Stellenbeschreibung
Wir suchen eine engagierte und organisierte Office-Managerin bzw. einen Office-Manager (m/w/d) in Vollzeit (100%) ab August/September 2026. In dieser Position sind Sie verantwortlich für die Koordination und Steuerung zentraler Unternehmensbereiche, insbesondere Einkauf, Rechnungswesen und Versand. Sie tragen maßgeblich dazu bei, unsere administrativen Abläufe effizient zu gestalten und eine reibungslose Büroorganisation sicherzustellen. Ihre Aufgaben umfassen die Betreuung der internen Prozesse sowie die Kommunikation mit externen Partnern, um eine optimale Unterstützung des Tagesgeschäfts zu gewährleisten.
Aufgaben
- Sekretariat & Organisation: Telefonannahme, Termin- und Kalenderorganisation, Ablage und Dokumentenmanagement, Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen Belangen
- Buchführungsvorbereitung: Prüfung und Kontierung von Eingangsrechnungen, Abgleich Bestellungen/Lieferungen, Vorbereitung von Zahlungsläufen und Übergabe an das Steuerbüro
- Rechnungsstellung und Mahnwesen: Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen, Prüfung von Zahlungseingängen, Mahnläufe vorbereiten
- Operativer Einkauf: Bestellwesen, Angebotseinholung, Lieferantenkommunikation und Stammdatenpflege
- Versand & Logistik: Versandkoordination und - abwicklung, Ausstellen von Exportdokumenten
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung für Büromanagement oder vergleichbar
- Berufserfahrung in Einkauf, Rechnungswesen, Versand und Sekretariat
- Erfahrung mit Exportdokumenten (Zoll, Incoterms)
- Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit DATEV wünschenswert
- Organisierte, eigenständige Arbeitsweise, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit mit Fokus auf Details
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Gehalt: ab 3.500,00€ pro Monat
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Flexible Arbeitszeiten
- Gleitzeit
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
Arbeitsort: Vor Ort
