Online seit 26.05.2026
Sie sind ein Organisationstalent mit Herz und kühlem Kopf.
Menschen, Termine, Ausfälle und Wünsche unter einen Hut zu bringen, bereitet Ihnen Freude. Sie gehen morgens gerne zur Arbeit, weil Sie wissen: Hier wird Ihr Organisationstalent wirklich gebraucht. Wenn am Ende eines turbulenten Tages der Dienstplan steht, ist das für Sie kein Zufall, sondern das Ergebnis Ihrer Arbeit.
Auch in stressigen Situationen behalten Sie den Überblick, organisieren flexibel um und finden pragmatische Lösungen. Dieses Lösen kniffliger Herausforderungen liegt Ihnen – und macht Ihnen Spaß.
Sie kommunizieren offen und wertschätzend, können aber ebenso klare Entscheidungen treffen. Die Balance zwischen den Wünschen Ihrer Kolleginnen und Kollegen und einem reibungslosen Klinikbetrieb meistern Sie mit Empathie, Struktur und einem verbindlichen Auftreten.
Kurzum: Sie tragen mit Ihrer Arbeit aktiv dazu bei, dass im Klinikalltag alles läuft und sich das Team gut aufgehoben fühlt.
Dienstplanung und Einsatzsteuerung
- Erstellung, Pflege und Kontrolle der Dienstpläne für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Koordination und Umsetzung kurzfristiger Umplanungen bei Krankmeldungen oder unvorhergesehenem Ausfall –
mit dem Ziel, jeden Kliniktag vollständig besetzt zu halten
- Proaktive Kommunikation mit dem Team bei Planänderungen: lösungsorientiert, schnell und verbindlich
- Sicherstellung einer ausreichenden Personalkapazität unter Berücksichtigung der Klinikbedingungen
Abwesenheitsmanagement
- Vollständige Verwaltung aller Abwesenheiten: Krankheitstage, Urlaub, Freistellungen und Sonderurlaub
- Überwachung des rechtzeitigen Eingangs von Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU)
- Urlaubsplanung unter Einhaltung der internen Urlaubsregelung mit stets aktuellem Blick auf die Kapazitäten
- Bearbeitung und Nachverfolgung von Freistellungsanträgen
Fortbildungsmanagement
- Verwaltung des Fortbildungsbudgets in enger Abstimmung mit der Klinikmanagerin
- Koordination und Genehmigung von Fortbildungsanträgen sowie Überwachung der Fortbildungstage
- Pflege und Dokumentation aller fortbildungsbezogenen Daten und Unterlagen
Büroassistenz und allgemeine Verwaltung
- Unterstützung der Klinikmanagerin bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Pflege von Personalakten und Stammdaten im Zeiterfassungssystem
- Ansprechperson für Mitarbeitende bei Fragen rund um Dienstplan, Urlaub und Abwesenheiten
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Personalkauffrau/-mann oder vergleichbar
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke: Sie gehen aktiv auf Menschen zu, hören zu und finden auch in schwierigen Gesprächen die richtigen Worte
- Empathie und Durchsetzungsvermögen: Sie verstehen die Bedürfnisse Ihrer Kolleginnen und Kollegen und können dennoch klar und verbindlich entscheiden
- Hohe Belastbarkeit und Gelassenheit: Kurzfristige Ausfälle und spontane Planänderungen bringen Sie nicht aus der Ruhe
- Erfahrung in der Dienstplan- oder Personaleinsatzplanung von Vorteil, idealerweise im Gesundheits- oder Veterinärwesen
- Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit personalbezogenen Daten
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie Kenntnisse in HRLab, MEP 24 oder Vetera sind ein klares Plus
In dieser Position ist es erforderlich, dass Sie
- mit einer 5 Tage Woche vor Ort bei uns arbeiten, um den Kolleg*innen bei Fragen zur Verfügung zu stehen
- Ihr Dienst um 7.00, spätestens um 7.30 beginnt.
Bitte lassen Sie uns im Bewerbungsanschreiben Ihre Gehaltsvorstellungen zukommen.
Ein Einstieg ist nach Vereinbarung möglich.
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