Mercury is the European leader in construction solutions.
We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again. We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection. At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential
Role Overview
The Junior Site Administrator provides day‑to‑day administrative and coordination support to the site and project management team. The role focuses on time sheets, travel, accommodation, office administration, reporting support, and acting as a key point of contact between site teams and central functions. The position is well suited to someone early in their career looking to develop within a construction project environment. The role is office based on a construction site in Frankfurt, which may require some outdoor work and exposure to construction site conditions.
Key Responsibilities
- Support the site administrators to ensure time sheet management
- Assist in the management site and office access and access (access cards etc.)
- Maintain accurate administrative records, trackers, and spreadsheets
- Collect, file, and maintain employee documentation (e.g. passport, A1, EHIC)
- Support staff movement tracking and subsistence reporting for payroll purposes
- Assist with expense monitoring and support the approval and payment process
- Carry out routine file checks to ensure filing structures and standards are followed
- Monitor stationery and office supply levels and assist with reordering
- Coordinate with Procurement and Logistics teams for office‑related requirements
- Support the general running of the site office and facilities
- Assist with maintaining a clean, organised, and professional working environment
- Maintain trackers to support reporting on site administration activities
- Assist with welcoming new starters to site
- Support onboarding administration and documentation
- Coordinate with IT to support ordering and tracking of site IT equipment
- Support communication between site teams, project management, and central departments
- Assist with processing travel requests in line with company procedures
- Support flight and hotel bookings within approved budgets
- Support tracking of vehicle registrations and driver documentation
- Support site wellbeing initiatives and team activities
- Show willingness to learn site systems, processes, and construction operations
Essential Criteria for the Role:
- Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint). SAP is desirable
- Communication: strong written and verbal communication
- Capacity for processing high volume tasks.
- Ability to work with confidential information in a professional manner, to respond to all inquiries effectively and professionally
- Strong organisational skills to completing projects/tasks in a timely manner in a fast-paced, dynamic environment.
- Prioritise tasks effectively and work within deadlines with little supervision.
- Ability to work on your own initiative, exercise good judgment when taking decisions, leading by example.
- Excellent communication skills.
- Patience, attention to detail, adaptability, reactivity.
- Language: English
- Other languages (German)
- Driving License
Mercury is an equal opportunities employer.
Mercury ist der europäische Marktführer für Bau‑ und Konstruktionslösungen.
Wir realisieren und managen komplexe Engineering‑ und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen ermöglichen Technologien und bahnbrechende Entwicklungen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen verbinden und ihnen die Kraft geben, Außergewöhnliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihr Engagement und ihr klarer Fokus ermöglichen es uns, immer wieder zuverlässig zu liefern.Wir verwirklichen die Visionen unserer Kunden durch modernste Bau‑ und Projektlösungen in verschiedenen Sektoren, darunter Enterprise‑Rechenzentren, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale‑Rechenzentren und Brandschutz. Bei Mercury ist es unsere Aufgabe, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, damit sie ihre persönliche Vision verwirklichen können. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten herausfordernde Entwicklungsmöglichkeiten in einem großartigen Team und einem unterstützenden Umfeld, das ihnen hilft, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Rollenübersicht
Die/Der Junior Site Administrator unterstützt das Standort‑ und Projektteam in der täglichen Administration und Koordination. Der Schwerpunkt liegt auf Zeiterfassung, Reisen, Unterkunft, Büroorganisation, Reporting‑Unterstützung sowie der Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen den Baustellenteams und den zentralen Abteilungen. Die Position eignet sich ideal für Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger, die sich in einem Bauprojektumfeld weiterentwickeln möchten. Die Rolle ist bürobasiert auf einer Baustelle in Frankfurt, was gelegentliches Arbeiten im Freien und Kontakt mit typischen Baustellenbedingungen erfordern kann.
Hauptaufgaben
- Unterstützung der Site Administratoren bei der Zeiterfassungsverwaltung
- Unterstützung bei der Verwaltung des Zugangs zu Baustelle und Büro (Zutrittskarten etc.)
- Pflege genauer administrativer Unterlagen, Tracker und Tabellen
- Sammlung, Ablage und Pflege von Mitarbeiterdokumenten (z. B. Reisepass, A1, EHIC)
- Unterstützung bei der Nachverfolgung von Mitarbeitereinsätzen und Spesenmeldungen für die Lohnabrechnung
- Unterstützung bei der Ausgabenüberwachung sowie beim Genehmigungs‑ und Zahlungsprozess
- Durchführung regelmäßiger Datei‑ und Strukturprüfungen zur Sicherstellung der Einhaltung von Ablagestandards
- Überwachung von Büro‑ und Materialbeständen sowie Unterstützung bei Nachbestellungen
- Abstimmung mit den Teams für Einkauf und Logistik bei bürobezogenen Anforderungen
- Unterstützung des allgemeinen Betriebs des Standortbüros und der Einrichtungen
- Mitwirkung an der Aufrechterhaltung eines sauberen, organisierten und professionellen Arbeitsumfelds
- Pflege von Trackern zur Unterstützung des Reportings über administrative Aktivitäten
- Unterstützung bei der Begrüßung neuer Mitarbeiter auf der Baustelle
- Unterstützung bei Onboarding‑Prozessen und Dokumentation
- Koordination mit der IT zur Bestellung und Nachverfolgung von IT‑Ausstattung
- Unterstützung der Kommunikation zwischen Baustellenteams, Projektleitung und zentralen Abteilungen
- Unterstützung bei der Bearbeitung von Reiseanträgen gemäß Unternehmensrichtlinien
- Unterstützung bei Flug‑ und Hotelbuchungen innerhalb genehmigter Budgets
- Unterstützung bei der Nachverfolgung von Fahrzeugregistrierungen und Fahrerdokumenten
- Unterstützung von Initiativen zur Mitarbeitergesundheit und Teamaktivitäten
- Bereitschaft, Baustellensysteme, Prozesse und Abläufe im Bauwesen zu erlernen
Erforderliche Qualifikationen
- Sehr gute Kenntnisse der Microsoft‑Office‑Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint); SAP von Vorteil
- Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Fähigkeit, ein hohes Arbeitsvolumen effizient zu bearbeiten
- Professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen; kompetente und professionelle Reaktion auf Anfragen
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, um Aufgaben in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld fristgerecht abzuschließen
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und selbstständig innerhalb von Deadlines zu arbeiten
- Eigeninitiative, gutes Urteilsvermögen und Vorbildfunktion
- Geduld, Genauigkeit, Anpassungsfähigkeit und Reaktionsfähigkeit
- Sprache: Englisch
- Weitere Sprachen: Deutsch
- Führerschein
Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert.
