Über Wolters Kluwer
Schon heute die Zukunft gestalten!
Seit 180 Jahren steht Wolters Kluwer dafür, Arbeitsprozesse von Expert:innen und Unternehmen mit innovativen Lösungen zu unterstützen und zu erleichtern. Für die Umsetzung unserer Vision vertrauen wir auf unsere weltweit mehr als 20.000 Kolleg:innen. Wir sind ein technologieorientiertes internationales Unternehmen für Fachinformationen, Software und Services. Unser Erfolg beruht darauf, klug zu denken und zuzuhören. Durch unser Streben nach Höchstleistungen verbunden mit dem Stolz auf unsere Arbeit ermöglichen wir unseren Kunden, ihre wichtigsten Herausforderungen zu meistern.
Libra ist ein AI Workspace – entwickelt von Jurist:innen, für Jurist:innen. Wir vereinfachen juristische Workflows mit intuitiven, sicheren und leistungsstarken Tools. Libra gehört zu den am schnellsten wachsenden Legal-Tech-Unternehmen Europas. Über 9.000 Jurist:innen vertrauen bereits auf uns, und wir treiben nun unsere internationale Expansion voran. Unser Ziel: die weltweit vertrauenswürdigste KI-Plattform für Jurist:innen aufzubauen.
Role Overview
Als Assistent:in der Geschäftsführung bist Du die zentrale organisatorische Schnittstelle für den CEO von Libra. Mit Deinem ausgeprägten Organisationsgeschick und Deiner vorausschauenden Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass administrative und organisatorische Prozesse effizient ablaufen. Darüber hinaus unterstützt Du das Leadership Team bei ausgewählten gemeinsamen Aktivitäten und trägst zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit innerhalb der Organisation bei.
What You'll Do
Unterstützung des CEO im operativen Tagesgeschäft sowie im organisatorischen und administrativen Bereich
Koordination und Pflege des Kalenders des CEO sowie eigenständiges Termin- und Meetingmanagement
Planung, Organisation und Betreuung von Meetings, Veranstaltungen, Besucherterminen sowie Leadership- und All-Hands-Meetings (virtuell und vor Ort)
Koordination und Nachverfolgung wichtiger Termine, Fristen und regelmäßiger Aktivitäten des Leadership Teams
Verwaltung und Pflege von Dokumentationen, Korrespondenzen, Ablage- und Archivsystemen
Beschaffung, Aufbereitung und Bereitstellung relevanter Informationen für den CEO
Betreuung interner Kommunikationskanäle sowie Verwaltung von Zugriffsrechten und Verteilerlisten
Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen inklusive Buchungen und Reisekoordination
Planung und Durchführung von Offsites, Führungskräfteveranstaltungen und Team-Events einschließlich Logistik, Catering und Vor-Ort-Koordination
Ansprechpartner:in für Office- und Facility-Management-Themen (z. B. Büromaterial, Reinigung und Zutrittsmanagement)
Unterstützung des Onboardings neuer Mitarbeitender einschließlich Ausstattung und Zugangsorganisation
Erstellung von Reports, Präsentationen und Management-Unterlagen für den CEO
Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen und Reisekostenabrechnungen unter Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse
Administrative Unterstützung des Leadership Teams bei Bedarf und in Spitzenzeiten
What You Have
Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Office Management oder einer vergleichbaren Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 5 Jahre) in einer ähnlichen Assistenz- oder Office-Management-Funktion, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld
Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu behalten
Souveräne Kommunikationsfähigkeit und ein professionelles Auftreten im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern und Führungskräften
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau B2)
Wohnsitz im Raum Berlin und Bereitschaft zu regelmäßiger Präsenz im Berliner Büro
What We Offer
Unbefristete Anstellung von Anfang an
Flexibel im Ausland arbeiten: Bis zu 20 Tage innerhalb von zwölf Monaten EU-weit arbeiten
Erholung & Auszeit: 26 Urlaubstage
Engagement zeigen: 1 zusätzlicher freier Tag pro Jahr für Dein Ehrenamt (Volunteer Day)
Weiterentwicklung fördern: E-Learning über LinkedIn, Online Sprachtraining mit goFluent sowie weitere Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Modernes Arbeiten vor Ort: attraktives Office in Berlin
Bei Wolters Kluwer suchen wir genau Dich!
Hier kannst Du Deine Ideen verwirklichen, lernen, Dich weiterentwickeln und wachsen. Wir haben viel zu bieten. Komm zu uns und gestalte mit uns gemeinsam die Zukunft.
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Deine Ansprechpartnerin:
Pushpa Linke
Senior Recruiter
Tel.: 02233 3760 7976
To maintain a fair and genuine hiring process, we kindly ask that all candidates participate in interviews without the assistance of AI tools or external prompts. Our interview process is designed to assess your individual skills, experiences, and communication style. We value authenticity and want to ensure we’re getting to know you—not a digital assistant. To help maintain this integrity, we ask to remove virtual backgrounds and include in-person interviews in our hiring process. Please note that use of AI-generated responses or third-party support during interviews will be grounds for disqualification from the recruitment process.
Applicants may be required to appear onsite at a Wolters Kluwer office as part of the recruitment process.
