Für einen gehobenen Privathaushalt in Berlin suchen wir eine zuverlässige, diskrete und sehr gut organisierte Private Assistant / Household Manager (m/w/d), die die Organisation und Koordination des Haushalts eigenständig übernimmt.
Im Haushalt sind bereits Haushaltskräfte tätig. Der Schwerpunkt der Position liegt daher nicht auf klassischen Reinigungstätigkeiten, sondern auf der vorausschauenden Organisation des Haushalts, der Koordination der Haushaltskräfte und Dienstleister sowie der persönlichen Unterstützung im Alltag und bei Reisen.
Deine Aufgaben
Haushaltsmanagement
- Organisation und Koordination sämtlicher Abläufe im Haushalt
- Einsatzplanung und Aufgabenkoordination der vorhandenen Haushaltskräfte
- Sicherstellung und Kontrolle definierter Haushalts- und Qualitätsstandards
- Organisation von Grundreinigungen und saisonalen Aufgaben
- Koordination des Haushalts während längerer Abwesenheiten
- Vorbereitung des Haushalts vor Abreise und Rückkehr
- Bestandskontrolle und Nachbestellung von Haushalts- und Verbrauchsartikeln
Garderobenmanagement
- Organisation und Strukturierung der Garderobe
- Sicherstellung einer einheitlichen und nachvollziehbaren Schrankordnung
- Organisation saisonaler Garderobenwechsel
- Koordination von Reinigung, Schneiderei, Schuster und Reparaturen
- Organisation und Pflege von Schuhen, Taschen und empfindlichen Kleidungsstücken
- Vorbereitung und Zusammenstellung von Outfits nach Bedarf
Reise- & Koffermanagement
- Vorbereitung von Reisen anhand von Reisedauer, Wetter und geplanten Aktivitäten
- Erstellung und Pflege persönlicher Packlisten
- Zusammenstellung von Kleidung, Schuhen, Accessoires und Reiseutensilien
- Eigenständiges Packen der Koffer
- Sicherstellung, dass benötigte Kleidung rechtzeitig gereinigt oder aufbereitet wird
- Vollständiges Auspacken nach der Rückkehr
- Koordination von Wäsche, Reinigung und Pflege
- Rücksortierung der Garderobe und Auffüllen von Reiseartikeln
Dienstleister & Organisation
- Koordination von Handwerkern und externen Dienstleistern
- Terminvereinbarung und Nachverfolgung
- Einholung und Koordination von Angeboten
- Kontrolle der ausgeführten Arbeiten
- Organisation notwendiger Wartungs- und Reparaturarbeiten
- Bearbeitung und Nachverfolgung von Reklamationen
Pakete, Bestellungen & Besorgungen
- Organisation eingehender Lieferungen und Pakete
- Vorbereitung und Abwicklung von Retouren
- Nachverfolgung von Rückerstattungen
- Organisation bzw. Durchführung persönlicher Besorgungen
- Abholung und Rückgabe bei Reinigung, Schneiderei oder Schuster
Weitere persönliche Organisation
- Organisation haushaltsbezogener Rechnungen, Belege und Garantien
- Vorbereitung des Haushalts für Gäste und private Anlässe
- Koordination von Einkäufen, Blumen und sonstigen Bestellungen
- Organisatorische Unterstützung rund um den Hund, z. B. Futterbestellungen, Betreuung, Grooming und Reisevorbereitung
- Eigenständiges Nachhalten offener Aufgaben und Termine
Dein Profil
- Erfahrung als Private Assistant, Personal Assistant, Household Manager, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren organisatorischen Position von Vorteil
- Ausgeprägtes Organisationstalent und ein sehr hoher Qualitätsanspruch
- Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
- Fähigkeit, Aufgaben zu erkennen und zu erledigen, ohne dass jeder einzelne Schritt vorgegeben werden muss
- Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Sicheres und freundliches Auftreten gegenüber Haushaltskräften, Dienstleistern und externen Ansprechpartnern
- Sehr guter Blick für Ordnung, Details und hochwertige Materialien
- Flexibilität bei wechselnden Anforderungen und Reisevorbereitungen
- Sicherer Umgang mit Smartphone, Kalendern und gängigen digitalen Organisationstools
- Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil
- Führerschein von Vorteil
Was uns besonders wichtig ist
Wir suchen keine klassische Haushaltshilfe, sondern eine Person, die Verantwortung für die Organisation des Haushalts übernimmt und mitdenkt.
Du solltest selbstständig erkennen, was organisiert, nachbestellt, vorbereitet oder nachgehalten werden muss und dafür sorgen, dass die verschiedenen Abläufe und Dienstleister zuverlässig ineinandergreifen.
Diskretion und ein professioneller Umgang mit privaten Informationen und persönlichen Gegenständen sind für diese Position selbstverständlich.
Wir bieten
- Langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit
- Eigenverantwortliches Arbeiten mit klar definiertem Verantwortungsbereich
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hochwertigen Privathaushalt
- Zusammenarbeit mit bereits vorhandenen Haushaltskräften
- Moderne und strukturierte Arbeitsorganisation
Gehalt: 30.000,00€ - 50.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
Arbeitsort: Vor Ort
