20 beste Stellen als executive assistant in heidelberg – aktuell auf Personalsuche

Junior Executive Assistant (m/w/d)
Impulsgrad GmbH —Schwetzingen
- Online-Bewerbung
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Englisch
- Weiterbildungsprogramme
- Flexible Arbeitszeiten
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13 Tage
Referent (m/w/d) der Geschäftsführung mit Prokura für das Waldpiraten-Camp gGmbH
Deutsche Kinderkrebsstiftung —Heidelberg
- Vollzeit
- Krankenhaus
- Microsoft Office
- Homeoffice-Möglichkeit
- Flexible Arbeitszeiten
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11 Tage
Executive Assistant (f/m/d) to Co-CRO
Aleph Alpha —Heidelberg
- Vollzeit
- Hybrides Arbeiten
- Projektmanagement
- Künstliche Intelligenz
- Flexible Arbeitszeiten
Teamassistenz (m/w/d)
Limbach Gruppe —Heidelberg
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Textverarbeitung
- Weiterbildungsprogramme
Administrative Assistant / Teamassistenz Group Compliance & Data Protection (w/m/d)
Heidelberg Materials —Heidelberg
- Vollzeit
- Microsoft Powerpoint
- Englisch
- Erfolgsbeteiligung
- Weiterbildungsprogramme
Executive Assistant (m/w/d) - Office-Facility-Manager - Haushälterin (m/w/d) - Geschäftsführung
Cool und Smart GmbH —Ludwigshafen am Rhein
- 2.500 € – 3.500 € pro Monat
- Vollzeit
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Kochen
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10 Tage
Assistenz Technischer Service Bereichsleitung (w|m|d)
SRH Berufsbildungswerk Neckargemünd —Neckargemünd
- Vollzeit
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Weiterbildungsprogramme
Hauswirtschafterin (m/w/d) - persönliche Assistentin Geschäftsführung
Cool und Smart GmbH —Ludwigshafen am Rhein
- 2.500 € – 3.700 € pro Monat
- Vollzeit
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Kochen
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9 Tage
Assistenz der Geschäftsleitung m/w/d
Wirtshaus am Markt —Heidelberg
- Vollzeit
- Microsoft Excel
- Organisationstalent
- Bürotätigkeiten
- Mitarbeiter-Rabatt
- Flexible Arbeitszeiten
Assistenz (m/w/d) der Geschäftsleitung
Klima Becker Gruppe GmbH —Mannheim
- Vollzeit
- Microsoft Office
- Mit Reiseanteil
- Künstliche Intelligenz
- Homeoffice-Möglichkeit
- Weiterbildungsprogramme
Assistant (m/w/d) – Projects & Operations
Alex & Gross GmbH —Mannheim
- Online-Bewerbung
- Englisch
- Künstliche Intelligenz
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Direktionsassistenz des Ärztlichen Direktors (m/w/d)
Universitätsklinikum Heidelberg —Heidelberg
- Vollzeit
- Krankenhaus
- Microsoft Office
- Weiterbildungsprogramme
2 Tage
Sekretariat-/Referententeam (m/w/d) im Bereich der Geschäftsführung
Klinikum der Stadt Ludwigshafen am Rhein gemeinnützige GmbH —Ludwigshafen am Rhein
- Teilzeit
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Excel
- Krankenhaus
- Weiterbildungsprogramme
Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit (20-30 Std)
Pure Water AG —Sankt Leon-Rot
- 2.100 € – 2.900 € pro Monat
- Teilzeit
- Hybrides Arbeiten
- Englisch
- Windows
- Projektmanagement
- Kostenloser Parkplatz
- Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens
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4 Tage
Junior Partner Assistenz (m/w/d) Consulting
Deloitte Consulting GmbH —Walldorf
- Online-Bewerbung
- Microsoft Powerpoint
- Textverarbeitung
- Englisch
- Weiterbildungsprogramme
- Aufstiegsmöglichkeiten
Assistenz (w/m/d) der Klinikdirektion V. Medizinische Klinik
Universitätsklinikum Mannheim —Mannheim
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Excel
- Microsoft Access
- Weiterbildungsprogramme
Sekretärin/Assistentin (m/w/d)
Salahs Transport Inh. Eveline Roth —Weinheim
- 1.300 € – 1.800 € pro Monat
- Teilzeit
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Textverarbeitung
- Weiterbildungsprogramme
- Flexible Arbeitszeiten
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5 Tage
Mitarbeiter Büromanagement m/w/d
Wirtshaus am Markt —Heidelberg
- Vollzeit
- Microsoft Excel
- Organisationstalent
- Bürotätigkeiten
- Mitarbeiter-Rabatt
- Flexible Arbeitszeiten
1 Tag
Assistenz der Geschäftsführung
EMPATHY Finanzlösungen GmbH —Speyer
- Englisch
- Microsoft Office
- PC-Kenntnisse
- Weiterbildungsprogramme
- Flexible Arbeitszeiten
Teamassistenz (m/w/d) – Backoffice, Organisation & Marketing
Pure Media & Marketing GmbH —Mannheim
- 33.000 € – 38.000 € pro Jahr
- Vollzeit
- Kostenloser Parkplatz
- Flexible Arbeitszeiten

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executive assistant jobs near heidelberg

Junior Executive Assistant (m/w/d)

Impulsgrad GmbH
Schwetzingen

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Details zur Stelle

Vollzeit
vor 13 Tagen

Leistungen

Weiterbildungsprogramme
Flexible Arbeitszeiten

Qualifikationen

Microsoft Powerpoint
Microsoft Word
Englisch
Master
Computerlinguistik
Büromanagement
Künstliche Intelligenz
Abgeschlossene Berufsausbildung
Kommunikationsfähigkeit
Deutsch

Vollständige Stellenbeschreibung

Junior Executive Assistant (m/w/d)

Vollzeit | Standort Schwetzingen

Volles Potenzial, aber wenig Erfahrung?

Wir suchen dich. Bei echtesNLP suchen wir keine fertige Fachkraft. Wir suchen jemanden mit Drive, der Lust hat, in einem Start-up-ähnlichen Umfeld richtig Vollgas zu geben. Wir entwickeln dich in kürzester Zeit zu einem exzellenten Executive Assistant (m/w/d).

Berufserfahrung ist bei dieser Stelle kein Muss. Was zählt, ist deine Arbeitsweise: strukturiert, sehr genau, vorausdenkend und dein Tempo beim Lernen. Wenn du Checklisten liebst, Prozesse gerne zu Ende denkst und dich für KI-Tools interessierst, bist du hier richtig.

Besonders freuen wir uns über Bewerbungen aus der Event- oder Hospitality-Branche, weil wir selbst im Eventbereich tätig sind.

Deine Rolle bei echtesNLP

Als Junior Executive Assistant (m/w/d) übernimmst du von Anfang an echte Verantwortung: Du koordinierst und führst Inbox und Kalender im Umfeld der Geschäftsführung, dokumentierst Prozesse und übernimmst erste Aufgaben im Projektmanagement eigenständig, nicht nur unterstützend. Wir bringen dich gezielt und zügig an dieses Niveau heran, inklusive der KI-Tools, mit denen du diese Verantwortung effizient tragen kannst.

Weil wir ein kleines Team sind, läuft bei uns fast jedes Thema über den Schreibtisch der Geschäftsführung und somit auch über deinen: Customer Support, Sales, Marketing, Eventmanagement, Social Media in Short- und Longform. Du bekommst dadurch Einblick und Verantwortung in Bereichen, für die du woanders Jahre brauchen würdest. Wir haben einen hohen Anspruch an Qualität und Exzellenz, lernen von den Besten und geben dieses Niveau gezielt an dich weiter. Die Lernkurve bei uns ist immens.

Diese Rolle ist ideal für dich, wenn du:

weißt, dass in dir mehr Potenzial steckt, als du bisher zeigen konntest, und das jetzt beweisen willst
hungrig bist, schnell Verantwortung zu übernehmen, statt dich langsam einzugewöhnen
eine ausgeprägte Liebe zu Checklisten, Dokumentation und sauberen Abläufen mitbringst
gerne mitdenkst und Prozesse zu Ende denkst, statt nur Anweisungen abzuarbeiten
KI-Tools nicht nur kennst, sondern Lust hast, sie im Arbeitsalltag systematisch einzusetzen
dich für viele verschiedene Themen begeisterst: von Support über Sales und Marketing bis Event und Social Media
Lust hast, in einem Umfeld zu arbeiten, das dich auch persönlich weiterbringt

Wer wir sind

Die Impulsgrad GmbH steht hinter der Marke echtesNLP, dem führenden Weiterbildungsunternehmen für NLP und Coaching im deutschsprachigen Raum, das jährlich über 1000 Teilnehmer ausbildet und begleitet. Mit Sitz in Schwetzingen führen Dr. med. Olga Igel und Michael Wurst Ausbildungen an mehreren Standorten in Deutschland durch und veranstalten Events mit bis zu 500 Teilnehmenden, einen Eindruck davon bekommst du auf NLP.de.

Wer bei uns arbeitet, ist nah dran an Themen wie Kommunikation, Verhalten und persönlichem Wachstum, und das bleibt nicht nur Theorie. Viele im Team merken: Das Umfeld wirkt auch auf einen selbst.

Uns gibt es seit 2018, aber wir ticken nicht wie ein etabliertes Unternehmen. Wir sind ein Start-up, das gerade den Sprung ins Scale-up macht: flache Hierarchien, direkte Kommunikation, keine Konzernpolitik. Wir stehen an einem Punkt, an dem wir gezielt A-Player aufbauen wollen, die mit uns wachsen, nicht nebenherlaufen.

Deine Aufgaben

Eigenständige Führung von Inbox und Kalender im Umfeld der Geschäftsführung, inklusive Priorisierung
Aufbau und Pflege von Checklisten, SOPs und Dokumentationen für wiederkehrende Abläufe
Projektkoordination: Terminplanung, Aufgabenverfolgung, Statusabfragen, Eskalation bei Verzögerungen
Vorbereitung von Entscheidungen durch Informationen, Optionen, Risikoabschätzungen und klare Handlungsempfehlungen
Mitarbeit in wechselnden Themenfeldern: Customer Support, Sales, Marketing, Eventmanagement, Social Media Short- und Longform
Genaues Hinsehen bei Übergaben und Abläufen, damit nichts durchrutscht
Zügiges Aneignen von KI-Kompetenzen und KI-Nutzung als festem Bestandteil deiner Arbeit

Was du mitbringen solltest

Must-have:

hohe Genauigkeit und eine echte Liebe zu Checklisten und sauberer Dokumentation
die Fähigkeit, vorauszudenken und Prozesse gedanklich zu Ende zu bringen, nicht nur Aufgaben abzuhaken
Interesse an KI-Tools wie ChatGPT, Claude, Obsidian, NotebookLM und anderen vergleichbaren Anwendungen, auch ohne bisherige Praxis
eine zuverlässige, strukturierte Persönlichkeit mit Freude an direkter Kommunikation
Ehrgeiz, dir Verantwortung schnell zu erarbeiten, statt abzuwarten, bis sie dir zugeteilt wird

Nice-to-have (kein Muss):

Erfahrung in der Eventbranche oder Hospitality-Branche
Erfahrung im Büromanagement oder in einer organisatorischen Rolle
Interesse an NLP, Coaching, Weiterbildung oder persönlicher Entwicklung

Berufserfahrung als Executive Assistant wird nicht vorausgesetzt. Wichtiger ist uns, wie du denkst und arbeitest.

Einarbeitung & Entwicklung

Diese Stelle ist ein gezielter Entwicklungsweg, kein gemütliches Hineinwachsen. Wir bilden dich zügig als Executive Assistant aus und in KI-Tools ein, mit dem Ziel, dass du schnell eigenständig arbeitest.

zügige, gezielte Ausbildung Richtung Executive Assistant, keine langsame Eingewöhnung
direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Abstimmungswege
Ausbildung in den KI-Tools, die du für deine Verantwortung brauchst
hoher Qualitätsanspruch: du lernst von den Besten und übernimmst dieses Niveau selbst
Teilnahme an internen Weiterbildungen und NLP-Ausbildungen nach individueller Abstimmung und Eignung

Benefits

eine Rolle mit echtem Entwicklungspfad statt Sackgasse
steile Lernkurve in Richtung zukunftssicherer Skills, insbesondere im Umgang mit KI
direkte Kommunikation ohne Konzernpolitik und ohne unnötige Hierarchiespielchen
breiter Einblick auf höchstem Niveau: von Sales über Marketing bis Events
Arbeit in einem wachsenden Unternehmen mit klarer Ausrichtung auf professionelles Skalieren
Flexible Arbeitszeiten
Weiterbildungsprogramme

Arbeitsumfeld & Standort

Arbeitsort: Impulsgrad GmbH, Bahnhofanlage 18, Schwetzingen
Vor Ort. Mobiles Arbeiten gelegentlich, bei Bedarf und nach Absprache möglich
kleines, ambitioniertes Team mit direkter Zusammenarbeit auf Augenhöhe
moderne Arbeitsumgebung im Seminar-, Weiterbildungs- und Eventumfeld
easy-going Kulturfit: pragmatisch, klar, menschlich und umsetzungsorientiert

So läuft deine Bewerbung ab

1. Kurze Online-Bewerbung

2. Erstes Kennenlernen in einem kurzen Telefongespräch

3. 45-minütige Online-Arbeitsprobe

4. Bewerbungsgespräch vor Ort.

5. Schnuppertag zur Einschätzung von Struktur und Arbeitsweise

6. Entscheidung innerhalb von ein bis zwei Wochen

Du willst nicht irgendeinen Job, sondern die Chance zu zeigen, was in dir steckt?

Dann bewirb dich jetzt als Junior Executive Assistant (m/w/d) bei der Impulsgrad GmbH und gib Vollgas in einer Rolle mit echter Wirkung.

Jetzt bewerben

Leistungen:

Flexible Arbeitszeiten
Weiterbildungsprogramme

Bewerbungsfrage(n):

Liebst du Checklisten, bist sehr genau und strukturiert?
Welche KI-Tools nutzt du im Arbeitsalltag oder privat?

Sprache:

Deutsch (C1-C2) (Erforderlich)

Arbeitsort: Vor Ort

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Junior Executive Assistant (m/w/d)

Referent (m/w/d) der Geschäftsführung mit Prokura für das Waldpiraten-Camp gGmbH

Executive Assistant (f/m/d) to Co-CRO

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Administrative Assistant / Teamassistenz Group Compliance & Data Protection (w/m/d)

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Assistenz (m/w/d) der Geschäftsleitung

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Direktionsassistenz des Ärztlichen Direktors (m/w/d)

Sekretariat-/Referententeam (m/w/d) im Bereich der Geschäftsführung

Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit (20-30 Std)

Junior Partner Assistenz (m/w/d) Consulting

Assistenz (w/m/d) der Klinikdirektion V. Medizinische Klinik

Sekretärin/Assistentin (m/w/d)

Mitarbeiter Büromanagement m/w/d

Assistenz der Geschäftsführung

Teamassistenz (m/w/d) – Backoffice, Organisation & Marketing

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