Stellenbeschreibung
Wir suchen eine engagierte Rezeptionistin (m/w/d) zur Verstärkung unseres Teams. In dieser Position sind Sie die erste Anlaufstelle für unsere Gäste, Patient:innen oder Kund:innen und tragen maßgeblich zu einem positiven ersten Eindruck unseres Unternehmens bei. Sie übernehmen die Organisation des Empfangsbereichs, koordinieren Termine und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Front Office. Ihre freundliche Art und Ihr Organisationstalent sind die Grundlage für eine professionelle und serviceorientierte Betreuung unserer Besucher:innen.
Aufgaben
- Freundliche Begrüßung und Betreuung unserer Gäste, Patient:innen oder Kund:innen
- Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate unter Nutzung von Multi-line phone systems
- Organisation und Koordination von Terminen sowie Verwaltung von Terminkalendern
- Bearbeitung der eingehenden Post und E-Mails sowie Dokumentation relevanter Informationen
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Akten
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Büroalltag
- Sicherstellung eines gepflegten Empfangsbereichs und einer angenehmen Atmosphäre
- Multilinguale Kommunikation mit internationalen Gästen oder Klient:innen (optional)
Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation ist wünschenswert
- Erfahrung im Empfangsbereich oder in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Fremdsprachenkenntnisse sind optional, aber vorteilhaft
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und Outlook
- Erfahrung im Umgang mit Multi-line phone systems ist wünschenswert
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten
- Organisationstalent, Flexibilität und Serviceorientierung
- Teamfähigkeit sowie selbstständige Arbeitsweise
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie kennenzulernen!
Art der Stelle: Teilzeit
Leistungen:
Arbeitsort: Vor Ort
