Der Mobile Inklusionsdienst bietet derzeit vielen Kindern und Jugendlichen in Leipzig Assistenz in Kita und Schule. Für den Bereich der Verwaltung suchen wir Verstärkung für 30 Stunden/Woche (perspektivisch 35 Stunden).
Wir bieten:
- 30 Tage Urlaub + Sonderurlaubstage
- BAV und VwL
- Übernahme der Kinderbetreuungskosten in einer Känguru Kita
- Bezahlung nach Gehaltstabelle (vergleichbar mit VKA E5)
Wir erwarten:
- kaufmännische Ausbildung
- Vorbereitung des Einstellungsprozesses (Erstellung Personalbögen, Bereitstellung aller erforderlicher Unterlagen für Personal-/und Lohnbuchhaltung)
- fortwährendes Monitoring der Arbeitsvertragsdaten, rechtzeitige Absprache mit (Team-)Leitungen und Vorbereitung von Unterlagen für Weiterführung der Verträge/Zusatzvereinbarungen
- Pflege/Ablage der Mitarbeitenden-Akten (Einholung Kind-Krankenscheine, Aufenthalts-/Arbeitserlaubnisse, Fort- und Weiterbildungszertifikate etc.)
- Steuerung Onboarding (Erstellung Onboarding-Planner, Überwachung der Schritte und Aufgaben)
- Übernahme von Onboarding-Aufgaben bei Neueinstellung, Überwachung und Sicherung der einzelnen Onboarding-Abläufe (Technik-Bestellung, Terminvereinbarung für Einarbeitungsgespräche)
- Dokumentation der ausgegebenen PC-Technik für Mitarbeitenden
- Steuerung des Offboardings (Berechnung, Steuerung Abbau und Kommunikation zu Überstunden-/Urlaubskonten, Technik-Rückgabe, Archivierung, Schließung Nutzerkonten etc.)
- Erstellung und Pflege der Strukturen im MS-Teams als Grundlage für die Kommunikation mit allen Mitarbeitenden (Kanäle erstellen, erforderliche Dokumente hochladen, Verknüpfungen herstellen)
- Verwaltung und Ablage der Krankmeldungen/Kindkrankenscheine
- Übernahme des Monitorings der Arbeitszeit-Dokumentationen der Mitarbeitenden bei Abwesenheit der Teamleitungen
- Urlaubsplanung- und Bewilligung und Anpassung unter Beachtung der Vertretungsplanung der Schulferien unter Beachtung der Über-/Minusstundenentwicklung in den Arbeitszeitkonten
- Übernahme der Kommunikation mit Mitarbeitenden Einrichtungen und Familien
- Bereitstellen der Rufbereitschaft und Ansprechbarkeit für Mitarbeitende über MS Teams
- Management der Geburtstage und Glückwunsch-Post an Mitarbeitende
- Regelmäßige Meldung von Abwesenheitsgründen- und Zeiten an übergeordnete Personalverwaltung/Lohnbuchhaltung
- Post Ein- und Ausgang, Büro- und Terminorganisation in Zusammenarbeit im Verwaltungsteam
- Laufende, enge Absprachen im Verwaltungsteam, mit Teamleitungen und den Leitungen
Deine Aufgaben:
- übernimmt die tägliche Vertretungs-/Einsatzplanung der Assistenzen, Pflege der entsprechenden Unterlagen und Programme ab 06:30 Uhr/07:00 Uhr
- ist verantwortlich für die Kommunikation der Vertretungen an Mitarbeitenden Einrichtungen und Familien
- ist während ihrer Arbeitszeit ansprechbar für Fragen der Mitarbeitenden und Familien (telefonisch und per E-Mail)
- Überwacht, hinterfragt und dokumentiert Anwesenheiten Mitarbeitenden
Personen mit einer anerkannten Schwerbehinderung sind nicht nur gewünscht sondern ausdrücklich gewollt für unsere Mission Inklusion!
Gehalt: 2.278,00€ - 2.760,00€ pro Monat
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Firmenevents
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenloser Parkplatz
- Weiterbildungsprogramme
Arbeitsort: Vor Ort
