Stellenbeschreibung
Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir ab dem 15.08.2026 einen Executive Assistant (m/w/d) am Standort Frankfurt. Mit einer Arbeitszeit i.d.R. von 09:00 bis 18:00 Uhr (einschließlich Ruhepausen). In dieser Position unterstützen Sie den Geschäftsführer als zentrale organisatorische, operative und administrative Vertrauensperson im Tagesgeschäft. Ziel ist die professionelle Entlastung der Geschäftsführung sowie die Sicherstellung effizienter, strukturierter Büro- und Kommunikationsprozesse auf höchstem Niveau von Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit. Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Flexibilität sowie eine vorausschauende Arbeitsweise in allen geschäftsrelevanten Themen.
Aufgaben
- Enge, vorausschauende Arbeitsweise inkl. Priorisierung, Vorbereitung von Entscheidungen und Handling sensibler Themen
- Strukturierte Erstellung und Aufbereitung von Protokollen sowie kontinuierliche Dokumentation relevanter Inhalte
- Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Terminen (Briefings, Unterlagen, Nachverfolgung von To-dos)
- Steuerung und Organisation aller Büro- und Kommunikationsprozesse inkl. Kalender-, Termin- und Reisemanagement
- Zentrales Schnittstellen- und Kommunikationsmanagement (intern/extern), inkl. Steuerung von Informationen, Eskalationen und Aufgaben
- Gestaltung und Sicherstellung effizienter Office- Strukturen, Prozesse und Dokumentation (analog & digital) sowie kontinuierliche Optimierung
- Koordination von Partnern, Dienstleistern und internen Bereichen sowie Unterstützung bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben
- Wahrnehmung einer Vertrauensfunktion mit höchster Diskretion im Umgang mit sensiblen Unternehmens-, Personal- und Vertragsthemen
- Monitoring von Fristen, Fortschritten und Aufgaben inkl. Reporting an die Geschäftsführung
Profil
- Erfolgreich abgeschlossenes Studium (z. B. BWL/Office Management) oder kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant bzw. in der Assistenz der Geschäftsführung, idealerweise im direkten Vorstandsumfeld
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Sehr ausgeprägte Organisations-, Koordinations- und Priorisierungsfähigkeiten
- Hohe Flexibilität und Einsatzbereitschaft
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative
- Souveränes, professionelles Auftreten und sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- Fähigkeit zur engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
Benefits:
- Schlüsselposition mit hoher strategischer Relevanz
- Großer Gestaltungsspielraum in einem gesellschaftlich und städtebaulich bedeutenden Großprojekt
- Zusammenarbeit mit hochqualifizierten, interdisziplinären Teams
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann senden Sie uns gerne Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Ihren Gehaltsvorstellungen und Ihrem frühestmöglichen Eintrittstermin an [email protected] - gerne auch mit Motivationsschreiben.
Arbeitsort: Vor Ort
