Assistenz Fachverfahrensbetreuer ProUmwelt/Sekretariat (m/w/d)
Landratsamt Erzgebirgskreis —Annaberg-Buchholz
- 41.638 € – 50.452 € pro Jahr
- Teilzeit
- Weiterbildungsprogramme
- Flexible Arbeitszeiten

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Landratsamt Erzgebirgskreis —Annaberg-Buchholz
Mit knapp 1.850 Beschäftigten ist die Landkreisverwaltung des Erzgebirgskreises aktuell einer der größten Arbeitgeber der Region.
41.638 € – 50.452 € pro Jahr

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Assistenz Fachverfahrensbetreuer ProUmwelt/Sekretariat (m/w/d)

Landratsamt Erzgebirgskreis -
Annaberg-Buchholz

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Details zur Stelle

Teilzeit | Vollzeit
41.638 € – 50.452 € pro Jahr

Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge
Jahressonderzahlung
Weiterbildungsprogramme
Flexible Arbeitszeiten

Qualifikationen

Bürosoftware
Finanzplanung und -analyse
Sozialversicherungsfachangestellte*r
Finanzanalyse
Handelsgesetzbuch (HGB)
Erstellung von Finanzabschlüssen
Verwaltungsfachangestellte*r
Finanzbuchhaltung
Bearbeitung eingehender Geschäftspost
Abgeschlossene Berufsausbildung
Office-Suiten

Vollständige Stellenbeschreibung

Assistenz Fachverfahrensbetreuer ProUmwelt/Sekretariat (m/w/d)

Mit knapp 1.850 Beschäftigten ist die Landkreisverwaltung des Erzgebirgskreises aktuell einer der größten Arbeitgeber der Region. Als moderne, öffentliche Verwaltung ist das Landratsamt ein verlässlicher Partner vor Ort, der durch effiziente und fachlich kompetente Arbeit den Interessen der etwa 316.000 Bürgerinnen und Bürgern des Landkreises dient.

Vertragsarten: Vollzeit,Teilzeit

Angebot

Vergütung nach dem TVöD
- bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 6
- ansonsten in Entgeltgruppe 5
sehr gute Fortbildungsmöglichkeiten
flexible Arbeitszeiten (ohne Kernzeit)
30 Urlaubstage im Kalenderjahr sowie arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12.
betriebliches Gesundheitsmanagement
betriebliche Altersvorsorge
Jahressonderzahlung
Leistungsentgelt
Rabattsystem für Mitarbeiter über corporate benefits

Aufgaben

Assistenz Fachverfahrensbetreuer ProUmwelt
- Unterstützung des Fachverfahrensbetreuers bei der Koordination und Betreuung der Arbeitsgruppen (kennzifferngesteuert) im Referat
- Erarbeitung von Arbeitsanleitungen „Schritt für Schritt“ für alle Mitarbeiter nach festen Vorgaben des Fachverfahrensbetreuers
- Pflege der Adressverwaltung Ämter/Behörden, Stammdatenverwaltung und Objektlisten in enger Abstimmung mit dem Fachverfahrensbetreuer
- Organisation (Terminfindung, Raumbuchung) von Mitarbeiterschulungen des Referates
- Hilfestellungen/Problembewältigung durch Sammeln von Problemen/Fehlern und Weitergabe an den Fachverfahrensbetreuer
- Begleitung der Digitalisierungs- und Modernisierungsprojekte im Referat in Abstimmung mit dem Fachverfahrensbetreuer bzw. nach Vorgabe durch Koordination von Besprechungen einschließlich Raumreservierung, inkl. Terminvereinbarungen, Terminüberwachung, Abstimmung von Terminen mit anderen Stellen, Vorbereitung der Termine durch Zusammenstellung relevanter Unterlagen und Informationen, Terminverfolgung, Wiedervorlage und Überwachung bis zum Abschluss eines Vorganges
Zuarbeit bei der Überwachung der Finanzen des Referates in Zusammenarbeit mit der Haushaltssachbearbeiterin des Referates
- Erstellung von Übersichten als Zuarbeit an die Haushaltssachbearbeiter des Referates zur Erstellung des Haushaltsplanes des Referats in Zusammenarbeit mit den Sachgebieten
- Führung von Übersichten zur Einhaltung des aktuellen Haushaltsplans des Referates, Feststellung von Planabweichungen/Veranlassung der Erstellung von Begründung bei Haushaltsüberschreitungen
- Zuarbeit bei der Erstellung des Jahresabschluss an den Haushaltssachbearbeiter des Referates (Rechnungsschluss, Vorlage aller Debitoren-/Kreditorenrechnungen, Bildung von Rückstellungen, Korrekturbuchungen, Umbuchungen, schriftliche und mündliche Analysen u. a.)
- Übermittlung der V-Ist Einschätzung sowie Liquiditätsplanung als quartalsmäßige Zuarbeit des Referates an den Haushaltssachbearbeiter des Referates sowie Abrechnung der Schlüsselprodukte, halbjährlich ebenfalls gegenüber dem Haushaltssachbearbeiter des Referates
- Zuarbeiten für die einzelnen Sachgebiete im Referat (insbesondere in Vorbereitung, Umsetzung, Nachbearbeitung der HH-Sachbearbeitung (insbesondere Jahresabschluss, V-Ist-Einschätzung, Liquiditätsplanung)
- Betreuung des effektiven Mitteleinsatzes im Referat, einschließlich Verbesserung, Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr
- Abwicklung des Zahlungsverkehrs des Referates im Haushaltsprogramm SASKIA, (d. h. Buchung von Ein- und Auszahlungen, Überwachung der Zahlungsströme)
- Klärung von Anfragen des SG Kasse (z. B. nicht zuzuordnende Einzahlungen, Doppelzahlungen, Korrekturbuchungen, Mahnlauf usw.)
Allgemeine Sekretariatsaufgaben
- Postein- und -ausgang für das Referat bearbeiten, Verteilung auf die zuständigen Bereiche
- Erledigung von Schriftverkehr nach Vorgabe
- Terminplanung und -koordinierung, Fristenüberwachung, Wiedervorlagen für das Referat
- Erstellung von Auswertungen und Statistiken im Referat nach Vorgabe
- Entgegennahme und schriftliche Erfassung von Bürgeranliegen/ Widersprüchen
Organisation und fristgerechte Weiterleitung von Stellungnahmen des Referats
- Entgegennahme, Erfassung und Zusammenstellung der Stellungnahmen der einzelnen Sachgebiete im Rahmen von Baugenehmigungsverfahren, Beteiligungen als Träger öffentlicher Belange sowie Genehmigungsverfahren anderer Behörden im Landratsamt ohne inhaltliche Prüfung oder Bearbeitung, Organisation und Überwachung des fristgerechten Durchlaufes der Beteiligungsverfahren einschließlich Terminüberwachung und Weiterleitung der Stellungnahmen nach festgelegten Verfahrensabläufen
- Weitergabe der Stellungnahmen an die jeweils zuständigen Sachbearbeiter bei inhaltlichen Abweichungen oder Rückfragen zur Vermeidung sich widersprechender Aussagen
- Weiterleitung der unterschriftsreifen Stellungnahmen in zusammengefasster Form zur Unterschrift an den Referatsleiter

Profil

Für die Erfüllung des Aufgabengebietes sind erforderlich:
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, Justizfachangestellten, Sozialversicherungsfachangestellten oder eine vergleichbare verwaltungsrechtliche Ausbildung (wie Angestelltenlehrgang I, Fortbildung zum Kommunalfachangestellten) oder zum Kaufmann für Bürokommunikation oder Kaufmann für Digitalisierungsmanagement
- alternativ eine erfolgreich abgeschlossene rechtliche Berufsausbildung oder (weitere) kaufmännische Berufsausbildungen
Für die Erfüllung des Aufgabengebietes sollten folgende Fach- und Sozialkompetenzen vorhanden sein:
- Kenntnisse in den Softwareanwendungen des Referates
- Kenntnisse des Verwaltungsrechts (VwVfG), Immissionsschutz-, Abfall-, Forst-, Naturschutz- und Wasserrechts (BImSchG, KrWG, BWaldG, BNatSchG, WHG sowie die dazugehörigen Landesgesetze sowie SächsKomHVO, SächsKomHVO-Doppik, SächsKomPauschVO, BGB, HGB, AO, VwV KomHSys, SächsVwKG
- eine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise sowie eine termingerechte Aufgabenerledigung
- selbstständiges Arbeiten und hohes Maß an Zuverlässigkeit
- Bereitschaft zur flexiblen Gestaltung der Arbeitszeit
- gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Office-Anwendungen)
- Führerschein Kl. B und die Bereitschaft zur Nutzung des Privat-Pkw für dienstliche Zwecke

Über uns

Bitte sehen Sie von einer Papierbewerbung oder einer Bewerbung per E-Mail ab und nutzen Sie direkt unser Onlineformular für Ihre Bewerbung. Bitte beachten Sie vor einer Bewerbung unsere Hinweise zu den Themen Schwerbehinderung und Gleichstellung, Datenschutz, Anerkennung ausländischer Bildungsabschlüsse sowie die weiteren Informationen zum Stellenbesetzungsverfahren, diese finden Sie auf der Homepage des Landratsamtes Erzgebirgskreis unter: www.erzgebirgskreis.de/landratsamt-service/aus-der-verwaltung/ausbildung-und-karriere-im-landratsamt/informationen-fuer-bewerber

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