Executive Assistant (m/w/d)
Vollzeit | Standort Schwetzingen
Du verwaltest nicht. Du bringst Dinge ins Ziel.
Bei Impulsgrad übernimmst du die operative Steuerung im direkten Umfeld der Geschäftsführung. Dein Ziel ist es, Prozesse und Strukturen sicherzustellen, Prioritäten sichtbar zu machen und Wachstum möglich zu machen.
Du arbeitest bei uns in einem Unternehmen, das täglich Menschen weiterbringt. Somit hast du direkten Impact nicht nur auf die Geschäftsführung, sondern auch auf unsere Vielzahl an Teilnehmern.
Diese Rolle ist für Menschen, die Executive Assistance als eigenständigen Beruf verstehen: Du machst andere produktiver, denkst voraus und baust Systeme, die zuverlässig tragen.
Deine Rolle bei Impulsgrad
Als Executive Assistant (m/w/d) arbeitest du direkt an der Seite der Geschäftsführung. Du hältst Inbox und Kalender nicht nur „am Laufen“, sondern steuerst Prioritäten, bereitest Entscheidungen vor und sorgst dafür, dass Projekte zuverlässig abgeschlossen werden.
Du bist keine klassische Büro-Allrounderin und kein klassischer Büro-Allrounder. Du bist die Person, die operative Klarheit schafft, Standards baut und Engpässe erkennt, bevor sie zum Problem werden.
Diese Rolle ist ideal für Menschen, die:
- sich mit der EA-Rolle identifizieren und darin aufgehen die Geschäftsführung zu enablen
- gerne vorausdenken, nachhalten und Verantwortung für Ergebnisse übernehmen
- KI-Tools nicht nur ausprobieren, sondern systematisch für Struktur, Dokumentation und Arbeitsqualität einsetzen
Wer wir sind
Die Impulsgrad GmbH ist ein führendes Weiterbildungsunternehmen für NLP und Coaching, das jährlich über 1000 Teilnehmer ausbildet und begleitet. Mit Sitz in Schwetzingen führen Dr. med. Olga Igel und Michael Wurst Ausbildungen an mehreren Standorten in Deutschland durch.
Das Unternehmen arbeitet in einem kleinen, ambitionierten Team mit klaren Abläufen, direkter Kommunikation und Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Persönliche Entwicklung ist Teil der Kultur, im Alltag zählt trotzdem saubere Umsetzung, klare Priorisierung und verlässliche Qualität.
Deine Aufgaben
- Strukturierte Führung von Inbox und Kalender im Umfeld der Geschäftsführung, inklusive Priorisierung und Nachverfolgung
- Vorbereitung von Entscheidungen durch Informationen, Optionen, Risikoabschätzungen und klare Handlungsempfehlungen
- Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung von SOPs, Checklisten und Standards für wiederkehrende Abläufe
- Projektkoordination inklusive Terminplanung, Aufgabenverfolgung, Statusabfragen und Eskalation bei Verzögerungen
- Frühzeitige Identifikation von Risiken, Engpässen, Fehlerquellen und Sicherheitsrisiken im Tagesgeschäft
- Qualitätssicherung in internen Abläufen durch Prüfung von Übergaben, Vollständigkeit und Einhaltung definierter Standards
- Aufbau eines skalierbaren Operations-Setups mit klaren Verantwortlichkeiten und nachvollziehbarer Dokumentation
- Einsatz von KI-Tools zur strukturierten Wissensarbeit, Dokumentation, Vorbereitung und Prozessverbesserung
Was du mitbringen solltest
Diese Rolle ist keine Übergangslösung und kein „irgendein Bürojob“. Wir suchen eine Person, die Executive Assistance ernst nimmt und operativ wirksam sein will.
Must-have:
- mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Operations Manager oder in einer vergleichbaren Rolle mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
- nachweisbare Praxis in der Steuerung von Kalender, Inbox und Prioritäten in einem dynamischen Arbeitsumfeld
- starke Zuarbeiter-DNA: Du machst die Geschäftsführung produktiver und verstehst genau darin deinen Wert
- systematische KI-Affinität auf Anwenderebene, zum Beispiel mit ChatGPT, Claude, NotebookLM oder vergleichbaren Tools
- Erfahrung im Aufbau und in der Pflege von SOPs, Checklisten oder Prozessdokumentationen
- sicherer Umgang mit Projektmanagement-Tools wie Notion, Asana, ClickUp, Trello oder vergleichbaren Systemen
- mitdenkende, strukturierte Arbeitsweise mit sauberer Dokumentation, klarer Übergabe und hohem Qualitätsanspruch
- gute Risikosensibilität, zum Beispiel bei Phishing, vertraulichen Informationen und Zugriffen auf Postfächer
- robuste, zuverlässige Persönlichkeit mit pragmatischem Auftreten und Freude an direkter Kommunikation
Nice-to-have (kein Muss):
- Erfahrung in wachstumsorientierten Unternehmen, kleinen Teams oder Scale-up-Strukturen
- Interesse an NLP, Coaching, Weiterbildung oder persönlicher Entwicklung
Einarbeitung & Entwicklung
Du wirst nicht allein in operative Komplexität geworfen. Ziel ist ein klarer Aufbau: schnelle Orientierung, klare Prioritäten und schrittweise Übernahme von Verantwortung.
- direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Abstimmungswege
- klare Erwartung an Ergebnisverantwortung statt reiner Aufgabenverwaltung
- Gestaltungsspielraum beim Aufbau von Standards, Prozessen und operativen Übersichten
- Teilnahme an internen Weiterbildungen und NLP-Ausbildungen nach individueller Abstimmung und Eignung
Vergütung & Benefits
- Aufgabenbereich mit operativer Ergebnisverantwortung und echtem Gestaltungsspielraum
- direkte Kommunikation ohne Konzernpolitik und ohne unnötige Hierarchiespielchen
- Arbeit in einem funktionierenden Geschäftsbetrieb mit klarer Ausrichtung auf professionelles Wachstum und Strukturaufbau
Arbeitsumfeld & Standort
- Arbeitsort: Impulsgrad GmbH, Bahnhofanlage 18, Schwetzingen
- Mobiles arbeiten, bei Bedarf und nach Absprache möglich
- kleines, ambitioniertes Team mit direkter Zusammenarbeit auf Augenhöhe
- moderne Arbeitsumgebung im Seminar- und Weiterbildungsumfeld
- easy-going Kulturfit: pragmatisch, klar, menschlich und umsetzungsorientiert
So läuft deine Bewerbung ab
1. Kurze Online-Bewerbung
2. Erstes Kennenlernen in einem kurzen Telefongespräch
3. 30 Minütige Online-Arbeitsprobe
4. Bewerbungsgespräch online oder vor Ort.
5. Praktische Aufgabe oder Schnuppertag zur Einschätzung von Struktur, KI-Kompetenz und Arbeitsweise
6. Entscheidung innerhalb von ein bis zwei Wochen
Du willst nicht nur Termine sortieren, sondern Wirkung erzeugen?
Dann bewirb dich jetzt als Executive Assistant (m/w/d) – Operations Excellence bei der Impulsgrad GmbH und übernimm eine Rolle, in der Struktur, Mitdenken und moderne KI-Kompetenz wirklich zählen.
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Leistungen:
- Homeoffice-Möglichkeit
- Weiterbildungsprogramme
Bewerbungsfrage(n):
- Sicherer Umgang mit KI-Tools (ChatGPT, Claude, NotebookLM oder vergleichbar) im Arbeitsalltag, inkl. eigenständigem Prompting, Dokumentenerstellung und Workflow-Aufbau.
Sprache:
Arbeitsort: Vor Ort
