KAIA ist ein internationales Designatelier mit Standorten in Deutschland und London, einem Showroom in New York sowie Kunden und Partnern weltweit.
Wir entwerfen und fertigen hochwertige Leuchten und Möbel in enger Zusammenarbeit mit kleinen familiengeführten Manufakturen in Europa. Unsere Mission ist es, traditionelle Handwerkskunst zu bewahren, weiterzuentwickeln und in eine zeitlose, moderne Formensprache zu übersetzen.
Als kleines, international wachsendes Unternehmen arbeiten wir mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einem hohen Anspruch an Qualität, Effizienz und Exzellenz.
Für unsere nächste Wachstumsphase suchen wir keine klassische Verwaltungskraft, sondern eine außergewöhnlich motivierte, ambitionierte und leistungsorientierte Persönlichkeit, die unser Unternehmen operativ weiterentwickelt, Strukturen schafft, Prozesse optimiert und Verantwortung übernimmt.
DIE POSITION
Als Operations Manager sind Sie die zentrale operative Schnittstelle unseres Unternehmens und arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen.
Sie verantworten und koordinieren die täglichen operativen Abläufe und stellen sicher, dass Projekte effizient, termingerecht und in höchster Qualität umgesetzt werden.
Sie denken unternehmerisch und systemübergreifend, erkennen Zusammenhänge schnell und behalten auch bei zahlreichen parallelen Projekten den Überblick. Sie setzen Prioritäten, identifizieren Probleme frühzeitig und verfolgen Themen selbstständig und konsequent bis zum Abschluss.
Dabei entwickeln Sie Strukturen, Prozesse und Systeme, die KAIA nachhaltig und skalierbar wachsen lassen.
IHRE AUFGABEN
Business Operations
- Verantwortung für die operativen Abläufe des Unternehmens
- Aufbau, Einführung, Dokumentation und kontinuierliche Optimierung von Prozessen und SOPs
- Einführung und Weiterentwicklung digitaler Systeme und Automatisierungen
- Sicherstellung effizienter Abläufe und klarer Verantwortlichkeiten zwischen unseren Standorten und Fachbereichen
- Identifikation von Ineffizienzen und Entwicklung pragmatischer, nachhaltiger Lösungen
- Konsequente Umsetzung und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
Projektmanagement
- Planung, Koordination und Steuerung operativer Projekte
- Priorisierung von Aufgaben und Ressourcen
- Überwachung von Deadlines, Budgets und Verantwortlichkeiten
- Proaktive Identifikation von Engpässen, Risiken und Verzögerungen
- Konsequente Nachverfolgung offener Aufgaben und Entscheidungen
- Koordination standortübergreifender Projekte zwischen Deutschland, London, New York und externen Partnern
Einkauf & Lieferantenmanagement
- Verantwortung für den strategischen und operativen Einkauf
- Einkaufsplanung und Sicherstellung der Materialverfügbarkeit
- Aufbau und Pflege langfristiger Lieferantenbeziehungen
- Verhandlung von Preisen, Konditionen und Lieferzeiten
- Überwachung und Nachverfolgung von Lieferterminen
- Lieferantenbewertung und Qualitätskontrolle
- Aufbau alternativer Lieferantenstrukturen zur Risikominimierung
- Optimierung von Einkaufsprozessen, Beständen und Kosten
- Enge Zusammenarbeit mit Atelier und Produktentwicklung bei Materialien, Komponenten und Produktionsanforderungen
Logistik & Produktion
- Planung und Koordination unserer Produktions- und Logistikabläufe
- Steuerung der Materialflüsse zwischen Lieferanten, Atelier, Standorten, Showrooms und Kunden
- Sicherstellung einer termingerechten Produktion und Auslieferung
- Optimierung von Lager-, Verpackungs- und Versandprozessen
- Überwachung internationaler Versand- und Zollprozesse
- Enge Abstimmung mit unserem Atelier zu Qualität, Fertigungsplanung und Kapazitäten
- Aufbau transparenter Prozesse für Lagerbestände, Materialverfügbarkeit und Auftragsstatus
- Weiterentwicklung und Dokumentation der Logistik-SOPs
Unternehmenssteuerung
- Erstellung, Analyse und Nachverfolgung relevanter KPIs
- Aufbau transparenter Reportings für die Geschäftsführung
- Überwachung von Kosten, Budgets, Ressourcen und operativer Effizienz
- Unterstützung strategischer Entscheidungen durch fundierte operative Analysen
- Entwicklung skalierbarer Prozesse für das weitere Unternehmenswachstum
- Vorbereitung regelmäßiger operativer Reviews und Handlungsempfehlungen
Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung, unserem Atelier und der Produktion in Deutschland sowie mit Design, Produktentwicklung, Sales, Business Development, Customer Service, Marketing, Buchhaltung und Logistik zusammen.
Darüber hinaus koordinieren Sie Projekte und Abläufe mit unserem London Office, dem New Yorker Showroom sowie internationalen Lieferanten, Händlern und Vertriebspartnern.
IHR PROFIL
Wir suchen eine außergewöhnlich gut organisierte, hoch motivierte und leistungsorientierte Persönlichkeit mit hohem Qualitätsanspruch und ausgeprägtem unternehmerischem Denken.
Sie bringen mit:
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in Operations Management, Projektmanagement, Einkauf, Logistik oder einer vergleichbaren Position
- Hervorragende Organisations-, Zeitmanagement- und Projektmanagementfähigkeiten
- Erfahrung im Aufbau und in der Optimierung von Unternehmensprozessen
- Erfahrung im Einkauf und Lieferantenmanagement
- Erfahrung in Logistik, Produktionsplanung oder Supply Chain Management
- Die Fähigkeit, komplexe und bereichsübergreifende Zusammenhänge schnell zu erfassen
- Ausgeprägtes systemisches, analytisches und unternehmerisches Denken
- Eine schnelle, strukturierte und präzise Arbeitsweise
- Sehr hohe Eigeninitiative, Verantwortungsbereitschaft und Umsetzungsstärke
- Die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck klare Prioritäten zu setzen und Themen zuverlässig bis zum Abschluss zu verfolgen
- Eine pragmatische, lösungsorientierte und hands-on geprägte Arbeitsweise
- Die Fähigkeit, Probleme frühzeitig zu erkennen und eigenständig Lösungen zu entwickeln
- Freude daran, Prozesse kontinuierlich zu hinterfragen und zu verbessern
- Die Fähigkeit, Teams, Standorte und Fachbereiche miteinander zu verbinden und dabei sowohl den Überblick als auch wichtige Details im Blick zu behalten
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools sowie ERP-, CRM- und Projektmanagement-Systemen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir suchen jemanden, der nicht darauf wartet, dass Aufgaben zugewiesen werden, sondern selbstständig erkennt, was getan werden muss, Verantwortung übernimmt und mit hoher persönlicher Motivation, Energie und Leistungsbereitschaft zum Erfolg von KAIA beitragen möchte.
WAS WIR BIETEN
- Eine Schlüsselposition mit großem Gestaltungsspielraum
- Direkte und enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Internationale Zusammenarbeit zwischen Deutschland, London und New York
- Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege
- Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, Prozesse und Strukturen aktiv aufzubauen
- Die Möglichkeit, ein wachsendes Designunternehmen nachhaltig mitzuprägen
- Ein kreatives und unternehmerisches Umfeld an der Schnittstelle von Design, Handwerk und internationaler Geschäftsentwicklung
- Ein außergewöhnliches Produktportfolio und internationale Projekte
- Ein Team, das Qualität, Nachhaltigkeit und traditionelle Handwerkskunst lebt
Wenn Sie hoch motiviert sind, Verantwortung übernehmen möchten und Freude daran haben, Strukturen zu schaffen und ein wachsendes internationales Unternehmen operativ weiterzuentwickeln, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf, relevanten Zeugnissen sowie Ihrer Gehaltsvorstellung an:
[email protected]
Art der Stelle: Teilzeit
Sprache:
Arbeitsort: Vor Ort
