Executive Assistant (Immobilien / Projektentwicklung)
Management Support und Organisation
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Proaktive Unterstützung des CEOs im operativen Tagesgeschäft
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Priorisierung, Koordination und Nachverfolgung von Themen, Projekten und Fristen
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Erstellung von Präsentationen und ggf. Reports
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Zentrale Schnittstelle zwischen CEO, Management, Projektteams und externen Partnern
Projektbegleitung
- Organisation und Begleitung von Due-Diligence-Prozessen
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Koordination von Notaren, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Finanzierungspartnern
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Strukturierung und Verwaltung von projektbezogenen Unterlagen, Verträgen und Genehmigungen
Kommunikation
- Eigenständige Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern
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Vor- und Nachbereitung von Meetings, Aufsichtsratssitzungen und internen Abstimmungen
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Komplexes Termin- und Reisemanagement
Corporate Governance sowie interne Prozesse der Privatgesellschaften des CEOs
- Verwaltung gesellschaftsrechtlicher Unterlagen (z. B. Handelsregister, Gesellschafterbeschlüsse)
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Unterstützung bei der Vorbereitung von Beurkundungen, Vollmachten und Board-Unterlagen
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Mitwirkung bei internen Prozessen wie Budgetübersichten, Rechnungsfreigaben und Reporting
Personal Assistant (Privater Bereich des CEOs)
Private Administration und Organisation
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Strukturierung und Pflege privater Unterlagen und Dokumentationssysteme
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Vorbereitung und Koordination von Steuerunterlagen in Abstimmung mit dem Steuerberater
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Verwaltung von Verträgen, Versicherungen und privaten Verpflichtungen
Immobilien- und Vermögensverwaltung
- Betreuung und Verwaltung privater Immobilien
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Koordination von Hausverwaltungen, Maklern, Handwerkern und sonstigen Dienstleistern
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Überwachung von Fristen, Zahlungen und Wartungsmaßnahmen
Reise- und Terminmanagement
- Planung, Buchung und Organisation privater Reisen inklusive Logistik, Unterkunft und Ablaufplanung
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Abstimmung von privaten und geschäftlichen Terminen zur optimalen Zeitnutzung
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Buchung von VIP-Services (am Flughafen, Abholung etc.)
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Erstellung von Reiseplänen und Begleitunterlagen
Persönliche Unterstützung des CEOs und seiner Familie (Inland und Ausland)
- Unterstützung bei persönlichen organisatorischen Themen und Alltagsthemen
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Diskrete und vertrauensvolle Bearbeitung sensibler Angelegenheiten
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Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs zwischen beruflichen und privaten Verpflichtungen
Sonstiges
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In Abstimmung mit der Leitung zusätzliche Unterstützung bei Sonderprojekten
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Repräsentation des Unternehmens nach außen sowie aktiven Netzwerken zu relevanten Geschäftspartner:innen- und Kontakten
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Aktives Mitwirken beim internen Teambuilding
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Einbringung und Förderung von Sonderthemen wie neue IT-Lösungen, neue Technologien, Optimierung von Strukturen und Prozessen etc.
