Customer Service Adviser (f/m/d)
Location: Darmstadt, Deutschland
Positionsübersicht
Ziel der Position ist die effiziente Bearbeitung von Aufträgen sowie die Pflege korrekter Daten in verschiedenen Managementsystemen. Darüber hinaus unterstützt die Rolle beim Testen und Implementieren neuer operativer Projekte und Änderungen gemäß der jährlichen Roadmap. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Verwaltung der Kundendaten, um deren Genauigkeit und Integrität sicherzustellen und reibungslose Geschäftsabläufe zu gewährleisten.
Die Position umfasst außerdem die tägliche Kommunikation und Koordination mit Kunden. Dazu gehören die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Erstellung von Dokumentationen, die Nachverfolgung von Aufträgen sowie die Sicherstellung einer termingerechten und korrekten Auftragsabwicklung. Zudem unterstützt die Rolle interne Teams durch einen effizienten Informationsfluss und die Lösung operativer Engpässe.
Aufgabenbereich
Auftragsabwicklung
- Bearbeitung und Nachverfolgung von Verkaufsaufträgen – vom Auftragseingang bis zur finalen Rechnungsstellung
- Koordination mit internen Abteilungen (Vertrieb, Auftragsabwicklung, Service, Finanzen, Logistik) zur Sicherstellung der termingerechten Lieferung
- Kommunikation mit internen und externen Kunden: Statusupdates, Bearbeitung von Anfragen und Lösung von auftragsbezogenen Problemen
- Tägliche Erstellung und Aktualisierung einer präzisen Abrechnungsprognose
- Verantwortung für ein zugewiesenes Gebiet sowie Unterstützung des Vertriebsteams beim Erreichen der Umsatzziele (inkl. Auftragsabwicklung, Bestandsprüfung, Versandverfolgung, Zahlungsabwicklung und Kundenkommunikation)
- Erstellung von Rechnungen gemäß Anforderungen und Prozessen (z. B. Anzahlungen, Vorausrechnungen, reguläre Rechnungen, Gutschriften, Belastungen, RMAs, Änderungsaufträge, E-Rechnungen etc.)
- Identifikation und Eskalation von Problemen oder Abweichungen an die zuständigen Abteilungen
- Sicherstellung der Einhaltung interner Prozesse und Richtlinien bei gleichzeitiger Erfüllung der Kundenanforderungen
- Pflege genauer Auftrags- und Statusdaten
- Verwaltung des zentralen Customer-Service-Postfachs
- Unterstützung des Teams als Vertretung bei Bedarf
- Intercompany-Beschaffung (z. B. ISTO-Prozesse, Zubehörbestände)
- Zeitgerechte Archivierung aller auftragsrelevanten Dokumente (z. B. unterschriebene Angebote, Aufträge, Bestellungen)
- Erkennung und Kategorisierung von Kundenfeedback, Risiken oder Sonderfällen sowie rechtzeitige Eskalation
Operative Systeme
- Pflege und Aktualisierung von Daten in verschiedenen Systemen (MSP, DMS, CPQ, SAP, CRM)
- Unterstützung bei lokalen Tests und der Implementierung neuer operativer Projekte gemäß Jahresplanung
- Verwaltung von Kundenstammdaten
Beitrag zum Team
- Einarbeitung und fachliche Unterstützung neuer Teammitglieder
- Erstellung von Leitfäden und Weitergabe von Best Practices
- Proaktive Analyse von Prozessen, Identifikation von Risiken und Optimierungspotenzialen
- Einreichung von IT-Tickets und Testen von Systemoptimierungen nach deren Freigabe
Sonstiges
- Priorisierung der Bereinigung von 4010-Beständen
- Verwaltung von Plattformen für öffentliche und private Gruppen (z. B. EDI-Kommunikation, elektronische Rechnungsstellung)
- Korrekte Interpretation von Vertriebsrichtlinien sowie Vermittlung von Prozessen und Regeln an das Vertriebsteam
- Durchführung von Schulungen zu Customer-Service-Themen für Kollegen oder Kunden bei Bedarf
Qualifikationen und Erfahrung
- In der Regel 1–3 Jahre Erfahrung im Kundenservice
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sowie Fähigkeit, unterschiedliche Kundenanfragen und Beschwerden zu bearbeiten
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit
- Erfahrung mit CRM-Systemen von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
Customer Service Adviser (f/m/d), Germany
Location: Darmstadt, Germany
Position Overview:
To efficiently process orders and maintain accurate records across various management systems. Assist in testing and implementing new operational projects and changes as per the annual roadmap. Manage customer master data to ensure its accuracy and integrity, supporting seamless business operations.
Handles the day-to-day communication and coordination with clients. This role involves managing client requests, preparing documentation, tracking order progress, and ensuring timely and accurate delivery of orders. The coordinator also supports internal teams by facilitating smooth information flow and resolving operational bottlenecks.
Role Functions:
Order processing:
- Sales orders processing and follow up- from reception to final invoice.
- Coordination with internal teams: Collaborating with sales, processing, service, finance and logistic departments to ensure order fulfillment and delivery.
- Customer communication: providing customers (internal & external) with updates, adressing any inquiries and resolving issues related to orders.
- Provide accurate billing forecast updated every day.
- In charge of assigned area, assist sales representatives to achieve sales targets, including order, local stock check, follow up the shipments, payment customer communication & support.
- Generating invoices based on requirement and process: downpayment, advance billing, regular billing, credit, debit, RMA, change order, e-invoice, etc.
- Alert any issue or discrepancy to relevant departments to get it solved.
- Meet the customer’s needs whilst ensuring compliance with internal processes and regulations.
- Maintain accurate records of orders and status.
- Customer Service central mailbox management.
- Team Backup when necessary.
- Intercompany stock purchasing: ISTO processing, accessory stock.
- Archive order supporting docs (signed PI/SO, PO etc.) in time.
- Identify and categorize customer's feedback, significant risks or any exception cases can't be handled need to be escalated in time.
Operation platform:
- Maintain accurate records using different management systems (MSP, DMS, CPQ, SAP, CRM)
- To locally assist, test and implement the operation new projects and changes according to the year roadmap.
- Customer Master data management.
Team’s Professional Contribution:
- Prioritize 4010 stock cleaning.
- Public and Private groups platform management: EDI comunication, electronic invoicing.
- Interpreting sales policies correctly, promoting order management rules and related process specifications to the sales team, and guiding them in the compliant processing of orders.
- Give CS related training for colleagues or customers if necessary.
Others:
- Provide appropriate professional guidance to new members, to help them settle in quickly.
- Output professional guidance documents and share experiences.
- Think proactively about daily order processes, identify the risk points or the points that can be optimised, and provide suggestions for optimising the current process.
- Raise IT ticket and test once system optimiztions request get approved.
Qualifications and Experience:
- Typically requires 1 - 3 years of experience in customer service.
- Strong communication skills and the ability to handle a variety of customer inquiries and complaints.
- Independent, structured, and reliable working style with high attention to detail.
- Familiarity with CRM systems is a plus.
- Proficient in MS Office applications.
- Fluent German (written and spoken) and good English skills.
NOTE: This job description is not intended to be all-inclusive. Employee may perform other related duties as negotiated to meet the ongoing needs of the organization.
