Stellenbeschreibung – Business Administration Manager (Deutschland)
Arbeitsort: Duisburg (Büropräsenz)
Sprachkenntnisse: Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich.
Zweck der Position
Sie übernehmen die umfassende administrative, kaufmännische und operative Unterstützung der OPEX Business Machines GmbH und sorgen für einen effizienten und reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts in der DACH-Region.
Unternehmensadministration
- Erste Ansprechperson für administrative Angelegenheiten des deutschen Standorts.
- Koordination der Büroorganisation und des Facility Managements.
- Pflege von Unternehmensunterlagen, Dokumentationen und Geschäftsakten.
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs aller administrativen Tätigkeiten.
Kunden- und Lieferantenadministration
- Betreuung der täglichen Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.
- Erstellung von Angeboten, Verkaufsunterlagen und weiterer Geschäftskorrespondenz.
- Pflege und Aktualisierung von Kunden-, Lieferanten- und Unternehmensdaten in den firmeneigenen Systemen.
- Zusammenarbeit mit internen Abteilungen zur effizienten Bearbeitung von Kunden- und Lieferantenanliegen.
- Aufbau und Pflege vertrauensvoller Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und weiteren externen Geschäftspartnern.
Finanzadministration
- Unterstützung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung.
- Bearbeitung und Prüfung von Lieferantenrechnungen.
- Unterstützung bei der Abstimmung von Kunden- und Lieferantenkonten.
- Abstimmung mit der Finanzabteilung hinsichtlich offener Kundenforderungen.
- Mitwirkung bei administrativen Tätigkeiten im Rahmen des Monatsabschlusses.
Reporting
- Erstellung operativer und kaufmännischer Berichte.
- Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Unternehmensdatenbanken.
- Unterstützung des Management-Reportings.
- Überwachung relevanter administrativer Kennzahlen (KPIs).
Compliance
- Pflege der Dokumentation gemäß den Unternehmensrichtlinien.
- Unterstützung bei internen und externen Audits.
- Sicherstellung der Einhaltung deutscher gesetzlicher sowie administrativer Anforderungen.
Personaladministration
- Unterstützung beim administrativen Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden.
- Pflege von Personalakten und personalbezogenen Unterlagen.
- Unterstützung bei allgemeinen administrativen HR-Aufgaben.
- Kommunikation mit externen Dienstleistern und Behörden, sofern erforderlich.
Operative Unterstützung
- Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Bereichen Vertrieb, Service und Finanzen.
- Unterstützung operativer Projekte und Initiativen.
- Identifikation von Optimierungsmöglichkeiten für administrative Prozesse und Effizienzsteigerungen.
- Mitwirkung bei der Einführung neuer Verfahren und bewährter Arbeitsmethoden.
Sonstige Aufgaben
- Übernahme weiterer angemessener Aufgaben entsprechend der Position.
- Wahrung der Vertraulichkeit in allen geschäftlichen Angelegenheiten.
- Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sowie der Vorgaben zu Arbeitsschutz und Sicherheit.
- Aktive Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung administrativer und operativer Prozesse.
Job Type: Full-time
Pay: 40.000,00€ - 55.000,00€ per year
Work Location: In person
