvermögen
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Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen
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Versierter Umgang mit MS Office, digitalen Tools und KI-Anwendungen zur strukturierten und effizienten Arbeitsweise
Was wir bieten
- Eine vielseitige Rolle mit breitem Einblick in Vertragsmanagement und Office-Organisation
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Die Möglichkeit, Vertrags- und Verwaltungsthemen nicht nur abzuarbeiten, sondern professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln
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Ein fortschrittliches Arbeitsumfeld, das digitale Lösungen und KI‑gestützte Tools nutzt, um Arbeitsabläufe kontinuierlich zu optimieren und Transparenz sowie Effizienz zu steigern
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Ein dynamisches Unternehmensumfeld mit kurzen Wegen und praktischer Umsetzung
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Ein Standort in Hamburg mit direkter Schnittstelle zu Verwaltung, operativen Bereichen und externen Ansprechpersonen
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Entwicklungsmöglichkeiten & Arbeitsplatzsicherheit in einem wachsenden Konzern
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IRS Karosserie & Lack GmbH
Eidelstedter Platz 18
22523 Hamburg
