1 beste Stelle als administrative assistant in berlin – aktuell auf Personalsuche

Team Assistant (Elternzeitvertretung) (m/f/d)
SEFE Securing Energy for Europe GmbH —Berlin
- Englisch
- Microsoft Office
- Erfahrung in der IT
- Flexible Arbeitszeiten
22 Std.

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Team Assistant (Elternzeitvertretung) (m/f/d)

SEFE Securing Energy for Europe GmbH
Berlin

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Details zur Stelle

vor 22 Stunden

Leistungen

Firmenfahrrad-Leasing
Betriebliche Altersvorsorge
Jobticket
Flexible Arbeitszeiten

Qualifikationen

Projektkoordination
Englisch
Microsoft Office
Erfahrung in der IT
Deutsch

Vollständige Stellenbeschreibung

IN KÜRZE

Die Teamassistenz übernimmt umfassende administrative und organisatorische Aufgaben, um einen reibungslosen Ablauf innerhalb des Teams sicherzustellen. Sie fungiert als zentrale Ansprechperson und Schnittstelle zwischen der Funktion und internen sowie externen Stakeholdern. Die Rolle trägt dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren, den Informationsfluss zu gewährleisten und die Produktivität insgesamt zu steigern. Dabei wird die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -verfahren sichergestellt.

IHR AUFGABENBEREICH

Bearbeitung eingehender E-Mails und Anrufe zur Sicherstellung reibungsloser Prozesse, Informationsflüsse und Compliance.
Koordination von Kalendern, Terminplanung und Organisation von Meetings.
Planung und Organisation von Besprechungen, Workshops, Offsites sowie Besuchen externer Kolleginnen. Abstimmung mit relevanten Funktionen und rechtzeitige Kommunikation aller Details (Datum, Uhrzeit, Ort etc.). Organisation von Catering und Aktivitäten nach Bedarf.
Buchung und Organisation von Reisen (Flüge, Unterkünfte, Reisepläne) zur Gewährleistung einer sicheren, gut organisierten und kosteneffizienten Reise. Unterstützung bei der Beantragung von Visa.
Unterstützung bei Budgetverfolgung, Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Verwaltung von Bestellungen zur Sicherstellung einer korrekten Finanzdokumentation. Prüfung von Ausgaben, Identifizierung von Abweichungen und Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.
Pflege aktueller und vollständiger Abteilungsunterlagen, Dateien und Materialien.
Vertrauliche Bearbeitung von Dokumenten, Vereinbarungen und Verträgen, einschließlich rechtzeitiger Prüfung und Unterzeichnung durch Führungskräfte. Rückführung unterzeichneter Dokumente an die zuständigen Abteilungen und sichere Archivierung gemäß Unternehmensrichtlinien.
Unterstützung des Joiner/Mover/Leaver-Prozesses (Beantragung von Zugangsrechten, Bestellung von IT-Hardware und Büromaterial etc.).
Unterstützung bei Sonderprojekten und Initiativen nach Vorgabe der Führungskraft oder Teammitglieder.

IHR PROFIL

Relevante Qualifikationen und nachweisbare Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen oder Assistenzfunktion.
Sehr gute Kenntnisse in IT-Tools wie Microsoft Office und SAP.
Fähigkeit zur Unterstützung von Projektkoordination (Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und Fortschritten).
Sprachkenntnisse: Deutsch auf C2-Niveau (verhandlungssicher), Englisch mindestens B2.
Teamorientierte Arbeitsweise mit hoher Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten und effektiver Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.

ÜBER UNS

SEFE ist ein international tätiges, in Europa verankertes Energieunternehmen, das mit seinen Energielösungen eine verlässliche und bezahlbare Versorgung sicherstellt. SEFE ist entlang der gesamten Energie-Wertschöpfungskette aktiv – von Beschaffung und Handel bis hin zu Vertrieb, Transport und Speicherung. Dank jahrzehntelanger Handelserfahrung und dem kontinuierlichen Ausbau des LNG-Angebots zählt SEFE mit einem jährlichen Vertriebsvolumen von mehr als 200 TWh Gas und Strom zu den wichtigsten Lieferanten für Industriekunden in Europa. Wir beliefern über 50.000 Unternehmen, von kleinen Betrieben bis hin zu Stadtwerken und multinationalen Konzernen. Durch Investitionen in saubere Energien unterstützen wir unsere Kunden bei der Dekarbonisierung und tragen aktiv zur Energiewende bei. SEFE beschäftigt weltweit über 2.000 Mitarbeitende und ist ein Unternehmen des Bundes.

Energie sichern – jetzt und für die Zukunft.

UNSERE LEISTUNGEN

Wir stehen für ein inklusives Umfeld, das Vielfalt fördert und die Entwicklung von Wissen und Fähigkeiten unterstützt und wertschätzt. Positionsunabhängig bieten wir Ihnen große Gestaltungsspielräume und eine angenehme Atmosphäre, die Sie ermutigt, sich einzubringen und Neues zu denken. Darüber hinaus gibt es zahlreiche betriebliche Benefits, wie z.B.:

Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum hybriden Arbeiten
Attraktives Vergütungspaket

Ansprechende Arbeitsumgebung in zentraler Lage

Teamorientiertes Umfeld, mit offener Feedbackkultur

Betriebsrestaurant mit gesunder und vielfältiger Essensauswahl

Job Ticket und Bike Leasing

Vorsorge- und Betriebsportangebote

Betriebliche Altersvorsorge

30 Urlaubstage sowie Sonderurlaub

#LI-JL1

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