Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Teamassistenz Office & Administration (m/w/d), die unser Tagesgeschäft organisatorisch, administrativ und operativ unterstützt. In dieser Rolle bist du eine zentrale Anlaufstelle für interne Abläufe und unterstützt verschiedene Bereiche – von Office Management und IT-Organisation bis hin zu Themen rund um Arbeitsschutz, Datenschutz und interne Prozesse. Gemeinsam sorgen wir für effiziente Strukturen, reibungslose Abläufe und ein modernes Arbeitsumfeld.
Dein Job
Office-Support:
Verantwortung für die Organisation und Koordination interner Abläufe (Bestellung und Verwaltung von Büro-, Verbrauchs- und Arbeitsmaterialien)
Du bist die Ansprechperson für externe Dienstleister, Lieferanten und Partner
Verwaltung und Strukturierung von Dokumenten und internen Ablagen
Du unterstützt bei der Vorbereitung von Meetings, Terminen und internen Veranstaltungen
Unterstützung bei organisatorischen Themen rund um Arbeitsschutz und interne Richtlinien
Unterstützung bei Datenschutz- und Verwaltungsprozessen
Mitwirkung an der Optimierung interner Abläufe und Strukturen
Tools, Prozesse & Systeme:
Neben der Implementierung, Steuerung und Verwaltung bist Du verantwortlich für die strategische Weiterentwicklung unserer relevanten P&O-Tools (u.a. Personio, digitales Lohnabrechnungssystem, Microsoft Forms, Yoffix, Plegro)
Du kümmerst Dich um den Abruf von e-AUs via SV-net und bist bei Themen, wie Krankengeld und Erstattungen, mit den Krankenkassen im Austausch
Du identifizierst kontinuierlich Optimierungspotenziale und treibst die Digitalisierung unserer Prozesse aktiv voran (u.a. digitale Zeiterfassung, Feedback-Prozesse)
IT-Support:
Du verantwortest gemeinsam mit externen Dienstleistern den reibungslosen IT-First-Level-Support sowie effiziente On- und Offboarding-Prozesse
Du verwaltest unsere Hard- und Software in Zusammenarbeit mit unserem externen IT-Dienstleister und unserem Head of Finance und stellst so proaktiv eine effiziente Arbeitsumgebung für unsere Mitarbeitenden sicher
Du stellst sicher, dass die Telefonie läuft, und bist erster Ansprechpartner bei sämtlichen Fragen und Problemen hierzu
Dein Profil
Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Organisationsgeschick und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren
Freundliches und professionelles Auftreten
Hands-on-Mentalität und pragmatisches Denken
Technisches Grundverständnis und Interesse an IT-Themen
Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Idealerweise erste Erfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder Verwaltung
Deine Benefits
Gemeinsam: Werde Teil unseres motivierten Teams, das mit Spaß und Kreativität an neuen Mobilitätskonzepten arbeitet. Bei unseren regelmäßigen Teamevents lernst Du schnell alle Kolleg: innen kennen
Wertschätzung: Wir unterstützen Dich mit Training, Coaching und Mentoring bei Deiner persönlichen Entwicklung, führen regelmäßig Feedbackgespräche und Du hast 30 Tage Urlaub im Jahr
Mobilität: Profitiere von unserem Bike Leasing, unserem E-Auto Abo via Bruttogehaltsumwandlung und unserer Mobility Card
Flexibilität: Arbeite bis zu 2 Tage pro Woche im Homeoffice
Schnäppchen: Nutze das Vorteilsportal „Corporate Benefits“, um vergünstigt und mit attraktiven Firmenrabatten zu shoppen und entspann´ Dich vergünstigt im Bäderland
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