20 beste Stellen als executive assistant (m/w/d) in mannheim, bw – aktuell auf Personalsuche

Executive Assistant (m/w/d)
Impulsgrad GmbH —Schwetzingen
- Online-Bewerbung
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Englisch
- Homeoffice-Möglichkeit
- Weiterbildungsprogramme
Direkt bewerben
12 Tage
Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)
BRIX Consult GmbH —Mannheim
- Teilzeit
- Organisationstalent
- Betriebswirtschaftslehre
- Wirtschaft
Direkt bewerben
Persönliche Sekretärin der Geschäftsführerin (m/w/d) im Homeoffice- Minijob
Greenlux Solutions GmbH —Kallstadt
- Ab 603 € pro Monat
- Teilzeit
- Homeoffice
- Microsoft Office
- Rechnungswesen
- PC-Kenntnisse
- Homeoffice-Möglichkeit
- Flexible Arbeitszeiten
Direkt bewerben
14 Tage
Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)
AASG GmbH —Mannheim
- Bis zu 3.200 € pro Monat
- Teilzeit
- Hybrides Arbeiten
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- CRM-Software
- Kostenloser Parkplatz
- Homeoffice-Möglichkeit
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Working Student - CMO Assistant (m/f/x)
osapiens —Mannheim
- 17 € – 22 € pro Stunde
- Teilzeit
- Hybrides Arbeiten
- Forschungserfahrung
- Bachelor
- Künstliche Intelligenz
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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
PFALZKOM GmbH —Ludwigshafen am Rhein
- Teilzeit
- Englisch
- Personalwesen
- Recruiting
- Flexible Arbeitszeiten
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Trainee – Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)
REMONDIS GmbH & Co. KG, Region Südwest —Mannheim
- Vollzeit
- Mit Reiseanteil
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12 Tage
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bei der geopfalz GmbH & Co. KG
Stadtwerke Speyer GmbH —Speyer
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
Studentische Hilfskraft (m/w/d) - Sekretariat Kaufmännischer Vorstand
Zentralinstitut für Seelische Gesundheit —Mannheim
- Microsoft Office
- Organisationstalent
- Kommunikationsfähigkeit
- Weiterbildungsprogramme
Assistenz der Geschäftsführung und Teamassistenz (m/w/d)
Nova Ltd. —Mannheim
- Englisch
- Gleitzeit
- Weiterbildungsprogramme
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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Apfel GmbH —Dossenheim
- Vertrieb
- Organisationstalent
- Weiterbildungsprogramme
- Aufstiegsmöglichkeiten
11 Tage
Assistentin OTD (m/w/d)
Caterpillar —Mannheim
- Vollzeit
- Microsoft Powerpoint
- Textverarbeitung
- Englisch
- Aufstiegsmöglichkeiten
- Flexible Arbeitszeiten
Assistenz der Geschäftsführung (m|w|d)
hofmann_röttgen LANDSCHAFTSARCHITEKTEN BDLA —Limburgerhof
- Flexible Arbeitszeiten
Assistenz Abteilungsleitung Strom (m/w/d)
MVV Energie —Mannheim
- 24.260 € – 31.041 € pro Jahr
- Teilzeit
- Englisch
- Microsoft Office
- SharePoint
Managementassistenz (m/w/d)
Bauprojektgesellschaft Ludwigshafen —Ludwigshafen am Rhein
- Teilzeit
- Microsoft Office
- Organisationstalent
- Künstliche Intelligenz
- Flexible Arbeitszeiten
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14 Tage
Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Engineering Solutions (m/w/d)
INP Deutschland GmbH —Mannheim
- Teilzeit
- Microsoft Powerpoint
- Englisch
- Microsoft Office
- Gleitzeit
- Weiterbildungsprogramme
6 Tage
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
KONZMANN GmbH —Ludwigshafen am Rhein
- Vollzeit
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Weiterbildungsprogramme
- Flexible Arbeitszeiten
Direkt bewerben
12 Tage
Vorstandsassistenz (m/w/d)
Röchling SE & Co. KG —Mannheim
- Vollzeit
- Hybrides Arbeiten
- Englisch
- Weiterbildungsprogramme
Assistenz der Geschäftsleitung m/w/d
Wirtshaus am Markt —Heidelberg
- Vollzeit
- Microsoft Excel
- Organisationstalent
- Bürotätigkeiten
- Mitarbeiter-Rabatt
- Flexible Arbeitszeiten
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
REMONDIS GmbH & Co. KG, Region Südwest —Mannheim
- Vollzeit
- Microsoft Office
- Erfahrung Im Sekretariat
- Organisationstalent
- Mitgliedschaft im Fitnessstudio
- Weiterbildungsprogramme
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14 Tage

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Executive Assistant (m/w/d)

Impulsgrad GmbH
Schwetzingen

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Details zur Stelle

Vollzeit
vor 12 Tagen

Leistungen

Homeoffice-Möglichkeit
Weiterbildungsprogramme

Qualifikationen

Microsoft Powerpoint
Microsoft Word
Trello
Englisch
Master
Projektmanagement
Computerlinguistik
Künstliche Intelligenz
Abgeschlossene Berufsausbildung
Deutsch

Vollständige Stellenbeschreibung

Executive Assistant (m/w/d)

Vollzeit | Standort Schwetzingen

Du verwaltest nicht. Du bringst Dinge ins Ziel.

Bei Impulsgrad übernimmst du die operative Steuerung im direkten Umfeld der Geschäftsführung. Dein Ziel ist es, Prozesse und Strukturen sicherzustellen, Prioritäten sichtbar zu machen und Wachstum möglich zu machen.

Du arbeitest bei uns in einem Unternehmen, das täglich Menschen weiterbringt. Somit hast du direkten Impact nicht nur auf die Geschäftsführung, sondern auch auf unsere Vielzahl an Teilnehmern.

Diese Rolle ist für Menschen, die Executive Assistance als eigenständigen Beruf verstehen: Du machst andere produktiver, denkst voraus und baust Systeme, die zuverlässig tragen.

Deine Rolle bei Impulsgrad

Als Executive Assistant (m/w/d) arbeitest du direkt an der Seite der Geschäftsführung. Du hältst Inbox und Kalender nicht nur „am Laufen“, sondern steuerst Prioritäten, bereitest Entscheidungen vor und sorgst dafür, dass Projekte zuverlässig abgeschlossen werden.

Du bist keine klassische Büro-Allrounderin und kein klassischer Büro-Allrounder. Du bist die Person, die operative Klarheit schafft, Standards baut und Engpässe erkennt, bevor sie zum Problem werden.

Diese Rolle ist ideal für Menschen, die:

sich mit der EA-Rolle identifizieren und darin aufgehen die Geschäftsführung zu enablen
gerne vorausdenken, nachhalten und Verantwortung für Ergebnisse übernehmen
KI-Tools nicht nur ausprobieren, sondern systematisch für Struktur, Dokumentation und Arbeitsqualität einsetzen

Wer wir sind

Die Impulsgrad GmbH ist ein führendes Weiterbildungsunternehmen für NLP und Coaching, das jährlich über 1000 Teilnehmer ausbildet und begleitet. Mit Sitz in Schwetzingen führen Dr. med. Olga Igel und Michael Wurst Ausbildungen an mehreren Standorten in Deutschland durch.

Das Unternehmen arbeitet in einem kleinen, ambitionierten Team mit klaren Abläufen, direkter Kommunikation und Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Persönliche Entwicklung ist Teil der Kultur, im Alltag zählt trotzdem saubere Umsetzung, klare Priorisierung und verlässliche Qualität.

Deine Aufgaben

Strukturierte Führung von Inbox und Kalender im Umfeld der Geschäftsführung, inklusive Priorisierung und Nachverfolgung
Vorbereitung von Entscheidungen durch Informationen, Optionen, Risikoabschätzungen und klare Handlungsempfehlungen
Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung von SOPs, Checklisten und Standards für wiederkehrende Abläufe
Projektkoordination inklusive Terminplanung, Aufgabenverfolgung, Statusabfragen und Eskalation bei Verzögerungen
Frühzeitige Identifikation von Risiken, Engpässen, Fehlerquellen und Sicherheitsrisiken im Tagesgeschäft
Qualitätssicherung in internen Abläufen durch Prüfung von Übergaben, Vollständigkeit und Einhaltung definierter Standards
Aufbau eines skalierbaren Operations-Setups mit klaren Verantwortlichkeiten und nachvollziehbarer Dokumentation
Einsatz von KI-Tools zur strukturierten Wissensarbeit, Dokumentation, Vorbereitung und Prozessverbesserung

Was du mitbringen solltest

Diese Rolle ist keine Übergangslösung und kein „irgendein Bürojob“. Wir suchen eine Person, die Executive Assistance ernst nimmt und operativ wirksam sein will.

Must-have:

mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Operations Manager oder in einer vergleichbaren Rolle mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
nachweisbare Praxis in der Steuerung von Kalender, Inbox und Prioritäten in einem dynamischen Arbeitsumfeld
starke Zuarbeiter-DNA: Du machst die Geschäftsführung produktiver und verstehst genau darin deinen Wert
systematische KI-Affinität auf Anwenderebene, zum Beispiel mit ChatGPT, Claude, NotebookLM oder vergleichbaren Tools
Erfahrung im Aufbau und in der Pflege von SOPs, Checklisten oder Prozessdokumentationen
sicherer Umgang mit Projektmanagement-Tools wie Notion, Asana, ClickUp, Trello oder vergleichbaren Systemen
mitdenkende, strukturierte Arbeitsweise mit sauberer Dokumentation, klarer Übergabe und hohem Qualitätsanspruch
gute Risikosensibilität, zum Beispiel bei Phishing, vertraulichen Informationen und Zugriffen auf Postfächer
robuste, zuverlässige Persönlichkeit mit pragmatischem Auftreten und Freude an direkter Kommunikation

Nice-to-have (kein Muss):

Erfahrung in wachstumsorientierten Unternehmen, kleinen Teams oder Scale-up-Strukturen
Interesse an NLP, Coaching, Weiterbildung oder persönlicher Entwicklung

Einarbeitung & Entwicklung

Du wirst nicht allein in operative Komplexität geworfen. Ziel ist ein klarer Aufbau: schnelle Orientierung, klare Prioritäten und schrittweise Übernahme von Verantwortung.

direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Abstimmungswege
klare Erwartung an Ergebnisverantwortung statt reiner Aufgabenverwaltung
Gestaltungsspielraum beim Aufbau von Standards, Prozessen und operativen Übersichten
Teilnahme an internen Weiterbildungen und NLP-Ausbildungen nach individueller Abstimmung und Eignung

Vergütung & Benefits

Aufgabenbereich mit operativer Ergebnisverantwortung und echtem Gestaltungsspielraum
direkte Kommunikation ohne Konzernpolitik und ohne unnötige Hierarchiespielchen
Arbeit in einem funktionierenden Geschäftsbetrieb mit klarer Ausrichtung auf professionelles Wachstum und Strukturaufbau

Arbeitsumfeld & Standort

Arbeitsort: Impulsgrad GmbH, Bahnhofanlage 18, Schwetzingen
Mobiles arbeiten, bei Bedarf und nach Absprache möglich
kleines, ambitioniertes Team mit direkter Zusammenarbeit auf Augenhöhe
moderne Arbeitsumgebung im Seminar- und Weiterbildungsumfeld
easy-going Kulturfit: pragmatisch, klar, menschlich und umsetzungsorientiert

So läuft deine Bewerbung ab

1. Kurze Online-Bewerbung

2. Erstes Kennenlernen in einem kurzen Telefongespräch

3. 30 Minütige Online-Arbeitsprobe

4. Bewerbungsgespräch online oder vor Ort.

5. Praktische Aufgabe oder Schnuppertag zur Einschätzung von Struktur, KI-Kompetenz und Arbeitsweise

6. Entscheidung innerhalb von ein bis zwei Wochen

Du willst nicht nur Termine sortieren, sondern Wirkung erzeugen?

Dann bewirb dich jetzt als Executive Assistant (m/w/d) – Operations Excellence bei der Impulsgrad GmbH und übernimm eine Rolle, in der Struktur, Mitdenken und moderne KI-Kompetenz wirklich zählen.

Jetzt bewerben

Leistungen:

Homeoffice-Möglichkeit
Weiterbildungsprogramme

Bewerbungsfrage(n):

Sicherer Umgang mit KI-Tools (ChatGPT, Claude, NotebookLM oder vergleichbar) im Arbeitsalltag, inkl. eigenständigem Prompting, Dokumentenerstellung und Workflow-Aufbau.

Sprache:

Deutsch (Wünschenswert)

Arbeitsort: Vor Ort

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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Assistentin OTD (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsführung (m|w|d)

Assistenz Abteilungsleitung Strom (m/w/d)

Managementassistenz (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Engineering Solutions (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Vorstandsassistenz (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsleitung m/w/d

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