Kaufmännische Assistenz (m/w/d)
Schwerpunkt Abrechnung und Personalverwaltung
Vollzeit bei 37 Stunden pro Woche | Standort Barsinghausen | Start nach Vereinbarung
Vollzeit muss nicht 40 Stunden bedeuten
Du arbeitest gerne mit Zahlen, behältst Fristen zuverlässig im Blick und möchtest trotzdem mit Menschen statt nur mit Tabellen zu tun haben?
Dann sollten wir uns kennenlernen.
Happy Evolution begleitet Kinder und Jugendliche im Schul- und Kita-Alltag. Damit sich unsere pädagogischen Mitarbeitenden auf diese wichtige Arbeit konzentrieren können, braucht es im Hintergrund Menschen, die für verlässliche Abläufe sorgen.
Dafür suchen wir eine kaufmännische Assistenz, die sorgfältig arbeitet, Verantwortung übernimmt und unser Büro mit Ruhe, Übersicht und Freundlichkeit unterstützt.
Deine Aufgabe bei uns
Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung, der pädagogischen Leitung und unserer Teamleitung zusammen. Dabei bist du ein wichtiger Teil unserer täglichen Abläufe und keine unsichtbare Kraft im Hintergrund.
Deine beiden Schwerpunkte sind die Abrechnung unserer Leistungen und die Unterstützung bei der Personalverwaltung.
Deine Aufgaben im Bereich Abrechnung
- Vorbereitung, Prüfung und Bearbeitung unserer Leistungsabrechnungen
- Kontrolle von Stundennachweisen und weiteren Abrechnungsunterlagen
- Abgleich erbrachter Leistungen mit Bewilligungen und vereinbarten Stunden
- Erstellung und Versand von Rechnungen an die zuständigen Kostenträger
- Pflege von Abrechnungsdaten und digitalen Unterlagen
- Überwachung von Fristen, Bewilligungszeiträumen und offenen Vorgängen
- Prüfung von Zahlungseingängen und Klärung von Unstimmigkeiten
- Freundliche und verlässliche Kommunikation mit Kostenträgern und anderen beteiligten Stellen
- Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung und das Steuerbüro
Deine Aufgaben in der Personalverwaltung
- Pflege von Personalstammdaten und digitalen Personalakten
- Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und weiteren Personalunterlagen
- Erfassung und Kontrolle von Arbeitszeiten, Urlaub und Krankmeldungen
- Vorbereitung der notwendigen Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Abstimmung mit dem Lohnbüro beziehungsweise Steuerbüro
- Unterstützung bei Eintritten, Veränderungen und Austritten von Mitarbeitenden
- Kontrolle wichtiger Nachweise und Bescheinigungen
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen
- Erstellung von Bescheinigungen und allgemeiner Schriftverkehr
- Vertraulicher und verantwortungsvoller Umgang mit persönlichen Daten
Darüber hinaus unterstützt du uns bei allgemeinen Büroaufgaben und hilfst dabei, unsere Abläufe übersichtlich, verständlich und zuverlässig zu gestalten.
Das bringst du mit
Wir suchen keinen Menschen, der einfach nur Aufgaben abarbeitet. Wir wünschen uns jemanden, der mitdenkt, Unstimmigkeiten erkennt und Fragen stellt, wenn etwas nicht zusammenpasst.
Das solltest du mitbringen:
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise Berufserfahrung in der Abrechnung, Verwaltung oder Personalsachbearbeitung
- Ein gutes Verständnis für Zahlen und kaufmännische Zusammenhänge
- Eine sorgfältige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise
- Sicherheit im Umgang mit gängigen Computerprogrammen
- Freude daran, sich in digitale Abläufe und neue Programme einzuarbeiten
- Einen freundlichen und klaren Kommunikationsstil
- Verschwiegenheit und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Informationen
- Die Fähigkeit, auch bei mehreren offenen Aufgaben den Überblick zu behalten
- Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen
Erfahrungen mit Abrechnungen gegenüber Jugendämtern oder anderen Kostenträgern sind hilfreich, aber keine zwingende Voraussetzung. Wenn die kaufmännischen Grundlagen stimmen, arbeiten wir dich in die Besonderheiten unseres Bereichs ein.
Was dich bei Happy Evolution erwartet
Bei uns bist du nicht einfach „für den Papierkram zuständig“. Deine Arbeit sorgt dafür, dass Mitarbeitende pünktlich ihre Unterlagen erhalten, Leistungen richtig abgerechnet werden und unser Unternehmen verlässlich arbeiten kann.
Wir bieten dir:
- Eine Vollzeitstelle mit nur 37 Stunden pro Woche
- Planbare Arbeitszeiten und ein verlässliches monatliches Gehalt
- Eine abwechslungsreiche Aufgabe mit klarer Verantwortung
- Eine gründliche und persönliche Einarbeitung
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Kurze Entscheidungswege und offene Kommunikation
- Die Möglichkeit, eigene Ideen zur Verbesserung unserer Abläufe einzubringen
- Ein wertschätzendes und engagiertes Team
- Regelmäßige Fortbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Ein vollständig übernommenes Deutschlandticket
- Eine betriebliche Altersvorsorge
- Zuschussprogramme für deine Gesundheit
- Eine Baumpatenschaft in Deutschland
- Eine Tätigkeit in einem Unternehmen, dessen Arbeit für Kinder und Familien einen echten Unterschied macht
Über Happy Evolution
„Happy Evolution“ bedeutet glückliche Entwicklung.
Wir begleiten Kinder und Jugendliche dabei, sicherer, selbstständiger und besser eingebunden am Schul- und Kita-Alltag teilzunehmen. Dabei schauen wir auf den einzelnen Menschen, seine Stärken und seine Möglichkeiten.
Damit diese Arbeit gelingt, müssen auch hinter den Kulissen die Abläufe stimmen. Genau dabei brauchen wir deine Unterstützung.
Klingt das nach dir?
Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.
Schick uns deine Bewerbung oder zunächst einfach ein paar persönliche Zeilen an:
Happy Evolution
Bahnhofstraße 11
30890 Barsinghausen
E-Mail: [email protected]
Telefon: 05105 5916560
Du erfüllst nicht jeden einzelnen Punkt, glaubst aber, dass du gut zu uns passt? Dann bewirb dich trotzdem. Ein Lebenslauf zeigt schließlich nicht alles, was einen Menschen ausmacht.
Komm zu Happy Evolution und sorge gemeinsam mit uns dafür, dass aus vielen einzelnen Aufgaben ein verlässliches Ganzes wird.
Gehalt: 19,00€ - 25,00€ pro Stunde
Erwartete Arbeitsstunden: 37.0 pro Woche
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenevents
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenbeteiligung am Arbeitsweg
- Weiterbildungsprogramme
Arbeitsort: Vor Ort
Voraussichtliches Einstiegsdatum: 01.10.2026
