1 beste Stelle als verwaltungskraft (m/w/d) in voll oder teilzeit in oberhausen – aktuell auf Personalsuche

Verwaltungskraft (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit
HLP – Hegemann, Lawitzke und Partner GbR —Essen
- Teilzeit
- Microsoft Word
- Organisationstalent
- Empfang
- Weiterbildungsprogramme

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Verwaltungskraft (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit

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Essen

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Details zur Stelle

Teilzeit | Vollzeit

Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge
Verkehrsanbindung
Weiterbildungsprogramme

Qualifikationen

Microsoft Word
Sachbearbeitung
Bürosoftware
Aktenablage
Einreichungsfristen-Nachverfolgung
Kalendermanagement
Empfangstätigkeiten
Organisationstalent
Empfang
Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r
Bearbeitung eingehender Geschäftspost
Büromanagement
Notarfachangestellte*r
Abgeschlossene Berufsausbildung
Office-Suiten
DATEV
Empfangsmanagement
Front-Office-Management

Vollständige Stellenbeschreibung

Sie lieben Organisation, behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren, und haben Freude daran, Menschen zu unterstützen? Dann sind Sie bei uns genau richtig.

Als Kanzleiassistenz sind Sie zentrale organisatorische Anlaufstelle unserer Kanzlei. Mit Ihrem Engagement sorgen Sie dafür, dass unsere Mitarbeitenden sich auf ihre fachliche Arbeit konzentrieren können und unsere Mandanten jederzeit professionell betreut werden.

Sie unterstützen unsere fachlich tätigen Mitarbeitenden bei allen administrativen Aufgaben, kommunizieren freundlich und professionell mit unseren Mandanten, Finanzämtern und anderen Behörden und sorgen dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos funktioniert. Zu Ihren Aufgaben gehören außerdem der Empfang unserer Mandanten, die Pflege von Stammdaten, die Anlage und Führung von Mandantenakten, die Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie die Verwaltung unserer Dokumente. Sie überwachen Fristen, unterstützen bei deren Einhaltung und stellen sicher, dass unsere kanzleiinternen Prozesse und Qualitätsstandards zuverlässig eingehalten werden. Darüber hinaus kümmern Sie sich um die Organisation und Pflege unserer Büroinfrastruktur und tragen mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Serviceorientierung und Ihrem Blick fürs Detail zu einer angenehmen, strukturierten Arbeitsatmosphäre bei.

Klingt gut? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung – unkompliziert und direkt.

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Rechtsanwalts-/Notarfachangestellte oder vergleichbar)
Erste Berufserfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich wünschenswert
Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel)
Idealerweise Erfahrung im Umgang mit digitalen Dokumenten- und Kanzleisystemen (z. B. DATEV von Vorteil, aber keine Voraussetzung)
Eigenverantwortliche, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
Freude an digitalen Arbeitsprozessen und moderner Büroorganisation
Freundliches Auftreten und Serviceorientierung im Kontakt mit Mandanten
Teamgeist, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion

Ihre Aufgaben

Organisation und Koordination des Kanzleialltags (Termine, Fristen, Abläufe)
Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost in digitaler und analoger Form sowie Dokumentenmanagement
Pflege und Strukturierung von Mandanten- und Kanzleidaten
Erstellung und Bearbeitung von Schriftverkehr und Dokumenten
Unterstützung bei der digitalen Aktenführung und Büroorganisation
Organisation und Pflege unserer Büroinfrastruktur
Mitgestaltung einer angenehmen, strukturierten und serviceorientierten Büroatmosphäre
Zentrale organisatorische Unterstützung unseres gesamten Teams – als zuverlässige Anlaufstelle für alle administrativen Themen
Mitarbeit bei der Weiterentwicklung moderner Verwaltungsprozesse
Bei Interesse auch Mitwirkung bei der laufenden, ambitionierten Fortentwicklung der Digitalisierungsprozesse in unserer Kanzlei

Ihr Arbeitsumfeld

Attraktive, überdurchschnittliche Vergütung
Moderne, digital ausgerichtete Kanzleistrukturen und Büroausstattung
Gezielte Weiterbildung und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten
Weitere Benefits wie betriebliche Altersvorsorge, Jobrad u.v.m.
Langjährig etablierte, kontinuierlich expandierende Kanzlei mit erfolgreich vollzogener Unternehmensnachfolge
Zeitgemäße, zukunftsorientierte Kanzleiführung mit flachen Hierarchien, offenen Türen und Teamgedanken
Ausgezeichnete Verkehrsanbindungen und Tiefgaragenstellplätze
Engagiertes, harmonisches Team mit ausgewogener Altersstruktur und vielfältigen Kompetenzen

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