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Die 2021 gegründete UTN ist eine innovative Universität mit Schwerpunkt auf Künstlicher Intelligenz, interdisziplinärer Forschung und moderner Lehre. Mit flachen Hierarchien, digitalen Technologien und einer offenen, integrativen Kultur bietet sie ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld. Der nachhaltige Campus in Nürnberg wird das Zentrum eines neuen Stadtviertels und Heimat für rund 6.000 Studierende. Die Metropolregion Nürnberg überzeugt mit hoher Lebensqualität, guter Verkehrsanbindung und attraktiven Lebenshaltungskosten.
Du möchtest Menschen unterstützen, Organisationstalent einbringen und Prozesse aktiv mitgestalten? Dann werde Teil unseres Talent Management Teams an der UTN! Als Teamassistenz hältst du im Hintergrund die Fäden zusammen: Du koordinierst Anfragen und Termine, unterstützt bei Personalentwicklungs- und Gesundheitsmaßnahmen, begleitest unser New Talents (Nachwuchsförderung) und wirkst an der Weiterentwicklung der (digitalen) Arbeitsabläufe mit. Mit deinem strukturierten Arbeiten sorgst du dafür, dass unsere Angebote und Prozesse erfolgreich umgesetzt werden. Du förderst durch deinen Teamgeist eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team und über Teamgrenzen hinweg.
Interessiert?
Dann bewirb dich jetzt und werde Teil einer einzigartigen Reise im Team Talent Management. Gemeinsam bauen wir die Universität der Zukunft – mit deinem Talent und deinem Engagement.
Die Stelle ist ausschließlich in Teilzeit mit bis zu 30 Wochenstunden und befristet für 2 Jahre zu besetzen.
- Administrative und organisatorische Unterstützung des Teams bei der Wahrnehmung des operativen Tagesgeschäfts, insbesondere Korrespondenz, Terminorganisation, Verwaltung von Funktionspostfächern, Pflege von Datenbanken und digitalen Arbeitsstrukturen sowie Beschaffung von Arbeitsmitteln.
- Organisation und Koordination von Personalentwicklungs- und Gesundheitsmanagementmaßnahmen, insbesondere Fortbildungsangeboten, Inhouse-Schulungen sowie administrativen Prozessen im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM).
- Administrative Unterstützung bei Maßnahmen der Nachwuchsförderung (New Talents) und Arbeitgeberattraktivität (Employer Branding), u.a. bei der Organisation von Praktika, der Betreuung von Bewerbungsprozessen sowie der Umsetzung von Personalmarketingmaßnahmen.
- Unterstützung bei der Digitalisierung und Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen und Prozessen, einschließlich der Erstellung und Pflege von Vorlagen, Dokumentationen und Präsentationen sowie der Abstimmung mit beteiligten Organisationseinheiten.
Erforderlich:
- Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in der Verwaltung, im kaufmännischen Bereich, als Rechtsanwaltsfachangestellte/-r, eine Weiterqualifizierung als Verwaltungsfachkraft (BL I) oder eine vergleichbare Ausbildung
- Gute Organisationsfähigkeit mit Blick fürs Wesentliche und der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Klare, zielgruppenorientierte Kommunikation sowie aktives Zuhören und verlässliches Weitergeben relevanter Informationen
- Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise, serviceorientiertes Handeln und kollegialer Umgang – auch in dynamischen Situationen
- Sehr gute Kenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, insb. unter Nutzung verschiedenster digitaler Tools (MS-Office, Asana, SAP etc.)
- Gute bis sehr gute Englischkenntnisse und sehr gute Deutschkenntnisse
Wünschenswert:
- Erste Erfahrung in der Buchung und Organisation von Fortbildungsmaßnahmen und Veranstaltungen
- Erste Berufserfahrung als Teamassistenz oder im Sekretariat, bevorzugt im öffentlichen Dienst
- Attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-L (bei einer Vollzeitbeschäftigung je nach Stufe ab 3.186,57€ brutto bei Teilzeit erfolgt die Vergütung anteilig entsprechend dem Beschäftigungsumfang, näheres unter: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/) mit regelmäßigem Stufenanstieg und steigendem Gehalt nach Tarifvertrag
- Zusätzliche Leistungen des öffentlichen Dienstes: Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL), Möglichkeit zur Entgeltumwandlung und vermögenswirksame Leistungen
- Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitkonto und Mobile-Working-Optionen für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) sowie zusätzliche freie Tage am 24. und 31. Dezember und ein halber Tag am Faschingsdienstag
- Gesundheitsangebote und Sprachkurse für die persönliche Entwicklung in einem internationalen Umfeld
- Moderner, ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten und interdisziplinären Umfeld
- Kollegiales und motiviertes Team mit Community-Events
- Zugang zu unserem Corporate Benefit Programmen mit attraktiven Vergünstigungen und Mitarbeiterangeboten
Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerbende werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.
Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in KW 34 statt.
zum Bewerbungs- und Einstellungsprozess
Dann melde dich einfach mit dem Betreff „SVI-2026-06“ per Mail an .
zum Inhalt der Stelle
Silke Zell, Team Leader, ist gerne für deine Fragen da – schreib einfach an [email protected].
Da die Einstellung nach § 14 Abs. 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes befristet ist, können Bewerbende, die bereits in einem Arbeitsverhältnis zum Freistaat Bayern gestanden haben bzw. derzeit stehen, nicht berücksichtigt werden.
Dann schicke uns deine aussagekräftige Bewerbung bis zum 05.08.2026 ausschließlich über unser Bewerbungsportal.
Founded in 2021, UTN is an innovative university with a focus on artificial intelligence, interdisciplinary research and modern teaching. With flat hierarchies, digital technologies and an open, inclusive culture, it offers a future-orientated working environment. The sustainable campus in Nuremberg will be the centre of a new city district and home to around 6,000 students. The Nuremberg metropolitan region offers a high quality of life, good transport links and an attractive cost of living.
Talent Management Assistant (m/f/d)
Would you like to support people, contribute your organisational skills and play an active role in shaping processes? Then join our Talent Management team at UTN! As a team assistant, you’ll be the one holding everything together behind the scenes: you’ll coordinate enquiries and appointments, support staff development and health initiatives, assist with our New Talents programme (promoting young talent) and help further develop our (digital) workflows. With your structured approach to work, you’ll ensure that our programmes and processes are successfully implemented. Through your team spirit, you’ll foster successful collaboration both within your team and across team boundaries.
Interested?
Then apply now and become part of a unique journey in Talent Management team. Together we will build the university of the future - with your talent and commitment.
This is a part-time role only, with up to 30 hours per week, for a fixed term of 2 years.
- Providing administrative and organisational support to the team in carrying out day-to-day operational tasks, in particular correspondence, scheduling appointments, managing departmental mailboxes, maintaining databases and digital work structures, and procuring work equipment.
- Organising and coordinating staff development and health management initiatives, in particular further training programmes, in-house training courses and administrative processes within the Workplace Integration Management (BEM) scheme.
- Providing administrative support for initiatives to promote young talent (New Talents) and enhance employer appeal (Employer Branding), including organising work placements, overseeing application processes and implementing HR marketing initiatives.
- Supporting the digitalisation and further development of workflows and processes, including the creation and maintenance of templates, documentation and presentations, as well as coordination with the relevant organisational units.
Required:
- A successfully completed apprenticeship in administration, the commercial sector or as a legal assistant, or further qualification as an administrative specialist (BL I) or a comparable qualification
- Good organisational skills with an eye for the essentials and the ability to set priorities
- Clear, audience-focused communication as well as active listening and the reliable passing on of relevant information
- A structured, reliable approach to work, a service-oriented mindset and a collegial manner – even in dynamic situations
- Very good skills in creating and editing documents, particularly using a wide range of digital tools (MS Office, Asana, SAP, etc.)
- Good to very good command of English and a very good command of German
Desirable:
- Initial experience in booking and organising training courses and events
- Initial professional experience as a team assistant or in an administrative role, preferably in the public sector
- Attractive salary according to pay group 6 TV-L (for full-time employment from € 3.186,57 gross depending on level for part-time employment, remuneration is calculated pro rata according to the extent of employment, more details at: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/) with regular pay rises and an increasing salary in line with the collective agreement
- Additional benefits of the public sector: annual bonus payment, company pension scheme (VBL) and possibility of deferred compensation and capital-forming benefits
- Flexible working hours with a flexitime account and mobile working options for an optimal work-life balance
- 30 days of holiday per year (based on a 5-day week) plus days off on 24 & 31 December and a half day of carnival Tuesday
- Health and wellness programs and language courses to support personal development in an international environment
- Modern, ergonomically equipped workplace in a future-oriented environment
- A friendly and motivated team with a casual, informal atmosphere and community events
- Access to our Corporate Benefit Programs with attractive discounts and employee offers
The position is suitable for severely disabled persons. Severely disabled applicants will be given preference if their suitability, qualifications and professional performance are otherwise essentially equal.
The interviews are expected to take place in week 34.
about the application and recruiting process?
Then simply send an email to with the subject line ‘SVI-2026-06’.
about the details of the position?
Silke Zell, Team Leader will be happy to answer your questions - just write to [email protected].
Since this position is temporary under Section 14(2) of the Part-Time and Fixed-Term Employment Act, applicants who have previously been or are currently employed by the Free State of Bavaria cannot be considered.
Then send us your application until 05.08.2026 exclusively via our application portal.
