Als Bereichsassistenz unterstützen Sie die Gruppenleitung sowie die Mitarbeitenden der Technischen Dienste im operativen Tagesgeschäft. Sie koordinieren organisatorische Abläufe, begleiten interne Prozesse und stehen im regelmäßigen Austausch mit unterschiedlichen Fachbereichen, Projektteams und externen Ansprechpartner:innen. Die Tätigkeit erfolgt an unserem Bürostandort und nicht auf der Baustelle.
- Sie übernehmen die professionelle Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen.
- Sie unterstützen die Gruppenleitung und das Team der Technischen Dienste bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Sie bearbeiten die interne und externe Korrespondenz und fungieren als zentrale Ansprechperson für organisatorische Anliegen.
- Sie bereiten Besprechungen vor und nach, erstellen Unterlagen und Präsentationen und behalten offene Punkte im Blick.
- Sie koordinieren den Informations- und Dokumentenaustausch zwischen den Technischen Diensten, unseren operativen Einheiten und weiteren internen Schnittstellen.
- Sie unterstützen bei der Planung und Organisation von Dienstreisen sowie bei der Abrechnung von Reisekosten.
- Sie pflegen Daten, Übersichten und Ablagestrukturen und stellen eine nachvollziehbare und strukturierte Dokumentation sicher.
- Sie wirken bei bereichsinternen Projekten und der kontinuierlichen Weiterentwicklung organisatorischer Abläufe mit.
- Sie übernehmen allgemeine Aufgaben des Office Managements und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
