Stellenbeschreibung
Über uns
Die Smart MINDS GmbH mit Sitz in Potsdam entwickelt und realisiert außergewöhnliche Markenauftritte, Messekonzepte, Events und Erlebniswelten für nationale und internationale Kunden. Von der strategischen Konzeption über die kreative Gestaltung bis zur Umsetzung begleiten wir Projekte ganzheitlich und schaffen Erlebnisse, die Marken nachhaltig erlebbar machen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige und strukturierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit, die unsere Geschäftsleitung sowie das Team im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft unterstützt.
In dieser Position sind Sie zentrale Schnittstelle im Unternehmen, koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und sorgen für einen reibungslosen Ablauf der administrativen und organisatorischen Aufgaben. Sie tragen maßgeblich dazu bei, die Effizienz und Professionalität unserer Geschäftsprozesse sicherzustellen und entlasten die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft.
Aufgaben
- Eigenständige Terminplanung und -koordination für die Geschäftsführung
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Organisation, Koordination und Nachverfolgung administrativer Aufgaben und Termine
- Allgemeine Büroorganisation und Sicherstellung reibungsloser interner Abläufe
- Planung und Organisation von Geschäftsreisen einschließlich Reisebuchungen und Logistik
- Unterstützung im Back Office sowie bei organisatorischen und administrativen Prozessen
- Erfassung, Prüfung und Verwaltung von Belegen und Unterlagen
- Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen für die Steuerberatung
- Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Daten und Ablagestrukturen
- Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Kommunikation mit Dienstleistern, Kunden und Geschäftspartnern
Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management, Teamassistenz oder vergleichbaren Funktionen
- Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick und hohe Serviceorientierung
- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
- Erfahrung im Bereich vorbereitende Buchhaltung von Vorteil
- Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Freundliches und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Hohe Eigeninitiative und Teamfähigkeit
- sehr gute Deutschkenntnisse und Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Ein modernes und kreatives Arbeitsumfeld in einem engagierten Team
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen einer Teilzeitbeschäftigung
- Homeoffice-Möglichkeiten sowie mobiles Arbeiten
- Kurze Entscheidungswege und eigenverantwortliches Arbeiten
- Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und Raum für eigene Ideen
- Einen attraktiven Arbeitsplatz am Standort Potsdam
Bewerbung
Sie arbeiten gerne strukturiert, behalten auch in dynamischen Situationen den Überblick und möchten aktiv zum Erfolg eines kreativen Unternehmens beitragen?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellung.
Standort: Potsdam
Arbeitszeit: Teilzeit
Arbeitsmodell: Hybrid (Büro, tlw. Homeoffice und mobiles Arbeiten)
Eintritt: Ab sofort
Gehalt: 2.136,67€ - 5.665,83€ pro Monat
Leistungen:
- Firmenevents
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenlose Getränke
- Weiterbildungsprogramme
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 14469 Potsdam
