Stellenbeschreibung
Wir verwalten Ferienwohnungen und setzen parallel eigene Bau- und Immobilienprojekte um. Zur Unterstützung suchen wir eine mitdenkende, hochorganisierte Assistenz, die eigenständig die Fäden in der Hand hält – von der Koordination der Dienstleister über das Dokumenten- und Rechnungsmanagement bis hin zur selbstständigen Abwicklung eigener Projekte. Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und arbeitest gerne eigenverantwortlich, statt nur abzuarbeiten.
Aufgaben
- Dienstleister-Management Ferienwohnungen: Koordination und Steuerung der Personen rund um die Vermietung – Hausmeister, Reinigungsfirmen und Handwerker
- Projektkoordination Bau: Abstimmung von Terminen und Beteiligten bei Bauprojekten (Planer, Innenarchitekten, Architekten)
- Dokumentenmanagement: Beschaffung, Pflege und Verwaltung projektbezogener Unterlagen (z. B. Grundbuchauszüge, Verträge, Genehmigungen)
- Rechnungs- & Belegwesen: Verwaltung eingehender Rechnungen und Aufbereitung/Einreichung der Unterlagen beim Steuerberater
- Eigenverantwortliche Projekte: Selbstständige Abwicklung abgegrenzter Aufgaben – z. B. Einholung von Genehmigungen, inkl. Zusammenstellung und Einreichung der erforderlichen Unterlagen sowie Korrespondenz mit den zuständigen Behörden
- Software & Systeme: Überwachung und Pflege der Property-Management-Tools (z. B. Hostaway, PriceLabs) sowie der eigenen Website
Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Architekturstudium oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder Projektassistenzrolle, idealerweise im Immobilien-, Bau- oder Ferienwohnungsumfeld
- Organisationstalent und die Fähigkeit, viele Themen und Ansprechpartner parallel zu steuern
- Selbstständige, vorausschauende und verlässliche Arbeitsweise – du treibst Themen eigenständig voran
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools; Erfahrung mit Property-Management-Software (z. B. Hostaway, PriceLabs) oder die Bereitschaft, sich zügig einzuarbeiten
- Sicheres, freundliches Auftreten in der Korrespondenz mit Dienstleistern, Behörden und Projektbeteiligten
- Sehr gute Englisch & Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Gehalt: ab 2.316,67€ pro Monat
Leistungen:
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
Ausbildung:
- Abitur oder gleichwertig (Erforderlich)
Sprache:
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 80538 München
