Organisation ist deine Stärke? Multitasking liegt dir im Blut? Du arbeitest gerne digital und möchtest mit modernen KI-Tools die Zukunft der Verwaltung aktiv mitgestalten?
Dann suchen wir genau dich.
Wir sind eine moderne Unternehmensgruppe mit vollständig digitalen Prozessen. Unser gesamtes Team arbeitet zu 100 % remote – vom Homeoffice aus. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Verwaltungsfachkraft (m/w/d) für Verwaltung, Personal & KI in Vollzeit.
Bei uns erwartet dich kein eintöniger Büroalltag. Stattdessen bist du die organisatorische Schnittstelle unseres Unternehmens, übernimmst administrative Aufgaben im Personalbereich und unterstützt uns dabei, unsere internen Prozesse mithilfe moderner KI-Technologien kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu automatisieren.
Unsere Unternehmensgruppe ist unter anderem in folgenden Bereichen tätig:
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Finanzbuchhaltung & Lohnabrechnung
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Online-Marketing
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Webentwicklung
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Grafik & Design
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E-Commerce-Beratung
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Dienstleistungsbereich
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Unbefristete Festanstellung
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Vollzeit (40 Stunden/Woche)
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100 % Homeoffice – auch die Einarbeitung erfolgt vollständig remote
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Flexible Arbeitszeiten
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Attraktive Vergütung mit pünktlicher Gehaltszahlung
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Monatliche Internetpauschale
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28 Urlaubstage
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Sonderurlaub an deinem Geburtstag sowie an Heiligabend und Silvester
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Modernes Hardware-Equipment
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Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
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Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Gestaltungsspielraum
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Die Möglichkeit, unsere Digitalisierung und den Einsatz von KI aktiv mitzugestalten
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Digitale Prozesse ohne Papierchaos
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Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten – insbesondere im Bereich KI und Digitalisierung
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Ein herzliches Team mit wertschätzender Unternehmenskultur
Kein Tag ist wie der andere. Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:
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Organisation und Koordination administrativer Abläufe
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Bearbeitung und Verwaltung von Kunden- und Unternehmensunterlagen
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Pflege unserer internen Systeme und Stammdaten
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Termin- und Fristenmanagement
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Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben
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Aktive Nutzung und Pflege unserer KI-gestützten Systeme im Arbeitsalltag
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Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Automatisierung interner Prozesse mithilfe moderner KI-Tools
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Identifikation von Optimierungspotenzialen und Mitwirkung an der Digitalisierung unserer Verwaltungsabläufe
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Betreuung administrativer Personalprozesse vom Eintritt bis zum Austritt
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Erstellung und Pflege von Personalunterlagen und Personalakten
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Verwaltung von Urlaubs-, Krankheits- und Fehlzeiten
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Ansprechpartner/in für Mitarbeitende bei administrativen Personalthemen
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Vorbereitung personalrelevanter Dokumente und Bescheinigungen
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Enge Zusammenarbeit mit der Lohnbuchhaltung und der Geschäftsführung
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Ansprechpartner/in für unsere Kunden per Telefon und E-Mail
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Bearbeitung von Anfragen und Reklamationen
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Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit
Je nach Auslastung unterstützt du unser Team flexibel beispielsweise in:
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Vertrieb
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Buchhaltung
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Kundenberatung
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Backoffice
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allgemeinen Verwaltungsaufgaben
Du bist ein echtes Organisationstalent und springst dort ein, wo deine Unterstützung gerade benötigt wird.
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Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
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Idealerweise Erfahrung in der Verwaltung sowie in der Personalsachbearbeitung
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Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich von Vorteil
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Ausgeprägtes Organisationstalent
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Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
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Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie absolute Diskretion im Umgang mit personenbezogenen Daten
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Freude daran, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren
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Flexibilität und schnelle Auffassungsgabe
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Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
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Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel und Outlook)
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Hohe digitale Affinität und Freude an moderner Software (z. B. Microsoft Teams, EasyBill, Asana, Pipedrive oder vergleichbare Systeme)
Wir arbeiten vollständig digital und setzen moderne KI-Technologien täglich ein. Deshalb erwarten wir von dir:
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Sicherer Umgang mit ChatGPT und modernen KI-Tools
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Erfahrung im Umgang mit Cloud-Lösungen und digitalen Arbeitsprozessen
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Freude daran, KI aktiv im Arbeitsalltag einzusetzen und neue Möglichkeiten zu entdecken
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Eigenständige Identifikation von Optimierungspotenzialen sowie Entwicklung von Ideen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen
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Offenheit, neue KI-Anwendungen schnell zu erlernen und produktiv einzusetzen
Erfahrung im Homeoffice ist von Vorteil.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung – unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Beeinträchtigung oder sexueller Identität.
Die KLBX Services Group fungiert als zentrales Shared Service Center und bündelt administrative Tätigkeiten in den Bereichen Verwaltung, Marketing, Vertrieb und Personalwesen. Als Spitzendienstleister bietet sie maßgeschneiderte Systemlösungen – von der strategischen Planung über operative Unterstützung bis hin zur Digitalisierung von Prozessen. Unter dem Dach der KLBX Gruppe werden Synergien genutzt, um interdisziplinäre Teams effizient zu vernetzen und so ein ganzheitliches, service-orientiertes Leistungsportfolio bereitzustellen.
