Die Assistenz der Geschäftsführung ist eine zentrale Stütze der Geschäftsleitung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf organisatorischer und administrativer Prozesse.
Zu ihren Hauptaufgaben gehören die Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings einschließlich Gremien-, Projekt- und Arbeitsgruppensitzungen, die Bereitstellung von Informationsunterlagen, die Erstellung und Überprüfung von Fachunterlagen und Präsentationen.
Die Position bildet die zentrale Anlaufstelle für Anliegen an die Geschäftsführung. Die Stelleninhaberin / der Stelleninhaber steuert den Informationsfluss zu Führungskräften, Betriebsrat, Geschäftspartnern und Beratern und bereitet Besuche einschließlich Empfang und Bewirtung vor.
Zu den Aufgaben gehören die Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen, die Pflege der Vertrags- und Dokumentenablage der Geschäftsleitung sowie die revisionssichere Verwaltung vertraulicher Unterlagen nach den internen Richtlinien und den Vorgaben der DSGVO.
Wir suchen
Assistent/in der Geschäftsführung
In Vollzeit für den Einsatz im Spree-Neiße Kreis
Jetzt bewerben
Ansprechpartner: Frau Pernack – Sachbearbeiterin Personal
Bitte bewerben Sie sich per E-Mail an folgende Adresse:
[email protected]
Das bieten wir Ihnen:
Sie arbeiten in unmittelbarer Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz
Wir fördern Ihre fachliche Entwicklung durch Fort- und Weiterbildungen
Es erwarten Sie Interessante, anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem angenehmen Arbeitsumfeld mit einem erfahrenen Team
Bei Vorliegen der Voraussetzungen erhalten Sie ein attraktives Einkommen nach TVöD-VKA mit Zusatzleistungen wie z.B. vermögenswirksame Leistungen, eine betriebliche Altersvorsorge u.a.
Das erwartet Sie:
Zentrale Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings, Gremien- und Projekt- und Arbeitsgruppensitzungen
Bereitstellung von Informationsmaterialien, Erstellung und Überprüfung von Fachunterlagen und Präsentationen
Zentrale Anlaufstelle für die Geschäftsführung sowie Koordination von Informationsfluss und Besuchen
Fristen- und Wiedervorlagenmanagement sowie vertrauliche, revisionssichere Dokumenten- und Vertragsverwaltung nach DSGVO
Das bringen Sie mit:
Vorausgesetzt wird eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau – Büromanagement, idealerweise mit Weiterbildung zur geprüften Management-Assistenz oder zur Fachwirtin / zum Fachwirt oder ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium.
Erwartet werden mehrere Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Leitungsebene, vorzugsweise in einem Unternehmen vergleichbarer Größe. Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen ist von Vorteil.
Die Position erfordert sehr sichere Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel, sowie Erfahrung mit Videokonferenzsystemen ist wünschenswert.
Die Stelleninhaberin / der Stelleninhaber hat Zugang zu vertraulichen Daten. Vorausgesetzt werden daher absolute Verschwiegenheit, Loyalität gegenüber der Geschäftsleitung und ein souveräner Umgang mit sensiblen Informationen.
Erwartet werden eine strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise, Belastbarkeit bei parallelen Aufgaben und kurzfristigen Prioritätswechseln sowie ein verbindliches, professionelles Auftreten auf allen Hierarchieebenen.
