Mercury is the European leader in construction solutions.
We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.
We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.
At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.
Key Responsibilities of the Role:
- Supervise and advise site administrators on different projects in relation to Timesheet management , travel management , vehicle management , accommodation management , Assignment of personnel and expenses
- Timesheet management Ensure all site administrators have uploaded timesheets for assigned sites and that they are accurately and efficiently updated and issued on time for entry into SAP.
- Review and ensure all timesheets for direct employees and staff are accurate and balanced with available information
- Review the regional statistics submission sent to the EHS Senior Safety Officer by the Site Manager at the end of each month travel management Make sure all site administrators book flights and hotels on time
- Support to the Project Manager, Contract Manager and Management in the approval and booking of flights
- Primary point of contact between the travel department, general manager and contract manager and the sites
- Supervision of the maintenance and updating of the staff turnover tracker for all sites.
- Vehicle management supervision. Ensure site administrators update vehicle registrations on all sites
- Support for managing driving licenses/applications, car rental application, and car tickets
- Accommodation management Handle all queries from site staff regarding your apartments in Frankfurt through the Frankfurt Accommodation Supervisor.
- Supervision of staff allocation and expenses. Maintenance monitoring and tracking of site staff movements for accurate Subsistence Reports, which need to be sent to payroll
- Monitoring of requests and monthly audits of employee expenses, main point of contact for approvals and support in the payment process
- Supervision of collection, maintenance and filing of employee documents in the file key e. sun. passport, A1, EHIC
- Monitor and approve site staff information in various records in an accurate and timely manner, sending it to the Central Office
- Supervise the maintenance of stationary levels in the office and ensure the maintenance of a stock.
- Support to be a point of contact between the site administrators, the central office and the site staff, advising if necessary and resolving problems as quickly as possible
- Support other Frankfurt based site managers when required (holiday/sick cover) and maintain staff rotation schedule for other site managers to ensure all sites are covered.
- Assist document controllers if requested. Help / assistance if necessary, with the generation / maintenance / archiving and monitoring of the O&M Manuals.
- Review and report on the file key structure making sure the general instructions are followed by everyone.
- Key file audits for all sites monthly
- Site material support with general inquiries when needed
- Point of contact and support for the General Manager, Contract Managers and Project Managers for general inquiries
Essential Criteria for the Role:
- Strong Administration with minimum 4 years’ experience
- PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
- Ability to liaise and manage all site paperwork
- Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential
- Excellent telephone manner
- Attention to detail
- Ability to multitask and work under pressure
- Strong interpersonal and organisational skills
- Pride in the quality and presentation of work
- Excellent communication skills
Mercury is an equal opportunities employer.
Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen.
Wir realisieren und managen komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen helfen dabei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen miteinander verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr ausgeprägter Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit Ergebnisse zu liefern.
Wir setzen die Visionen unserer Kunden durch zukunftsweisende Baulösungen in verschiedenen Sektoren um, darunter Enterprise-Rechenzentren, Spitzentechnologie & Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.
Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, damit sie ihre Vision von sich selbst verwirklichen können. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten zur Weiterentwicklung in einem großartigen Team in einem unterstützenden Umfeld, das es ihnen ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Hauptverantwortlichkeiten der Rolle:
- Sie betreuen und beraten die Standortleiter bei verschiedenen Projekten in Bezug auf Zeiterfassung, Reiseplanung, Fahrzeugmanagement, Unterkunftsmanagement, Personaleinsatzplanung und Spesenabrechnung.
- Zeiterfassungsmanagement Sicherstellen, dass alle Standortadministratoren die Stundenzettel für die ihnen zugewiesenen Standorte hochgeladen haben und dass diese genau und effizient aktualisiert und rechtzeitig zur Eingabe in SAP bereitgestellt werden.
- Überprüfen und sicherstellen, dass alle Stundenzettel der direkt unterstellten Mitarbeiter und des Personals korrekt sind und mit den verfügbaren Informationen übereinstimmen.
- Prüfen Sie die vom Standortleiter monatlich an den EHS-Sicherheitsbeauftragten gesendeten regionalen Statistiken. Reisemanagement: Stellen Sie sicher, dass alle Standortadministratoren Flüge und Hotels rechtzeitig buchen.
- Unterstützung des Projektmanagers, des Vertragsmanagers und des Managements bei der Genehmigung und Buchung von Flügen
- Hauptansprechpartner zwischen der Reiseabteilung, dem Geschäftsführer und dem Vertragsmanager sowie den Standorten
- Überwachung der Pflege und Aktualisierung der Personalfluktuationsübersicht für alle Standorte.
- Fahrzeugmanagementüberwachung. Stellen Sie sicher, dass die Website-Administratoren die Fahrzeugregistrierungen auf allen Websites aktualisieren.
- Unterstützung bei der Verwaltung von Führerscheinen/Anträgen, Mietwagenanträgen und Bußgeldern
- Unterkunftsverwaltung Alle Anfragen des Personals vor Ort bezüglich Ihrer Apartments in Frankfurt werden über den Unterkunftsleiter in Frankfurt abgewickelt.
- Überwachung der Personaleinsatzplanung und der Ausgaben. Überwachung der Instandhaltung und Erfassung der Bewegungen des Baustellenpersonals für genaue Spesenabrechnungen, die an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden müssen.
- Überwachung von Anträgen und monatliche Prüfungen der Mitarbeiterausgaben, Hauptansprechpartner für Genehmigungen und Unterstützung im Zahlungsprozess
- Überwachung der Sammlung, Pflege und Ablage von Mitarbeiterdokumenten im Aktenschlüssel e. Sonne. Reisepass, A1, EHIC
- Die Mitarbeiterinformationen vor Ort in verschiedenen Datensätzen werden präzise und zeitnah überwacht und genehmigt und an die Zentrale weitergeleitet.
- Überwachen Sie die Einhaltung der Lagerbestände an Büromaterial und sorgen Sie für die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Vorräte.
- Der Support soll als Ansprechpartner zwischen den Standortadministratoren, der Zentrale und den Mitarbeitern vor Ort fungieren, bei Bedarf beraten und Probleme so schnell wie möglich lösen.
- Bei Bedarf andere Standortleiter in Frankfurt unterstützen (Urlaubs-/Krankheitsvertretung) und einen Personalrotationsplan für andere Standortleiter erstellen, um sicherzustellen, dass alle Standorte abgedeckt sind.
- Unterstützen Sie die Dokumentenverantwortlichen auf Anfrage. Hilfe/Unterstützung bei Bedarf bei der Erstellung/Pflege/Archivierung und Überwachung der Betriebs- und Wartungshandbücher.
- Überprüfen und berichten Sie über die Dateischlüsselstruktur und stellen Sie sicher, dass die allgemeinen Anweisungen von allen eingehalten werden.
- Monatliche Überprüfung wichtiger Dateien für alle Standorte
- Unterstützung bei der Baustellenausstattung und Beantwortung allgemeiner Anfragen bei Bedarf
- Ansprechpartner und Unterstützung für den Geschäftsführer, die Vertragsmanager und die Projektmanager bei allgemeinen Anfragen
Wesentliche Kriterien für die Stelle:
- Starke Führungskompetenz mit mindestens 4 Jahren Berufserfahrung
- Sicherer Umgang mit dem PC und Kompetenz in Microsoft Word, Excel und Outlook.
- Fähigkeit zur Kommunikation und Verwaltung aller Baustellenunterlagen
- Erfahrung in der Bau- oder Ingenieurbranche ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
- Ausgezeichnete Umgangsformen am Telefon
- Liebe zum Detail
- Fähigkeit zum Multitasking und Arbeiten unter Druck
- Ausgeprägte zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten
- Stolz auf die Qualität und Präsentation der Arbeit
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.
