Vorstandsassistenz (m/w/d)
EG 7 TVöD | Teilzeit 19,5 Wochenstunden | unbefristet | Dienstort: Steinfurt
Die jobcenter Kreis Steinfurt AöR als Arbeitgeber
Wir sind eine moderne Behörde, die sich als Partner für berufliche Zukunft und die Grundsicherung jedes einzelnen versteht. Wir sind stolz darauf, die Menschen in unserer Region bei Ihrer Arbeitssuche zu unterstützen und einen positiven Beitrag zur Entwicklung unserer Gesellschaft leisten zu können. Wir treten jeden Tag an, um Probleme zu lösen, Mut zu machen und Chancen zu eröffnen – für jeden, der unsere Unterstützung benötigt!
Deine Aufgaben
Als geborenes Organisationstalent unterstützt und entlastest Du den Vorstand und sorgst dafür, dass „der Laden läuft“, indem Du
- Termine und Veranstaltungen des Vorstands planst, koordinierst und inhaltlich vorbereitest (inkl. Erstellung von Präsentationen),
- an den Vorstand gerichtete Anfragen, E-Mails und Telefonate eigenverantwortlich priorisierst und notwendige Folgeschritte einleitest,
- fachliche Themen und Fragestellungen recherchierst und inhaltlich aufbereitest,
- die Prozesssteuerung im Beschwerdemanagement übernimmst (Dienstaufsichtsbeschwerden sowie Fachaufsichtsbeschwerden, die an den Vorstand gerichtet werden)
- die Planung und Vorbereitung von Gremien- und Ausschusssitzungen mit Bezug zum Jobcenter übernimmst (u. a. Terminplanung, Raumreservierung, Tagesordnung und Mitzeichnungswege),
- Dich um alle weiteren administrativen Vorgänge des Vorstands kümmerst,
- Dich um den Empfang, die Betreuung und Bewirtung von Besucher/-innen sowie die Bewirtung bei Veranstaltungen des Vorstands und hausinternen Fortbildungen kümmerst
vertretungsweise sachbearbeitende Aufgaben aus den Themenbereichen „Personal und Beschaffung“ übernimmst.
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Was dich qualifiziert
- Du verfügst über eine abgeschlossene Berufsausbildung in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich und hast nach Möglichkeit bereits erste Erfahrungen im Sekretariats- oder Assistenzbereich gesammelt.
- Du überzeugst als kommunikatives und engagiertes Organisationstalent.
- Du bist in der Lage, Termine zu koordinieren, Prozesse und Informationsflüsse zu steuern, Prioritäten zu setzen und auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten.
- Du hast ein offenes und sympathisches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten.
- Du arbeitest gerne im Team.
- Du kannst sicher mit allen Microsoft Office-Programmen umgehen.
Du stehst der Umsetzung digitaler Prozesse offen gegenüber.
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Worauf du dich freuen kannst
- Eine offene Teamkultur und lockerer Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien - überzeuge dich hier auf Kununu
- Eine sinnstiftende Tätigkeit in der du sozialpolitische Verantwortung für deine Mitmenschen trägst
- Benefits wie flexible Arbeitszeiten, ein sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst, faire Bezahlung, betriebliche Altersvorsorge, gesundheitliches Bonusprogramm uvm.
Entwicklungsmöglichkeiten - Lass uns gemeinsam deine Talente entfalten und neue Möglichkeiten entdecken. Deine Zukunft beginnt jetzt!
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Du bist interessiert?
Dann sende Deine Bewerbung bitte - unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins und der Stellenausschreibungsnummer 2026/38 - bis zum 23.08.2026 an [email protected].
Wir freuen uns ausdrücklich sowohl über Bewerbungen von Teilzeitkräften als auch von geeigneten schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Personen im Sinne des § 2 SGB IX. Mit deiner Bewerbung erklärst Du Dich den Datenschutzhinweisen von unserer Homepage einverstanden.
Bei Fragen zur Position stehen Dir Frau Schmidt (Vorstand) +49 2551/69-5011 oder Frau Janßen (Personal) +49 2551/69-5092 gerne zur Verfügung!
