Mercury is the European leader in construction solutions.
We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.
We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.
At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.
Key Responsibilities of the Role
- Gathering information for implementing the new project.
- Documenting the project details.
- Working on Digital platforms such BIM 360, ACC, Procore, CX Alloy and Asite etc.
- Management of document control software system ensuring that all parties receive adequate training and then use the system.
- Ensuring the timely distribution of documents & drawings to project personnel.
- Working in accordance with company procedures & guidelines.
- Distribution of drawing transmittals, Reviews, RFI’s and submittals to client, designers and subcontractors.
- Submission of documents and creating transmittals
- Receiving and full quality check of all drawings and documents transmitted by the lead consultants.
- Implementing and checking the naming convention on the project as per the company and project requirements.
- Tracking the pending documents through weekly progress reports.
- Notifying the involved for taking appropriate action on the pending documents.
- Export files in the required format.
- Managing and tracking the time management system, reporting regularly.
- Return of quarantined documents to the issuer for full correction and re-issue.
- Maintenance of controlled document registers and associated documentation.
- Update the master document register (MIDP) on daily basis.
- BIM360 (or any other platform used on the project) Administration: adding members licenses, adding new companies.
- Implement, upload and manage the O&M file on the project and transfer all the information to the client platform as per the project requirements.
- Full control of Mercury platform and the client platform.
- Assistance with day to day activities, including administration duties, helping develop SOP’s, training, Document creation etc.
- Producing different reports for PM, Client, BI.
- Data entry on SAP, Running SAP reports and queries.
- Maintain up to date Org Charts.
- Taking meeting minutes where required for PM.
- Liaising with Scheduler, Safety Manager, Client, project team ..etc.
- Developing and maintaining filing systems.
- General Administration including typing, printing.
- Cover for the Time Administration of the Project when required.
- All other duties associated with this role.
Essential Criteria for the Role:
- Strong Administration experience
- Min 2 years relevant experience
- Fluent in English language
- PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
- Ability to liaise and manage all site paperwork
- Excellent telephone manner
- Attention to detail
- Ability to multitask and work under pressure
- Strong interpersonal and Organisational skills
- Pride in the quality and presentation of work
- Excellent communication skills
Desirable Criteria:
- Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential
- Experience using document management system BIM360 / ACC
- SAP experience advantage but not essential as full training will be given
- Country language advantageous.
Mercury is an equal opportunities employer.
Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen.
Wir erstellen und verwalten komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen tragen dazu bei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr scharfer Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit zu liefern.
Wir verwirklichen die Visionen unserer Kunden durch modernste Baulösungen in verschiedenen Sektoren, darunter: Unternehmensrechenzentren, fortschrittliche Technologie und Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren, Brandschutz.
Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, ihre Vision von sich selbst zu verwirklichen. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten, sich in einem großartigen Team und einem unterstützenden Umfeld weiterzuentwickeln, in dem sie ihr volles Potenzial entfalten können.
Hauptverantwortlichkeiten der Rolle:
- Sammeln von Informationen zur Umsetzung des neuen Projekts.
- Dokumentieren der Projektdetails.
- Arbeiten auf digitalen Plattformen wie BIM 360, ACC, Procore, CX Alloy und Asite usw.
- Verwaltung des Dokumentenkontroll-Softwaresystems, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten eine angemessene Schulung erhalten und das System anschließend verwenden.
- Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung von Dokumenten und Zeichnungen an das Projektpersonal.
- Arbeiten in Übereinstimmung mit den Unternehmensabläufen und -richtlinien.
- Verteilung von Zeichnungsübermittlungen, Überprüfungen, RFIs und Einreichungen an Kunden, Designer und Subunternehmer.
- Einreichung von Dokumenten und Erstellen von Übermittlungen
- Empfang und vollständige Qualitätskontrolle aller von den leitenden Beratern übermittelten Zeichnungen und Dokumente.
- Implementieren und Überprüfen der Namenskonvention im Projekt gemäß den Unternehmens- und Projektanforderungen.
- Verfolgen Sie die ausstehenden Dokumente durch wöchentliche Fortschrittsberichte.
- Benachrichtigen Sie die Beteiligten, damit diese die entsprechenden Maßnahmen bezüglich der ausstehenden Dokumente ergreifen können.
- Exportieren Sie Dateien im erforderlichen Format.
- Verwalten und Verfolgen des Zeitmanagementsystems, regelmäßiges Berichten.
- Rücksendung unter Quarantäne gestellter Dokumente an den Herausgeber zur vollständigen Korrektur und Neuausstellung.
- Pflege kontrollierter Dokumentenregister und zugehöriger Dokumentation.
- Aktualisieren Sie das Master Document Register (MIDP) täglich.
- BIM360 (oder jede andere im Projekt verwendete Plattform) Verwaltung: Hinzufügen von Mitgliederlizenzen, Hinzufügen neuer Unternehmen.
- Implementieren, hochladen und verwalten Sie die O&M-Datei für das Projekt und übertragen Sie alle Informationen gemäß den Projektanforderungen auf die Client-Plattform.
- Vollständige Kontrolle über die Mercury-Plattform und die Client-Plattform.
- Unterstützung bei alltäglichen Aktivitäten, einschließlich Verwaltungsaufgaben, Mithilfe bei der Entwicklung von SOPs, Schulungen, Dokumenterstellung usw.
- Erstellen verschiedener Berichte für PM, Client, BI.
- Dateneingabe in SAP, Ausführen von SAP-Berichten und -Abfragen.
- Halten Sie Organigramme auf dem neuesten Stand.
- Führen Sie bei Bedarf Protokolle von Besprechungen mit dem PM.
- Zusammenarbeit mit Planer, Sicherheitsmanager, Kunde, Projektteam usw.
- Entwickeln und Pflegen von Ablagesystemen.
- Allgemeine Verwaltung, einschließlich Tippen und Drucken.
- Übernehmen Sie bei Bedarf die Zeitverwaltung des Projekts.
- Alle anderen Aufgaben, die mit dieser Rolle verbunden sind.
Wesentliche Kriterien für die Rolle:
- Starke Verwaltungserfahrung
- Mindestens 2 Jahre einschlägige Erfahrung
- Fließend in englischer Sprache
- PC-Kenntnisse mit Kenntnissen in Microsoft Word, Excel, Outlook
- Fähigkeit zur Kontaktaufnahme und Verwaltung des gesamten Papierkrams vor Ort
- Hervorragende telefonische Art
- Liebe zum Detail
- Fähigkeit zum Multitasking und Arbeiten unter Druck
- Starke zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten
- Stolz auf die Qualität und Präsentation der Arbeit
- Exzellente Kommunikations Fähigkeiten
Wünschenswerte Kriterien:
- Erfahrung in der Bau- oder Maschinenbaubranche von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich
- Erfahrung im Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem BIM360 / ACC
- SAP-Erfahrungsvorteil, aber nicht unbedingt erforderlich, da eine vollständige Schulung durchgeführt wird
- Landessprache von Vorteil.
Mercury ist ein Arbeitgeber für Chancengleichheit.
