Persönliche Assistenz des Chairman (m/w/d)
Wer sind wir?
Wir sind die 2b AHEAD Unternehmensgruppe rund um eines der größten unabhängigen Zukunftsforschungsinstitute Europas. Zu unserer Unternehmensgruppe gehören neben dem Zukunftsinstitut zahlreiche weitere Unternehmen, Beteiligungen, Investmentfonds, ein Company Builder sowie internationale Technologie-Startups.
Seit mehr als 25 Jahren unterstützen wir Unternehmen, Investoren und Unternehmer dabei, die Zukunft frühzeitig zu erkennen und daraus erfolgreiche Strategien zu entwickeln. Unsere Kunden reichen von DAX-Konzernen über mittelständische Unternehmen bis hin zu Startup-Gründern und Investoren.
Unser Headquarter befindet sich im kreativen Herzen von Leipzig. Von dort aus gestalten wir gemeinsam die Zukunft von Unternehmen, Technologien und Geschäftsmodellen.
Wen wir suchen?
Zur direkten Unterstützung unseres Chairman suchen wir eine außergewöhnlich strukturierte, diskrete und durchsetzungsstarke Persönliche Assistenz.
Du übernimmst Verantwortung für das operative Management unserer Investmentfonds und arbeitest an zentralen Schnittstellen zwischen Geschäftsführung, Investoren, Portfolio-Unternehmen, Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Behörden.
Darüber hinaus erhältst du tiefe Einblicke in die Führung einer Unternehmensgruppe sowie in die Arbeit eines Venture-Capital- und Beteiligungsumfeldes.
In dieser Rolle bist du weit mehr als eine klassische Assistenz. Du fungierst als organisatorische und operative rechte Hand des Chairman und sorgst dafür, dass strategische Entscheidungen im Unternehmen konsequent umgesetzt werden.
Du koordinierst Termine, Informationen und Projekte, hältst den Kontakt zu den Bereichsleitern und stellst sicher, dass vereinbarte Maßnahmen umgesetzt werden.
Wir möchten mit Dir arbeiten, weil Du ein besonderes Zukunfts-Mindset hast!
Wir suchen Menschen, die Verantwortung übernehmen wollen und Freude daran haben, Dinge voranzutreiben.
Du erkennst Probleme frühzeitig, findest Lösungen und sorgst dafür, dass Entscheidungen umgesetzt werden.
Diskretion, Loyalität und absolute Zuverlässigkeit sind für dich selbstverständlich.
Deine Aufgaben
Direkte Unterstützung des Chairman
- Eigenständige Organisation und Priorisierung des Kalenders des Chairman
- Koordination und Abstimmung von Terminen mit internen und externen Ansprechpartnern
- Bearbeitung und Priorisierung eingehender E-Mails
- Vorbereitung von Meetings, Terminen und Reisen
- Zusammenstellung relevanter Unterlagen und Briefings
Umsetzung strategischer Entscheidungen
- Organisation und Nachbereitung von Bereichsleitermeetings
- Erstellung von Protokollen inklusive Aufgaben-, Verantwortungs- und KPI-Tracking
- Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
- Vorbereitung und Begleitung von Management-Klausuren
Aufbau und Weiterentwicklung des Processhouse
- Unterstützung der Bereichsleiter bei der Dokumentation ihrer Prozesse
- Kontrolle der Aktualität und Qualität bestehender Prozesse
- Sicherstellung der Einhaltung definierter Standards
- Kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesslandschaft
- Förderung einer prozessorientierten Unternehmenskultur
Learning Journeys und internationale Projekte
- Unterstützung bei der Planung von Learning Journeys nach Silicon Valley, China und Tel Aviv
- Abstimmung mit Projektleitern und lokalen Partnern
- Betreuung von Teilnehmern vor Ort
- Unterstützung bei Projektorganisation und Durchführung
- Begleitung von Social-Media-, Testimonial- und Videoprojekten
Operatives Fondsmanagement
- Organisation und Nachbereitung von Finanz- und Beteiligungsmeetings
- Betreuung bestehender Investoren und Ansprechpartner für Rückfragen
- Unterstützung bei der Gewinnung neuer Investoren
- Erstellung und Versand von Investorenreportings
- Organisation von Gesellschafterversammlungen
- Vorbereitung und Versand von Beschlüssen über digitale Signaturprozesse
- Koordination mit Notaren, Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten
- Sicherstellung regulatorischer Anforderungen im Bereich KYC und Geldwäscheprävention
- Betreuung und Kommunikation mit Portfolio-Unternehmen
- Einholung und Auswertung von Reportings
- Unterstützung bei Due-Diligence-Prozessen
- Verwaltung und Pflege der digitalen und physischen Dokumentation
Dein Profil
- Erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Wirtschaftswissenschaften, Finance oder einer vergleichbaren Fachrichtung
- Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Projektmanagement- oder vergleichbaren Koordinationsfunktion
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und hohe Eigenverantwortung
- Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement
- Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Durchsetzungsvermögen und Fähigkeit, Aufgaben konsequent nachzuverfolgen
- Unternehmerisches Denken und strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools und modernen Arbeitsmethoden
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Grund-Voraussetzungen:
- Die persönliche Assistenz muss vor Beginn ihrer Tätigkeit ein polizeiliches Führungszeugnis vorlegen.
Was du nur hier bekommst
- Direkte Zusammenarbeit mit dem Chairman einer internationalen Unternehmensgruppe
- Tiefe Einblicke in Unternehmensführung, Strategie und Beteiligungsmanagement
- Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
- Mitarbeit an internationalen Projekten und Learning Journeys
- Direkten Kontakt zu Investoren, Unternehmern und Führungskräften
- Ein außergewöhnliches Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum
- Die Möglichkeit, aktiv am Wachstum einer Unternehmensgruppe mitzuwirken
So geht es weiter
Du möchtest in einer Rolle arbeiten, die weit über klassische Assistenzaufgaben hinausgeht?
Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung über Indeed oder an [email protected] (Ansprechpartnerin: Vanessa Moser)
- Für den ersten Kontakt vereinbaren wir ein telefonisches Kennenlernen.
- Anschließend laden wir Dich zu einem persönlichen Gespräch ein.
- Danach lernst Du die wichtigsten Ansprechpartner und Aufgabenbereiche kennen.
Onboarding
Du erhältst ein strukturiertes und individuelles Onboarding, das Dich Schritt für Schritt an die unterschiedlichen Verantwortungsbereiche heranführt.
Dabei lernst Du sowohl die operativen Abläufe rund um den Chairman als auch die Prozesse des Fondsmanagements und der Unternehmenssteuerung kennen.
Zusätzlich wirst Du in die regulatorischen Anforderungen des Fondsmanagements eingearbeitet und erhältst die erforderlichen Schulungen im Bereich Geldwäscheprävention und Compliance.
Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung
Gehalt: 42.000,00€ - 49.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenevents
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
Bewerbungsfrage(n):
- Ist Ihnen das Arbeiten vor Ort in Leipzig möglich?
Sprache:
- Deutsch Muttersprachen-Niveau (Wünschenswert)
- Englisch verhandlungssicher (Wünschenswert)
Arbeitsort: Vor Ort
