Junior Executive Assistant (m/w/d)
Vollzeit | Standort Schwetzingen
Volles Potenzial, aber wenig Erfahrung?
Wir suchen dich. Bei echtesNLP suchen wir keine fertige Fachkraft. Wir suchen jemanden mit Drive, der Lust hat, in einem Start-up-ähnlichen Umfeld richtig Vollgas zu geben. Wir entwickeln dich in kürzester Zeit zu einem exzellenten Executive Assistant (m/w/d).
Berufserfahrung ist bei dieser Stelle kein Muss. Was zählt, ist deine Arbeitsweise: strukturiert, sehr genau, vorausdenkend und dein Tempo beim Lernen. Wenn du Checklisten liebst, Prozesse gerne zu Ende denkst und dich für KI-Tools interessierst, bist du hier richtig.
Besonders freuen wir uns über Bewerbungen aus der Event- oder Hospitality-Branche, weil wir selbst im Eventbereich tätig sind.
Deine Rolle bei echtesNLP
Als Junior Executive Assistant (m/w/d) übernimmst du von Anfang an echte Verantwortung: Du koordinierst und führst Inbox und Kalender im Umfeld der Geschäftsführung, dokumentierst Prozesse und übernimmst erste Aufgaben im Projektmanagement eigenständig, nicht nur unterstützend. Wir bringen dich gezielt und zügig an dieses Niveau heran, inklusive der KI-Tools, mit denen du diese Verantwortung effizient tragen kannst.
Weil wir ein kleines Team sind, läuft bei uns fast jedes Thema über den Schreibtisch der Geschäftsführung und somit auch über deinen: Customer Support, Sales, Marketing, Eventmanagement, Social Media in Short- und Longform. Du bekommst dadurch Einblick und Verantwortung in Bereichen, für die du woanders Jahre brauchen würdest. Wir haben einen hohen Anspruch an Qualität und Exzellenz, lernen von den Besten und geben dieses Niveau gezielt an dich weiter. Die Lernkurve bei uns ist immens.
Diese Rolle ist ideal für dich, wenn du:
- weißt, dass in dir mehr Potenzial steckt, als du bisher zeigen konntest, und das jetzt beweisen willst
- hungrig bist, schnell Verantwortung zu übernehmen, statt dich langsam einzugewöhnen
- eine ausgeprägte Liebe zu Checklisten, Dokumentation und sauberen Abläufen mitbringst
- gerne mitdenkst und Prozesse zu Ende denkst, statt nur Anweisungen abzuarbeiten
- KI-Tools nicht nur kennst, sondern Lust hast, sie im Arbeitsalltag systematisch einzusetzen
- dich für viele verschiedene Themen begeisterst: von Support über Sales und Marketing bis Event und Social Media
- Lust hast, in einem Umfeld zu arbeiten, das dich auch persönlich weiterbringt
Wer wir sind
Die Impulsgrad GmbH steht hinter der Marke echtesNLP, dem führenden Weiterbildungsunternehmen für NLP und Coaching im deutschsprachigen Raum, das jährlich über 1000 Teilnehmer ausbildet und begleitet. Mit Sitz in Schwetzingen führen Dr. med. Olga Igel und Michael Wurst Ausbildungen an mehreren Standorten in Deutschland durch und veranstalten Events mit bis zu 500 Teilnehmenden, einen Eindruck davon bekommst du auf NLP.de.
Wer bei uns arbeitet, ist nah dran an Themen wie Kommunikation, Verhalten und persönlichem Wachstum, und das bleibt nicht nur Theorie. Viele im Team merken: Das Umfeld wirkt auch auf einen selbst.
Uns gibt es seit 2018, aber wir ticken nicht wie ein etabliertes Unternehmen. Wir sind ein Start-up, das gerade den Sprung ins Scale-up macht: flache Hierarchien, direkte Kommunikation, keine Konzernpolitik. Wir stehen an einem Punkt, an dem wir gezielt A-Player aufbauen wollen, die mit uns wachsen, nicht nebenherlaufen.
Deine Aufgaben
- Eigenständige Führung von Inbox und Kalender im Umfeld der Geschäftsführung, inklusive Priorisierung
- Aufbau und Pflege von Checklisten, SOPs und Dokumentationen für wiederkehrende Abläufe
- Projektkoordination: Terminplanung, Aufgabenverfolgung, Statusabfragen, Eskalation bei Verzögerungen
- Vorbereitung von Entscheidungen durch Informationen, Optionen, Risikoabschätzungen und klare Handlungsempfehlungen
- Mitarbeit in wechselnden Themenfeldern: Customer Support, Sales, Marketing, Eventmanagement, Social Media Short- und Longform
- Genaues Hinsehen bei Übergaben und Abläufen, damit nichts durchrutscht
- Zügiges Aneignen von KI-Kompetenzen und KI-Nutzung als festem Bestandteil deiner Arbeit
Was du mitbringen solltest
Must-have:
- hohe Genauigkeit und eine echte Liebe zu Checklisten und sauberer Dokumentation
- die Fähigkeit, vorauszudenken und Prozesse gedanklich zu Ende zu bringen, nicht nur Aufgaben abzuhaken
- Interesse an KI-Tools wie ChatGPT, Claude, Obsidian, NotebookLM und anderen vergleichbaren Anwendungen, auch ohne bisherige Praxis
- eine zuverlässige, strukturierte Persönlichkeit mit Freude an direkter Kommunikation
- Ehrgeiz, dir Verantwortung schnell zu erarbeiten, statt abzuwarten, bis sie dir zugeteilt wird
Nice-to-have (kein Muss):
- Erfahrung in der Eventbranche oder Hospitality-Branche
- Erfahrung im Büromanagement oder in einer organisatorischen Rolle
- Interesse an NLP, Coaching, Weiterbildung oder persönlicher Entwicklung
Berufserfahrung als Executive Assistant wird nicht vorausgesetzt. Wichtiger ist uns, wie du denkst und arbeitest.
Einarbeitung & Entwicklung
Diese Stelle ist ein gezielter Entwicklungsweg, kein gemütliches Hineinwachsen. Wir bilden dich zügig als Executive Assistant aus und in KI-Tools ein, mit dem Ziel, dass du schnell eigenständig arbeitest.
- zügige, gezielte Ausbildung Richtung Executive Assistant, keine langsame Eingewöhnung
- direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Abstimmungswege
- Ausbildung in den KI-Tools, die du für deine Verantwortung brauchst
- hoher Qualitätsanspruch: du lernst von den Besten und übernimmst dieses Niveau selbst
- Teilnahme an internen Weiterbildungen und NLP-Ausbildungen nach individueller Abstimmung und Eignung
Benefits
- eine Rolle mit echtem Entwicklungspfad statt Sackgasse
- steile Lernkurve in Richtung zukunftssicherer Skills, insbesondere im Umgang mit KI
- direkte Kommunikation ohne Konzernpolitik und ohne unnötige Hierarchiespielchen
- breiter Einblick auf höchstem Niveau: von Sales über Marketing bis Events
- Arbeit in einem wachsenden Unternehmen mit klarer Ausrichtung auf professionelles Skalieren
- Flexible Arbeitszeiten
- Weiterbildungsprogramme
Arbeitsumfeld & Standort
- Arbeitsort: Impulsgrad GmbH, Bahnhofanlage 18, Schwetzingen
- Vor Ort. Mobiles Arbeiten gelegentlich, bei Bedarf und nach Absprache möglich
- kleines, ambitioniertes Team mit direkter Zusammenarbeit auf Augenhöhe
- moderne Arbeitsumgebung im Seminar-, Weiterbildungs- und Eventumfeld
- easy-going Kulturfit: pragmatisch, klar, menschlich und umsetzungsorientiert
So läuft deine Bewerbung ab
1. Kurze Online-Bewerbung
2. Erstes Kennenlernen in einem kurzen Telefongespräch
3. 45-minütige Online-Arbeitsprobe
4. Bewerbungsgespräch vor Ort.
5. Schnuppertag zur Einschätzung von Struktur und Arbeitsweise
6. Entscheidung innerhalb von ein bis zwei Wochen
Du willst nicht irgendeinen Job, sondern die Chance zu zeigen, was in dir steckt?
Dann bewirb dich jetzt als Junior Executive Assistant (m/w/d) bei der Impulsgrad GmbH und gib Vollgas in einer Rolle mit echter Wirkung.
Jetzt bewerben
Leistungen:
- Flexible Arbeitszeiten
- Weiterbildungsprogramme
Bewerbungsfrage(n):
- Liebst du Checklisten, bist sehr genau und strukturiert?
- Interesse an KI-Tools (ChatGPT, Claude, NotebookLM, Obsidian oder vergleichbar) im Arbeitsalltag?
Sprache:
Arbeitsort: Vor Ort
