Die European Pallet Association e.V. (EPAL) mit Sitz in Düsseldorf organisiert als internationaler Wirtschaftsverband den EPAL-Palettenpool. Mit aktuell mehr als 670 Mio. EPAL Europaletten im Umlauf ist der EPAL Palettenpool der größte offene Palettenpool der Welt. EPAL ist mit mehr als 1.750 Lizenznehmern sowie mit nationalen Mitgliedsverbänden und eigenen Mitarbeitern weltweit in mehr als 40 Ländern aktiv.
Die Marke EPAL steht für Qualität, Sicherheit und Nachhaltigkeit in der Logistik. Der Tausch von EPAL Europaletten ist seit vielen Jahren ein Musterbeispiel für Nachhaltigkeit und Kreislaufwirtschaft und leistet durch die Vermeidung von Kunststoff und CO2-Emissionen einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz und Klimaschutz.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n engagierten
Mitarbeiter/in Administration & Office Management
(m/w/d)
in Teilzeit (4 Stunden/Tag)
für unsere Zentrale in Düsseldorf.
In dieser vielseitigen Position sorgen Sie dafür, dass organisatorische und administrative Abläufe im Tagesgeschäft reibungslos funktionieren. Sie sind zentrale Ansprechperson für zahlreiche interne Themen und unterstützen das Team insbesondere in den Bereichen Personaladministration, Sitzungs- und Veranstaltungsorganisation sowie Office Management.
Team-Assistenz
- Unterstützung der Geschäftsleitung und Abteilungsleitungen in administrativen Angelegenheiten
- Ansprechpartner/in für Kolleginnen und Kollegen sowie externe Kontakte
- Bearbeitung von Eingangspost und Ablage von digitalen Dokumenten
- Sicherstellung einer funktionierenden Büroinfrastruktur
- Koordination administrativer Tätigkeiten
Office Management
- Organisation des laufenden Bürobetriebs
- Koordination von Dienstleistern, Vermietung und Hausverwaltung
- Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
- Überwachung von Reinigungs- und Serviceleistungen
Personaladministration
- Personalplanung (Wochen-, Urlaubs- und Abwesenheitsplanung)
- Verwaltung von Personalunterlagen und Bewerbermanagement
- Zusammenarbeit mit der externen Personalbuchhaltung
- Betreuung der Zeiterfassung
Veranstaltungsorganisation und Sitzungsmanagement
- Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Vorstands- und Gremiensitzungen
- Erstellung und Bereitstellung sowie digitale Verwaltung von Sitzungsunterlagen
- Teilnehmer-Management
- Planung und Koordination von organisatorischen Abläufen
- Auswahl und Buchung von Hotels, Konferenzorten und Restaurants
- Rechnungsprüfung in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Office Management, in der Personaladministration, Teamassistenz oder einer vergleichbaren Funktion
- Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion, insbesondere im Umgang mit personenbezogenen und vertraulichen Informationen
- Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude daran, unterschiedliche Themen zuverlässig zu koordinieren
- Ausgeprägte Serviceorientierung sowie verbindliches und freundliches Auftreten
- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-365-Anwendungen und digitalen Ablage- und Dokumentenmanagementsystemen
- Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil
Was Sie bei uns erwartet
- Ein sicherer und unbefristeter Arbeitsplatz in einem internationalen Umfeld
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielfältigen organisatorischen Aufgaben
- Selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten in einem harmonischen Team
- Flexible Arbeitszeiten
- Eine attraktive Vergütung
- Ein modernes Arbeitsumfeld mit sehr guter Verkehrsanbindung
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann werden Sie Teil unseres Teams! Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins.
Bitte senden Sie Ihre Unterlagen bis spätestens 04. September 2026 an: [email protected]
Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Düsseldorf, 17. August 2026
European Pallet Association e.V. (EPAL)
Hamborner Str. 55, 40472 Düsseldorf
+49 211 98 480 48 – 0
www.epal.eu
Gehalt: 1.800,00€ - 2.400,00€ pro Monat
Leistungen:
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
Arbeitsort: Vor Ort
