Stellenbeschreibung
Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick und hast Freude daran, Organisation zuverlässig voranzubringen? Dann übernimm bei Mindfacts eine zentrale Rolle im Office-Management. Wir sind eine etablierte UX-Research-Agentur mit Sitz in München und unterstützen Unternehmen bei der Entwicklung überzeugender digitaler Anwendungen, Services und Werbekampagnen. In München – Haidhausen betreiben wir ein eigenes Teststudio für Nutzerforschung und Usability -Tests.
Deine Rolle bei uns
Als Office-Assistenz bist du eine zentrale organisatorische Schnittstelle unseres Unternehmens und häufig erste Anlaufstelle für interne wie externe Ansprechpartner. Du hältst unserem Team im Hintergrund den Rücken frei, strukturierst Abläufe und sorgst dafür, dass Büroorganisation und administrative Prozesse zuverlässig ineinandergreifen. Dabei arbeitest du eng mit der Geschäftsführung und unserem Team zusammen, übernimmst Verantwortung für zentrale Abläufe und bringst eigene Impulse ein, um Strukturen weiterzuentwickeln und zu professionalisieren.
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Organisationstalent, Eigenverantwortung und Freude daran, Dinge zuverlässig voranzubringen, unabhängig davon, ob du bereits viele Jahre Erfahrung mitbringst oder aus einem anderen beruflichen Umfeld (nicht Research) kommst.
Dein Profil
- Erfahrung in Büro-, Assistenz- oder Organisationsumgebungen, idealerweise in kleineren Unternehmen, Agenturen oder projektorientierten Arbeitsumgebungen.
- Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
- Fähigkeit, den Überblick zu behalten und Prioritäten sinnvoll zu koordinieren, auch bei parallelen Aufgaben.
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Freude an der Koordination von Abläufen und dem Vorantreiben von Dingen.
- Freundliches Auftreten und ein gutes Gespür für Menschen, Situationen und Zusammenarbeit.
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools und Offenheit für digitale Arbeitsweisen und Tools.
- Freude an der Übernahme von Verantwortung und der gemeinsamen Weiterentwicklung von Strukturen.
- Interesse an der Arbeit in einer Agentur sowie an UX- und Marketing-Research-Themen.
- Bereitschaft zur Tätigkeit vor Ort im Büro.
Deine Aufgaben
- Eigenverantwortliche Organisation und Koordination zentraler Büro- und Teamabläufe.
- Planung, Abstimmung und Koordination von Terminen, Meetings und organisatorischen Prozessen.
- Organisation und Betreuung des Seminarprogramms inklusive Teilnehmermanagement.
- Operative Unterstützung laufender Forschungs-Projekte, insbesondere im Bereich Rekrutierung, Feldarbeit und Panelverwaltung.
- Vorbereitung von Angeboten sowie Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen.
- Unterstützung administrativer Finanzprozesse sowie vorbereitende Zusammenarbeit mit der Steuerberatung.
- Organisation und Begleitung von Bewerbungsprozessen sowie Unterstützung administrativer Personalthemen.
- Koordination administrativer Aufgaben im Projektkontext sowie Abstimmung mit externen Partnern und Dienstleistern.
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und organisatorischen Unterlagen.
Unser Angebot
- Flexible Teilzeitstelle mit 15 bis 20 Stunden pro Woche
- Unbefristete Perspektive in einer etablierten, spezialisierten Research-Agentur
- Verantwortungsvolle Rolle mit engem Austausch zur Geschäftsführung und sichtbarer Wirkung im Arbeitsalltag
- Eigenständige Aufgabenbereiche und Möglichkeit, Abläufe und Strukturen aktiv mitzugestalten
- Professionelles, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
- Stilvolles Altbau-Büro mit moderner Ausstattung
- Lage in München-Haidhausen mit sehr guter ÖPNV-Anbindung
Lust, etwas zu bewegen?
Wenn du deine organisatorischen Fähigkeiten in einem Umfeld einsetzen möchtest, in dem deine Arbeit sichtbar ist und du aktiv zum Funktionieren unseres Arbeitsalltags beiträgst, freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Sende uns deinen Lebenslauf, relevante Unterlagen und ein paar Zeilen zu deiner Motivation sowie zu den Aufgaben und Arbeitsumfeldern, in denen du dich bisher besonders wohlgefühlt hast.
Leistungen:
- Betriebliche Weiterbildung
- Kostenlose Getränke
- Verkehrsanbindung
Bewerbungsfrage(n):
- Haben Sie bereits Erfahrungen als Officekraft in einer Agentur gesammelt?
Berufserfahrung:
- Office-Management: 5 Jahre (Erforderlich)
Sprache:
- Deutsch (C2 bzw. Muttersprache) (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort
