Schüber Ingenieure ist ein familiengeführtes Ingenieur- und Gebäudetechnikunternehmen in Freiburg. Seit vielen Jahren betreuen wir Kunden aus Industrie, Verwaltung, Gesundheitswesen, Hotellerie, Handel und Forschung – mit ganzheitlichen Lösungen in den Bereichen Planung, Gebäudeautomation, Montage, Wartung und Kundendienst.
Für unser Office- und Verwaltungsteam suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die Organisation, Kommunikation und Koordination sicher im Griff hat und zugleich Verantwortung für die Führung und Steuerung des Teams übernimmt. Die Position verbindet Office Management, kaufmännische Verwaltung, Projekt- und Servicekoordination sowie eine Teamleitungsfunktion im administrativen Tagesgeschäft.
In dieser Rolle bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, Technik, Kunden und Lieferanten. Du sorgst dafür, dass Abläufe strukturiert funktionieren, Fristen eingehalten werden, Aufgaben sinnvoll priorisiert und verteilt werden und das Office-Team im Tagesgeschäft verlässlich gesteuert wird.
Das spricht für Schüber Ingenieure:
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familiengeführtes Unternehmen mit langfristiger Perspektive
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verantwortungsvolle Doppelfunktion aus Office Management, Verwaltung und Teamleitung
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zentrale Schnittstellenfunktion mit Gestaltungsspielraum
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abwechslungsreiche Aufgaben in einem technischen Umfeld
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moderner Arbeitsplatz in Freiburg
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gute Bezahlung – je nach Erfahrung ca. 45.000 bis 60.000 € brutto/Jahr
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30 Tage Urlaub plus 6 Gleitzeittage
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flexible Arbeitszeit und freitags früher Feierabend
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helles, modernes Büro mit höhenverstellbaren Schreibtischen
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gutes Betriebsklima, starkes Teamgefühl und gemeinsame Events
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JobRad, Hansefit und moderne Küche
In dieser Position laufen Office, Verwaltung, Projektorganisation und administratives Tagesgeschäft zusammen. Die Stelle verbindet kaufmännische Aufgaben, Servicekoordination, strukturierte Kommunikation, Unterstützung der Geschäftsleitung und die fachliche Führung bzw. Koordination des Office-Teams.
Zu den Aufgaben gehören insbesondere:
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Teamkoordination und Aufgabensteuerung innerhalb des Office- und Verwaltungsteams
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Priorisierung und Verteilung von Aufgaben sowie Nachverfolgung offener Punkte und Entscheidungen
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Sicherstellung interner Abläufe und Prozesse im administrativen Tagesgeschäft
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Überwachung und Nachverfolgung von Fristen, Terminen und Wiedervorlagen
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Organisation und Koordination von Wartungen, Instandsetzungen und Störungsdiensten
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Kundenbetreuung sowie zentrale Ansprechfunktion im Projekt- und Servicegeschäft
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Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen und Projektunterlagen inklusive Materialbestellungen
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Termin-, Einsatz- und Ressourcenplanung für Mitarbeitende
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Datenpflege von Service-, Projekt- und Stammdaten
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Vorbereitung, Prüfung und Nachbearbeitung von Arbeits- und Wartungsberichten
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Fakturierung und Rechnungsstellung
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Betreuung von Telefon, E-Mail und Anrufbeantworter
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Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft, z. B. bei Terminen, Unterlagen, Korrespondenz und Wiedervorlagen
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Sicherstellung einer klaren und professionellen internen und externen Kommunikation
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Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung bzw. eine vergleichbare Qualifikation
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Berufserfahrung in Office Management, Verwaltung, Assistenz, Projektkoordination, Servicekoordination oder kaufmännischer Organisation
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Erfahrung in der Koordination von Teams, Aufgaben oder administrativen Abläufen
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Organisationstalent mit sicherem Blick für Termine, Prioritäten, Fristen und Prozesse
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Kaufmännisches Verständnis für Angebote, Aufträge, Rechnungen und Projektunterlagen
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Sicherer Umgang mit MS Office und eine strukturierte digitale Arbeitsweise
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Serviceorientierte, klare und verbindliche Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitenden, Lieferanten und externen Partnern
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Eigenverantwortliche, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
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Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten
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Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
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Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und den Überblick zu behalten
Das zeichnet dich aus:
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Erfahrung und Souveränität im administrativen Tagesgeschäft
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Strukturierte Arbeitsweise, auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen
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Hohe Priorisierungsfähigkeit und lösungsorientiertes Denken
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Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Verlässlichkeit
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Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Loyalität
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Führungskompetenz bzw. die Fähigkeit, Aufgaben klar zu koordinieren und Mitarbeitende im Tagesgeschäft mitzunehmen
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Vorausschauendes Mitdenken und die Fähigkeit, die Geschäftsleitung wirksam zu entlasten
Neben den bereits genannten Rahmenbedingungen spricht für Schüber Ingenieure vor allem die besondere Mischung aus Verantwortung, Teamnähe und abwechslungsreichen Aufgaben.
Zusätzlich spricht für diese Position:
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Verantwortungsvolle Doppelfunktion aus Office Management, Verwaltung und Teamkoordination
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Zentrale Rolle im Tagesgeschäft mit direktem Kontakt zu Geschäftsleitung, Technik, Kunden und Lieferanten
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Möglichkeit, interne Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
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Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Office, Projektkoordination, Serviceorganisation und kaufmännischer Verwaltung
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Kurze Entscheidungswege in einem familiengeführten Unternehmen
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Strukturierte Einarbeitung in das technische Umfeld der Gebäudetechnik
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Kollegiales Team mit gutem Zusammenhalt und wertschätzendem Miteinander
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Gemeinsame Events, bei denen auch der persönliche Austausch nicht zu kurz kommt
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Sarah Carl
SCHÜBER INGENIEURE GmbH
Gebäudetechnik
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