Maintenance Contract & Billing Administrator (m/w/d)
About our company
EDL is a leading European provider of software solutions for Radiology Information Systems (RIS), Picture Archiving and Communication Systems (PACS), teleradiology, nuclear medicine, and AI-powered imaging solutions. With 180 employees and revenue of €30 million in 2025, EDL is the market leader in France and Switzerland and continues to expand across Belgium, Austria, and Germany.
Our presence in Germany has grown significantly in recent years through targeted expansion and the integration of Penta Services. We are now accelerating our development in this market through a major acquisition currently underway, which will further strengthen our position and support our long-term growth ambitions in the region.
About the Role
We are looking for a Maintenance Contract & Billing Specialist (m/w/d) to manage the full lifecycle of maintenance and software support contracts while ensuring accurate and timely invoicing. This role serves as a key interface between customers, Sales, Service, Finance, and Legal teams, ensuring contractual compliance and efficient billing processes.
Key Responsibilities
- Manage maintenance, support, and software service contracts throughout their lifecycle (creation, renewal, amendment, termination, and archiving)
- Monitor contract renewals, pricing updates, and inflation indexation where applicable
- Maintain and update contract and customer data in internal systems
- Prepare, review, and issue maintenance invoices in accordance with contractual terms
- Ensure billing accuracy and compliance with signed agreements
- Track payments and support collection activities for overdue invoices
- Manage purchase orders and administrative validation processes
- Act as the primary contact for customer inquiries related to contracts and billing
- Collaborate closely with Sales, Service, Finance, and Legal teams
- Prepare regular reports and maintain contract and billing dashboards
- Contribute to process improvements and ensure compliance with internal procedures
Qualifications & Experience
- 2–4 years of experience in contract administration, billing, order management, or a similar role
- Good understanding of maintenance, service, and software support contracts
- Basic knowledge of contract law and software licensing agreements
- Experience reviewing contractual terms and supporting contract renewals and pricing adjustments
- Strong organizational skills and attention to detail
- Proficiency with ERP systems (SAP preferred) and Microsoft Office, especially Excel
- Customer-focused with excellent communication skills
- Fluent German and good English language skills
What We Offer
- An international and collaborative work environment
- A varied role combining contract management, customer interaction, and billing responsibilities
- Opportunities for professional growth and development
- Competitive salary and benefits package
Location: Bochum or Mannheim, Germany
Employment Type: Full-time
Servicevertrags- und Fakturierungsspezialist (m/w/d)
EDL ist ein führender europäischer Anbieter von Softwarelösungen für Radiologie-Informationssysteme (RIS), Picture Archiving and Communication Systems (PACS), Teleradiologie, Nuklearmedizin sowie KI-gestützte Bildgebungslösungen. Mit 180 Mitarbeitenden und einem Umsatz von 30 Mio. Euro im Jahr 2025 ist EDL Marktführer in Frankreich und der Schweiz und baut seine Präsenz in Belgien, Österreich und Deutschland kontinuierlich aus.
Unsere Aktivitäten in Deutschland haben sich in den vergangenen Jahren durch gezielte Expansion und die Integration von Penta Services deutlich verstärkt. Mit einer derzeit laufenden bedeutenden Akquisition beschleunigen wir nun unser Wachstum auf dem deutschen Markt weiter und stärken nachhaltig unsere Position sowie unsere langfristigen Entwicklungsziele in der Region.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen Servicevertrags- und Fakturierungsspezialisten (m/w/d), der die Verwaltung unserer Wartungs-, Support- und Software-Serviceverträge über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg übernimmt und eine korrekte sowie termingerechte Fakturierung sicherstellt.
In dieser Funktion arbeiten Sie eng mit unseren Kunden sowie den Bereichen Vertrieb, Service, Finanzen und Recht zusammen und leisten einen wichtigen Beitrag zur Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen und zur Optimierung unserer Abrechnungsprozesse.
Ihre Hauptaufgaben
- Verwaltung von Wartungs-, Support- und Software-Serviceverträgen über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg (Anlage, Verlängerung, Anpassung, Kündigung und Archivierung)
- Überwachung von Vertragsverlängerungen, Preisanpassungen und vertraglich vereinbarten Inflationsindexierungen
- Pflege und Aktualisierung von Vertrags- und Kundendaten in den internen Systemen
- Erstellung, Prüfung und Versand von Wartungsrechnungen gemäß den vertraglichen Vereinbarungen
- Sicherstellung der korrekten Fakturierung und Einhaltung der vertraglichen Bedingungen
- Überwachung von Zahlungseingängen sowie Unterstützung bei Mahn- und Inkassoprozessen
- Verwaltung von Bestellungen (Purchase Orders) und Durchführung administrativer Freigabeprozesse
- Ansprechpartner für Kundenanfragen zu Verträgen und Rechnungen
- Enge Zusammenarbeit mit den Bereichen Vertrieb, Service, Finanzen und Recht
- Erstellung regelmäßiger Reports sowie Pflege von Vertrags- und Fakturierungsübersichten
- Mitwirkung bei der Optimierung interner Prozesse und Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien und Verfahren
- 2 bis 4 Jahre Berufserfahrung im Vertragsmanagement, in der Fakturierung, Auftragsabwicklung oder einer vergleichbaren Funktion
- Gutes Verständnis von Wartungs-, Service- und Software-Supportverträgen
- Grundkenntnisse im Vertragsrecht sowie Verständnis von Softwarelizenz-, Wartungs- und Serviceverträgen
- Erfahrung in der Prüfung von Vertragsklauseln sowie der Unterstützung von Vertragsverlängerungen und Preisanpassungen
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und hohe Detailgenauigkeit
- Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (idealerweise SAP) sowie Microsoft Office, insbesondere Excel
- Kundenorientierte Arbeitsweise und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
- Fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Verantwortung in den Bereichen Vertragsmanagement, Kundenbetreuung und Fakturierung
- Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Attraktive Vergütung und Sozialleistungen
Standort: Bochum oder Mannheim, Deutschland
Vertragsart: Vollzeit
