MAIROTEC® ist eines der führenden Unternehmen in den Bereichen Automatisierung, Robotik und Anlagenmodernisierung.
Bereits in zweiter Generation bietet MAIROTEC® Full-Line-Solutions im High-End-Bereich – von Standardautomation über Intralogistik, AGVs und AMRs bis hin zu individuellen Lösungen für unterschiedlichste Herausforderungen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine:
Kaufmännische Assistenz (m/w/d) – Finanzen, Personal & Administration
Vollzeit | unbefristet
Dich erwartet eine vielseitige kaufmännische Position, in der du eigenständig Verantwortung für unterschiedliche Themen aus den Bereichen Finanzen, Personal, Administration und Qualitätsmanagement übernimmst.
Dabei arbeitest du eng mit der Geschäftsleitung, unseren internen Abteilungen sowie externen Partnern zusammen. Du behältst Fristen und offene Themen im Blick, sorgst für strukturierte Abläufe und unterstützt uns dabei, unsere kaufmännischen Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Zu deinen Aufgaben gehören:
- Unterstützung der Geschäftsleitung im kaufmännischen, administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft
- Vorbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro
- Pflege unseres Zeiterfassungssystems sowie Prüfung und Bearbeitung von Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubs- und Fehlzeiten sowie Dienstreisen
- Anlage und Pflege von Mitarbeiterdaten sowie Unterstützung bei allgemeinen personaladministrativen Aufgaben
- Vorbereitung und Organisation des Onboardings neuer Mitarbeitender, einschließlich der Koordination benötigter Arbeitsmittel und Unterlagen
- Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen durch die Zusammenstellung, Aufbereitung und Nachreichung benötigter Unterlagen und Informationen
- Enge Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro sowie selbstständige Koordination und Nachverfolgung offener Themen
- Vorbereitung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs über unsere Banking-Software sowie Übermittlung der Zahlungen zur Freigabe
- Erstellung und Pflege von Finanz-, Zahlungs- und weiteren kaufmännischen Übersichten und Auswertungen
- Arbeiten mit unserem ERP-System Sage 100 sowie Pflege von Stamm- und Unternehmensdaten
- Bearbeitung und Koordination relevanter Korrespondenz mit Behörden, Krankenkassen, Finanzamt, Berufsgenossenschaften, Banken, Versicherungen und weiteren externen Stellen
- Beantragung und Verwaltung von Anzahlungs-, Vertragserfüllungs- und Mängelgewährleistungsbürgschaften sowie Überwachung von Bürgschaftssummen und Laufzeiten
- Pflege, Strukturierung und Weiterentwicklung unserer digitalen und physischen Dokumenten- und Ablagestrukturen
- Sicherstellung der vollständigen und nachvollziehbaren Ablage wichtiger kaufmännischer, personeller und unternehmensbezogener Unterlagen
- Unterstützung im Qualitätsmanagement sowie bei der Vorbereitung und Durchführung interner und externer Audits und Zertifizierungen nach DIN EN ISO 9001
- Vorbereitung, Pflege und Aktualisierung von QM-relevanten Dokumenten, Auswertungen, Übersichten und Nachweisen
- Erstellung und Pflege von Checklisten, Leitfäden und Arbeitsanweisungen für wiederkehrende Aufgaben und Prozesse im eigenen Verantwortungsbereich
- Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und offenen Aufgaben sowie aktive Mitarbeit bei der Strukturierung, Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung interner Prozesse
Das bringst du mit:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise Berufserfahrung im kaufmännischen, administrativen oder finanznahen Bereich
- Grundkenntnisse oder erste praktische Erfahrungen in Buchhaltung, Rechnungswesen oder vorbereitender Lohnabrechnung sind von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und Outlook
- Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen
- Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent
- Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
- Freude daran, Abläufe zu strukturieren, zu dokumentieren und weiterzuentwickeln
- Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Unternehmens- und Personaldaten
- Gute Kommunikationsfähigkeit und ein freundliches, verbindliches Auftreten
- Bereitschaft, sich selbstständig in neue Aufgaben, Softwarelösungen und Prozesse einzuarbeiten
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Das erwartet dich:
- Qualifikationsabhängige Vergütung und ein sicherer Arbeitsplatz
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Flexible Arbeitszeiten
- Intensive Einarbeitung sowie individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Gestaltungsspielraum
- Moderne Arbeitsmittel und digitalisierte Prozesse
- Flache Hierarchien und ein motiviertes Team
- Kostenloser Parkplatz
Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung
Arbeitsort: Vor Ort
Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen! Sende uns einfach deine Bewerbungsunterlagen zu.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Gehalt: ab 3.300,00€ pro Monat
Leistungen:
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
- Vermögenswirksame Leistungen
Arbeitsort: Vor Ort
