Wir sind ein familiengeführtes Unternehmen und verwalten ausschließlich unseren eigenen Immobilienbestand (Wohn- und Gewerbeeinheiten).
Es gibt keine externe Hausverwaltung, keine Drittmandate und keinen Verwaltungsdruck von außen.
Zur Entlastung der Geschäftsführung und des operativen Tagesgeschäfts suchen wir eine zuverlässige kaufmännische Assistenz (m/w/d) in Teilzeit.
Die Tätigkeit ist bewusst langfristig ausgelegt und bietet ein ruhiges, strukturiertes Arbeitsumfeld.
Ihre Aufgaben
Kommunikation & Organisation
- Zentrale Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs mit Mietern (Wohn- und Gewerbeeinheiten), Handwerkern, Dienstleistern und Behörden
- Telefonische Annahme, Sortierung und Weiterleitung von Anliegen
- Koordination und Terminabstimmung (z. B. Handwerkertermine, Objektangelegenheiten)
Hausverwaltungsbezogene Tätigkeiten
- Pflege und Verwaltung von Mieter- und Objektakten
- Ablage und Organisation von Mietverträgen, Schriftverkehr, Bescheiden und weiteren immobilienbezogenen Unterlagen
- Zuarbeit bei Nebenkostenabrechnungen und allgemeinen Verwaltungsvorgängen
- Vorbereitung von Mahnungen und Schreiben (ohne rechtliche Entscheidungsverantwortung)
Backoffice & Dokumentenmanagement
- Strukturierte Ablage und Digitalisierung von Dokumenten
- Prüfung und Erfassung eingehender Rechnungen zur internen Weiterleitung und Freigabe
- Fristenkontrolle und Wiedervorlagen
Unterstützung der Geschäftsführung
- Vorbereitung von Unterlagen und Übersichten
- Zusammenfassung von Sachverhalten
- Allgemeine administrative Entlastung im Tagesgeschäft
Ihr Profil
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich
- Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit E-Mail sowie gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel)
- Freundliches, sachliches Auftreten im Umgang mit Mietern und externen Ansprechpartnern
Von Vorteil:
- Erfahrung im Bereich Hausverwaltung, Immobilien, Steuerbüro oder Notariat
- Grundkenntnisse im Miet- oder Nebenkostenbereich
Arbeitszeit & Rahmenbedingungen
- Teilzeit: 16-20 Stunden pro Woche
- Flexible Arbeitstage und flexible Arbeitszeiten nach Absprache
- Kein Homeoffice, da die Arbeitsstelle direkt am Objekt angesiedelt ist und viele Themen persönlich vor Ort geklärt werden
- Strukturierte und persönliche Einarbeitung
Wir bieten
- Ruhiges Arbeitsumfeld ohne externen Verwaltungsdruck
- Klare Zuständigkeiten und realistische Aufgabenverteilung
- Langfristige Zusammenarbeit in einem familiengeführten Unternehmen
- Direkte Kommunikation und kurze Entscheidungswege
- Verlässliche Planung und transparente Abläufe
Interessiert?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit kurzem Lebenslauf und möglichem Eintrittstermin.
Art der Stelle: Teilzeit, Festanstellung
Gehalt: 16,00€ - 20,00€ pro Stunde
Leistungen:
- Flexible Arbeitszeiten
- Gleitzeit
- Kostenlose Getränke
Ausbildung:
- Lehre/Ausbildung (Erforderlich)
Berufserfahrung:
- Verwaltung: 3 Jahre (Wünschenswert)
Sprache:
Arbeitsort: Vor Ort
