Über uns
Die IG Innenstadt Magdeburg e. V. vertritt die Interessen von Unternehmen, Institutionen und Akteuren Magdeburgs. Mit zahlreichen Projekten, Veranstaltungen und Netzwerkarbeiten engagieren wir uns für eine lebendige, attraktive und zukunftsfähige Innenstadt.
Zur Unterstützung des geschäftsführenden Vorstands suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unsere Vereinsarbeit organisatorisch begleitet, Projekte koordiniert und die Umsetzung von Vorstandsbeschlüssen aktiv unterstützt.
Ihre Aufgabe
Sie sorgen dafür, dass die organisatorischen Prozesse des Vereins zuverlässig funktionieren.
Sie übernehmen keine Führungsverantwortung und treffen keine finanziellen Entscheidungen. Gleichzeitig sind Sie die zentrale Anlaufstelle für administrative Abläufe, die Vorstandsarbeit sowie die Geschäftsstellenorganisation.
Ihre Aufgaben im Detail
Vorstands- und Gremienmanagement
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Vorstandssitzungen
- Erstellung von Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen
- Protokollführung und Nachbereitung von Sitzungen
- Führung von Beschluss- und Aufgabenlisten
- Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen
- Nachverfolgung offener Aufgaben beim Vorstand und in Arbeitsgruppen
- Organisation von Mitgliederversammlungen
Geschäftsstellenorganisation
- Bearbeitung eingehender E-Mails und Anfragen
- Pflege digitaler Akten und Ablagestrukturen
- Organisation von Terminen und Besprechungen
- Erstellung von Korrespondenz, Einladungen und Rundschreiben
- Pflege von Vereinsunterlagen und Dokumentationen
Mitgliederverwaltung
- Pflege der Mitgliederdatenbank
- Verwaltung von Ein- und Austritten
- Aktualisierung von Kontaktdaten
- Unterstützung bei Mitgliederkommunikation und Informationsversand
Beitrags- und Rechnungsmanagement
- Erstellung und Versand von Beitragsrechnungen
- Dokumentation von Zahlungseingängen
- Pflege von Zahlungsdaten
- Führen von Übersichten offener Beiträge und Forderungen
- Vorbereitung von Zahlungserinnerungen nach Vorgabe des Vorstands
Unterstützung des Schatzmeisters
- Zusammenstellung von Belegen und Unterlagen
- Vorbereitung von Übersichten für Vorstand und Schatzmeister
- Bereitstellung von Informationen zu offenen Forderungen
- Vorbereitung von Unterlagen für den Jahresabschluss
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Finanzbereich
Zusammenarbeit mit Steuerberater und Dienstleistern
- Zusammenstellung und Bereitstellung relevanter Unterlagen
- Kommunikation zu organisatorischen Rückfragen
- Nachforderung fehlender Dokumente
- Termin- und Fristenüberwachung
Veranstaltungs- und Projektkoordination
- Unterstützung bei der Organisation von Vereinsveranstaltungen
- Koordination von Einladungen und Teilnehmerlisten
- Unterstützung bei Netzwerktreffen, Unternehmerfrühstücken und weiteren Formaten
- Administrative Begleitung von Projekten und Arbeitsgruppen
Das gehört ausdrücklich nicht zu Ihren Aufgaben
- Erstellung von Budgets
- Budgetüberwachung
- Finanzplanung
- Liquiditätsplanung
- Steuererklärungen
- Jahresabschlusserstellung
Diese Aufgaben verbleiben beim Schatzmeister, Steuerberater und Vorstand.
Ihr Profil
- Kaufmännische oder organisatorische Erfahrung
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Gute Kenntnisse in Microsoft Office bzw. Microsoft 365
- Erfahrung in Vereins-, Verbands-, Büro- oder Projektarbeit von Vorteil
Wir bieten
Flexible Arbeitsbedingungen
- Flexible Arbeitszeiten
- Hybrides Arbeiten mit hohem Homeoffice-Anteil
- Vertrauensarbeitszeit
- Familienfreundliche Arbeitsgestaltung
Moderne Arbeitsumgebung
- Microsoft 365
- Teams
- SharePoint
- Microsoft Copilot
- Vollständig digitale Arbeitsprozesse
Attraktive Zusatzleistungen
- Monatlicher Sachbezug bis zur gesetzlichen Freigrenze
- Weiterbildungsbudget
- Moderne technische Ausstattung
- Vereins-E-Mail-Adresse und digitale Arbeitsmittel
Sinnstiftende Tätigkeit
- Direkte Mitwirkung an der Entwicklung der Magdeburger Innenstadt
- Zusammenarbeit mit Unternehmen, Verwaltung und Institutionen
- Zugang zu einem starken regionalen Netzwerk
- Hoher Gestaltungsspielraum innerhalb des Aufgabenbereiches
Unser Wunsch
Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern eine Persönlichkeit, die gerne organisiert, den Überblick behält und dafür sorgt, dass die Vereinsarbeit zuverlässig funktioniert.
Sie arbeiten eng mit dem geschäftsführenden Vorstand zusammen und tragen maßgeblich dazu bei, dass Projekte, Veranstaltungen und Beschlüsse effizient umgesetzt werden.
Werden Sie Teil eines engagierten Netzwerks und gestalten Sie die Zukunft der Magdeburger Innenstadt aktiv mit.
Gehalt: 603,00€ - 2.000,00€ pro Monat
Leistungen:
- Firmenevents
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenbeteiligung am Arbeitsweg
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
Bewerbungsfrage(n):
- Wohnen Sie maximal 5 km von Magdeburg entfernt?
Sprache:
- verhandlungssicher Deutsch (Erforderlich)
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 39104 Magdeburg
