Seminarmanagement, Online-Veranstaltungen, CRM-/LMS-/CMS-Systeme und technische Prozessentwicklung
Stellenbeschreibung
In dieser Position sind Sie verantwortlich für die Planung, Organisation und Betreuung unserer Seminare, Online-Seminare, Webinare und hybriden Weiterbildungsformate. Neben dem klassischen Seminarmanagement übernehmen Sie auch die Betreuung und Weiterentwicklung digitaler Abläufe, Systeme und Teilnehmerprozesse.
Sie sorgen dafür, dass Veranstaltungen organisatorisch sauber vorbereitet, technisch zuverlässig durchgeführt und systemseitig korrekt gepflegt werden. Dazu arbeiten Sie mit Seminarverwaltung, CRM-, LMS- und CMS-Systemen, Webinarplattformen sowie digitalen Tools zur Teilnehmerkommunikation und Prozesssteuerung.
Die Stelle passt besonders gut zu Personen, die gerne organisieren, digitale Systeme sicher bedienen und Freude daran haben, Abläufe im Weiterbildungsbereich technisch und organisatorisch weiterzuentwickeln.
Aufgaben
- Planung, Organisation und Nachbereitung von Seminaren, Online-Seminaren, Webinaren und hybriden Weiterbildungsformaten
- Koordination von Terminen, Teilnehmenden, Dozent, Unterlagen, Zugangsdaten und organisatorischen Abläufen
- Starten, Begleiten und Überwachen von Online-Veranstaltungen über Plattformen wie Zoom, MS Teams oder vergleichbare Systeme
- Technische Abstimmung mit Dozent vor Online- oder Hybridveranstaltungen, z. B. Testläufe, Zugangsklärung und Prüfung der technischen Voraussetzungen
- Betreuung von Anmeldungen, Umbuchungen, Teilnehmerlisten, Rückfragen und seminarbezogener Kommunikation
- Pflege von Seminar-, Teilnehmer- und Kontaktdaten in Systemen wie Kufer, HubSpot, CRM-, LMS- oder CMS-Systemen
- Bearbeitung und Kontrolle von Anmeldelisten, Verteilerlisten, Dubletten, Abmeldungen und Datenqualität
- Pflege und Weiterentwicklung digitaler Seminarprozesse, z. B. Einladungen, Erinnerungen, Nachbereitung, Feedback, Zertifikate oder Teilnehmerinformationen
- Betreuung und Anpassung seminarbezogener Formulare, Listen, Workflows, E-Mail-Prozesse, Dashboards und Auswertungen
- Pflege von Webinarseiten, Landingpages oder seminarbezogenen Inhalten in bestehenden Systemen
- Koordination technischer Anforderungen bei speziellen Seminarformaten, z. B. Technikversand, Online-Zugänge, Schulungsumgebungen oder digitale Vorbereitung
- Dokumentation von Abläufen, Checklisten, Vorlagen, Systemprozessen und Vertretungsregelungen
- Unterstützung bei der Optimierung, Standardisierung und Automatisierung wiederkehrender Prozesse
- Einsatz moderner digitaler Tools und KI-Anwendungen zur Strukturierung, Dokumentation und Verbesserung von Abläufen
- Zusammenarbeit mit Vertrieb, Seminarmanagement, Marketing, Dozent, Dienstleistern und Geschäftsführung
Qualifikationen
- Erfahrung im Seminarmanagement, Trainingsmanagement, Veranstaltungsmanagement, Bildungsmanagement, E-Learning, Kundenservice oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
- Erfahrung in der Organisation und Koordination von Online-Veranstaltungen, Webinaren oder hybriden Formaten
- Technische Affinität und sicherer Umgang mit digitalen Plattformen, Systemen und Tools
- Sicherer Umgang mit E-Mail, Excel, MS Office, CRM-Systemen und webbasierten Anwendungen
- Idealerweise Erfahrung mit Seminarmanagment Software, HubSpot, WordPress, LMS-/CMS-Systemen, Zoom, MS Teams oder vergleichbaren Tools
- Verständnis für Teilnehmerdaten, Anmeldungen, Listen, Formulare, Workflows, Benutzerzugänge und digitale Abläufe
- Fähigkeit, digitale Prozesse nicht nur zu bedienen, sondern zu verstehen, zu dokumentieren und weiterzuentwickeln
- Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationsstärke und Fähigkeit, mehrere Veranstaltungen, Systeme und offene Punkte parallel im Blick zu behalten
- Kommunikationsstärke im Umgang mit Teilnehmenden, Dozent, Kund, internen Bereichen und externen Dienstleistern
- Interesse an Prozessverbesserung, Automatisierung und modernen KI-Tools
- Kenntnisse im Projektmanagement sind von Vorteil
- Eine Ausbildung oder ein Studium im Bereich Veranstaltungsmanagement, Bildungsmanagement, Kommunikation, Wirtschaftsinformatik, Medien, IT-nahe Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation ist von Vorteil
Was wir bieten
- Eine vielseitige Rolle zwischen Seminarmanagement, Online-Veranstaltungen und digitaler Systembetreuung
- Verantwortung für zentrale Abläufe im Seminar- und Weiterbildungsbetrieb
- Arbeit mit modernen Tools, CRM-/LMS-/CMS-Systemen und Webinarplattformen
- Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Vertrieb, Seminarmanagement, Dozent und Dienstleistern
- Kurze Entscheidungswege und ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag
- Die Möglichkeit, bestehende Prozesse aktiv zu verbessern und digitale Abläufe weiterzuentwickeln
- Ein Umfeld, in dem Organisation, Zuverlässigkeit und technisches Verständnis wirklich gebraucht werden
Gehalt: 2.600,18€ - 4.205,93€ pro Monat
Leistungen:
- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenevents
Arbeitsort: Vor Ort
