2 beste Stellen als operations workplace coordinator in hessen – aktuell auf Personalsuche

Senior Receptionist
Williams Lea —Frankfurt am Main
- 48.000 € – 50.500 € pro Jahr
- Vollzeit
- Gastgewerbe
- Kundenberatung
- Englisch
4 Tage
EHS Manager
PM Group —Frankfurt am Main
- Englisch
- Weiterbildungsprogramme
6 Tage

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Senior Receptionist

Williams Lea -
Frankfurt am Main

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Details zur Stelle

Vollzeit
48.000 € – 50.500 € pro Jahr
vor 4 Tagen

Qualifikationen

Gastgewerbe
Kundenberatung
Englisch
Microsoft Office
Hochschulreife
Empfang
Deutsch

Vollständige Stellenbeschreibung

Arbeitsort: Frankfurt

Vergütung: 48.000 - 50.500 pro Jahr

Vertragsart: Unbefristet

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche.

Für unseren Standort in Frankfurt suchen wir eine erfahrene Empfangsmitarbeiterin oder einen erfahrenen Empfangsmitarbeiter mit Hauptverantwortung für den Empfangsbereich. Sie sorgen für einen professionellen ersten Eindruck, betreuen Besucherinnen und Besucher, koordinieren Besprechungsräume und unterstützen den reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Wenn Sie serviceorientiert arbeiten, Organisationsstärke mitbringen und gerne in einem anspruchsvollen Unternehmensumfeld tätig sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihr Aufgabenbereich

Empfang und Betreuung

Sie stellen sicher, dass der Empfang während der Geschäftszeiten durchgehend besetzt ist

Sie sind die erste Ansprechperson für alle Anliegen im Empfangsbereich

Sie empfangen Besucherinnen, Besucher, Kundinnen, Kunden und Mitarbeitende freundlich, verbindlich und professionell

Sie nehmen eingehende Anrufe, E-Mails und Anfragen entgegen und bearbeiten diese zuverlässig und effizient

Sie organisieren den Empfang und die Anmeldung von Gästen nach den vorgegebenen Abläufen des Standorts

Sie unterstützen bei Zutrittsregelungen, Besucherausweisen und Parkmöglichkeiten

Sie erkennen Bedürfnisse von Gästen frühzeitig und sorgen für eine aufmerksame und persönliche Betreuung

Sie koordinieren bei Bedarf die Platzvergabe im Büro

Sie planen und verwalten Besprechungsräume und bearbeiten entsprechende Anfragen

Betreuung von Besprechungen und Gemeinschaftsbereichen

Sie sorgen dafür, dass Besprechungsräume rechtzeitig vorbereitet und in einem ordentlichen Zustand sind

Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Getränken, Verpflegung und Besprechungen

Sie achten darauf, dass Besprechungsräume, Teeküchen und Gemeinschaftsflächen sauber, ordentlich und jederzeit nutzbar sind

Sie arbeiten eng mit internen Ansprechpartnern und externen Dienstleistern zusammen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen

Bei hohem Arbeitsaufkommen oder zur Vertretung unterstützen Sie zusätzliche Serviceaufgaben

Organisation und Unterstützung im Büroalltag

Sie unterstützen die täglichen Abläufe im Büro und übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben

Sie behalten Tagespläne und anstehende Termine im Blick, um Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden

Sie helfen bei kurzfristigen Zusatzaufgaben und unterstützen in arbeitsintensiven Phasen

Ihr Profil

Sie verfügen über einen Schulabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation

Sie bringen mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einem der folgenden Bereiche mit: Empfang, Büroorganisation, Gästebetreuung oder allgemeine Büroservices – idealerweise in einem professionellen Unternehmensumfeld

Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift – mindestens B2; vorzugsweise C1/C2 Level

Sie treten serviceorientiert, freundlich und sicher auf

Sie kommunizieren klar, professionell und verbindlich

Der Umgang mit internen Ansprechpartnern und externen Dienstleistern fällt Ihnen leicht

Sie arbeiten selbstständig, zuverlässig und behalten auch bei mehreren gleichzeitigen Aufgaben den Überblick

Sie sind gut organisiert und arbeiten sorgfältig und mit Blick fürs Detail

Sie sind in der Lage, Materialien mit einem Gewicht von etwa 10 bis 15 Kilogramm zu heben und zu transportieren

Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Professionalität, Verlässlichkeit und Dienstleistungsbereitschaft aus

Sie beherrschen die gängigen Programme von Microsoft Office sicher; Erfahrungen mit Systemen zur Raumreservierung oder Besucheranmeldung sind von Vorteil

Persönliche Anforderungen

Sie treten jederzeit gepflegt, sicher und professionell auf

Sie gehen mit vertraulichen Informationen diskret und verantwortungsbewusst um

Sie bewegen sich sicher in einem internationalen Arbeitsumfeld und begegnen unterschiedlichen Personengruppen mit Offenheit und Respekt

Auch in anspruchsvollen Situationen bleiben Sie ruhig, lösungsorientiert und handlungsfähig

Sie bringen sich aktiv ein, um den Empfangsbereich und das Arbeitsumfeld kontinuierlich zu verbessern

Title: Senior Receptionist

Location: 60329 Frankfurt am Main
Salary: €48,000-€50,500 per annum
Contract: Permanent, full time
Shifts: 40 hours a week, Mon-Fri 9am-6pm with a 1-hour unpaid break
Work model: Fully onsite

Position Summary

The first impression coordinator serves as the on-site ambassador of the reception space, curating a professional, hospitality-driven front-of-house experience. This role sets the tone for every end-to-end client interaction and ultimately enhances the overall workplace experience by integrating meeting coordination, hospitality services, and day-to-day operations.

Job Qualifications

High school diploma or equivalent required
Minimum of two (2) years of experience in reception, workplace coordination, hospitality, or office services within a professional services or corporate environment
Fluent in German and English (spoken and written / B2-C2 level) is mandatory.
Strong customer service and professional communication skills
Comfortable interacting with internal stakeholders and external vendors
Ability to work independently and manage competing priorities
Strong organizational skills with attention to detail
Comfortable lifting and transporting materials weighing up to 10-15kg
High level of professionalism, reliability, and service orientation
Proficiency with Microsoft Office; familiarity with room booking or visitor systems preferred

Key Responsibilities

Reception & Client Experience

Maintain full front desk coverage during business hours as the primary on-site reception specialist
Act as the primary point of contact for all front-of-house interactions
Provide a high professional, hospitality-level welcome to all visitors, clients, and employees
Handle incoming calls, emails, and inquiries with professionalism and efficiency
Manage visitor check‑in, office access, and parking protocols in accordance with site procedures
Anticipate guest needs and deliver a proactive, personalized service experience
Coordinate office seating and hoteling requests as applicable
Schedule and manage conference room bookings and respond to meeting room requests
Support visitor lists, check‑in processes, and badge coordination as required

Hospitality & Meeting Support

Support meeting room readiness and shared space presentation
Coordinate and oversee conference room bookings and scheduling
Support refreshments, catering, and meeting setups as needed
Maintain conference rooms, pantries, and common areas in a clean, client‑ready condition
Partner with internal teams and vendors to ensure a seamless meeting and hospitality experience
Provide backup support for hospitality services during peak periods or when coverage is needed

Operations & Workplace Support

Maintain full reception coverage during business hours
Manage visitor lists, badge coordination, and access procedures
Support office operations and administrative tasks as required
Monitor daily schedules to anticipate demand and avoid service gaps
Assist with ad-hoc projects and provide support during peak periods

Professional Conduct & Service Excellence

Demonstrate a consistently polished, professional, and confident demeanor
Maintain the highest standards of confidentiality and discretion
Exhibit strong cultural awareness and the ability to engage with an international clientele
Handle challenges calmly and provide solution-oriented responses
Continuously seek opportunities to enhance the client and workplace experience

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