In der Funktion als Office Manager/in (m/w/d) bist du eine tragende Säule von VitaForst: Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem:
Allgemeine Büroorganisation:
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Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros
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Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen
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Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz
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Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
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Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand
Buchhaltung und Finanzverwaltung:
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Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten
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Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
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Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam
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Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel
Personalverwaltung:
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Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung
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Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen
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Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen
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Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten
Datenverwaltung und -dokumentation:
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Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken
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Archivierung von Dokumenten und Akten
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Erstellung von Berichten und Präsentationen
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Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation
Digitalisierung und Prozessmanagement:
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Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse
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Einführung und Nutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung
Unterstützung des Teams:
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Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen
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Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien
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Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern
Business Development:
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Unterstützung der Geschäftsleitung bei der langfristigen Unternehmensentwicklung
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Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potentielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen
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Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
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Ergänzt durch Weiterbildungsmaßnahmen als Prozessmanager, im Lean-Management, Six Sigma etc.
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Erfahrung in der Büroadministration und -organisation
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Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)
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Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools
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Strategische Denk- und Handlungsweise
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Ausgeprägte Fertigkeiten in der Digitalisierung/Automatisierung mit beispielsweise Make/Zapier/Power-Automate
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Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung
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Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten
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Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten
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Zuverlässigkeit und Genauigkeit in der Arbeit
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Interesse an der Forstwirtschaft und Dachbegrünung
