1 beste Stelle als human resources assistant in berlin, be – aktuell auf Personalsuche

Executive Assistant (gn)
ESMT Berlin —Berlin
- Vollzeit
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- CRM-Software
- Homeoffice-Möglichkeit
- Weiterbildungsprogramme

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Executive Assistant (gn)
ESMT Berlin —Berlin
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Executive Assistant (gn)

ESMT Berlin -
Berlin

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Details zur Stelle

Festanstellung | Vollzeit

Leistungen

Essenszuschuss
Betriebliche Altersvorsorge
Homeoffice-Möglichkeit
Weiterbildungsprogramme

Qualifikationen

Microsoft Powerpoint
Microsoft Word
CRM-Software
Textverarbeitung
Englisch
Microsoft Office
Master
Organisationstalent
Deutsch

Vollständige Stellenbeschreibung

Über die Rolle

Die ESMT Berlin ist eine weltweit führende Business School mit ihrem Campus im Herzen Berlins. Von 25 führenden globalen Unternehmen gegründet, bietet die ESMT Master-, MBA- und PhD-Studiengänge sowie Executive Education auf dem Berliner Campus, an Standorten weltweit sowie als Onlinekurse mit Teilpräsenz an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: Unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.

Zur Ergänzung unseres Teams im President's Office suchen wir Dich als

Executive Assistant (gn)
(unbefristet, Vollzeit 40 Std./Woche, ab sofort),

um unseren CFO und den Präsidenten proaktiv im beruflichen Alltag eng zu begleiten und wirkungsvoll zu entlasten.

Du sorgst im Hintergrund dafür, dass alles rund läuft: Du behältst vor allem Prioritäten im Blick, koordinierst Termine und Reisen und stellst sicher, dass eingehende Anfragen schnell, strukturiert und diskret bearbeitet werden. So schaffst Du den Freiraum, der es beiden Geschäftsführern ermöglicht, sich auf ihre inhaltlichen Themen konzentrieren können.

Darüber hinaus bringst Du Dich punktuell auch inhaltlich ein – immer mit dem Ziel, Abläufe effizient zu gestalten und den Arbeitsalltag der Geschäftsführung bestmöglich zu unterstützen.

As an international business school, we operate in English. However, this role requires near-fluent German, which is why this job ad is published in German.

Wie Du einen Unterschied machst

Eigenverantwortliches Kalendermanagement für den CFO sowie gemeinsame Betreuung des Kalenders des Präsidenten – inklusive Priorisierung, Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
Steuerung eingehender Anfragen und Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern (E-Mail, Telefon, Meetings) – strukturiert, serviceorientiert und zuverlässig
Proaktive Koordination: Sie erkennen frühzeitig Bedarfe, lösen Terminkonflikte und stellen sicher, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen arbeiten können
Inhaltliche Unterstützung, insbesondere für den CFO: Erstellung von Briefings, Gesprächsnotizen und Entscheidungsgrundlagen
Organisation und Begleitung von Meetings auf Führungsebene – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachverfolgung von Maßnahmen
Planung und Organisation nationaler und internationaler Reisen inklusive Buchungen, kurzfristiger Anpassungen sowie Reisekostenabrechnung
Unterstützung weiterer organisatorischer Themen im President’s Office je nach Bedarf

Warum wir genau Dich suchen

Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise im Umfeld von C-Level oder Top-Management
Ausgeprägte Proaktivität und vorausschauendes Denken: Sie erkennen Zusammenhänge früh und schaffen Struktur, bevor Druck entsteht
Hohe Serviceorientierung und Verlässlichkeit in der Kommunikation mit unterschiedlichen Stakeholdern
verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (C-Level) sowie souveränes Auftreten auf Führungsebene
Starkes Organisationstalent, hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel diskret und strukturiert zu steuern
Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), inklusive effizienter Nutzung von Vorlagen und Automatisierungen
Erfahrung mit CRM-Systemen (z. B. Salesforce) und gängigen Kollaborationstools sind ein Plus
Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein sicheres Urteilsvermögen in einem dynamischen Umfeld

Darum wirst Du gerne bei uns arbeiten

Entdecke die Vorteile und die Kultur, die unseren Arbeitsplatz besonders machen.

Gesundheit und Wohlbefinden

Flexibles Arbeiten im Homeoffice – inklusive bis zu 15 Tagen pro Jahr aus dem Ausland
Ergonomische Büroausstattung und Zugang zum Hochschulsport in ganz Berlin
Zuschuss zum Mittagessen in unserem Campus-Restaurant

Finanzielle Benefits

Bezuschusstes ÖPNV-Ticket und Leasingoptionen für Fahrräder und E-Bikes
Betriebliche Altersvorsorge über die Allianz

Persönliche Weiterentwicklung

Zugang zu LinkedIn Learning
Deutsch- und Englischkurse in kleinen Gruppen direkt auf dem Campus
Möglichkeit zur Teilnahme an Weiterbildungen und Studienprogrammen der ESMT

Mehr als nur ein Job

Die ESMT ist ein internationaler und kollegialer Arbeitsplatz mit Mitarbeitenden aus über 55 Nationen. Wir schätzen Eigeninitiative und freuen uns über Beiträge, die echten und nachhaltigen Mehrwert schaffen.

Wir setzen uns für Chancengleichheit und ein inklusives Arbeitsumfeld ein, in dem sich alle – unabhängig von Identität oder Hintergrund – willkommen und wertgeschätzt fühlen. Davon profitieren nicht nur unsere Programme, sondern die gesamte Community.

Dein Arbeitsplatz befindet sich in Berlin-Mitte – gut erreichbar mit dem Rad oder den öffentlichen Verkehrsmitteln. Deine Pausen kannst du im Campus-Restaurant oder im Grünen direkt an der Spree genießen. Bei uns gibt’s kostenfreien Kaffee und Tee – ideal für eine entspannte Pause im Garten mit deinem Team. Unsere lebendige Community trifft sich regelmäßig zu Formaten wie Lucky Lunch, Wednesday Cookies, Orientation Days, Summer Party und Year End Event, dem ESMT-Chor und vielem mehr.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung

...und darauf, mehr über Dich und Deinen Hintergrund zu erfahren! Dabei sichten wir eingehende Bewerbungen fortlaufend und empfehlen Dir eine frühzeitige Bewerbung über unser Bewerbungsformular unter Einreichung folgender Unterlagen:

Motivationsschreiben
Lebenslauf mit relevanten Zeugnissen und Referenzen
Gehaltsvorstellungen und frühstmögliches Eintrittsdatum

Kontakt:
ESMT Berlin I Antje Mader I Human Resources Manager I Schlossplatz 1 I 10178 Berlin I Tel: 030 21231 0 I

Scope of activities

Administration

Career level

Professional

Working time

Full time

Locations

Schlossplatz 1, 10178 Berlin, Germany
Hybrid work

Employment type

Permanent employment

Contact

Antje Mader:

+4930 21231-1207

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