Werkstudent / Teilzeitkraft Seminarorganisation & Digital Operations Support (m/w/d)Schwerpunkt: Seminare, Webinare, digitale Tools, Systempflege & operative Zuarbeit
Stellenbeschreibung
Wir suchen eine zuverlässige, strukturierte und digital affine Unterstützung für unsere Seminarorganisation und unsere digitalen Abläufe.
In dieser Rolle unterstützen Sie unser Team im laufenden Seminarbetrieb sowie bei digitalen Prozessen rund um Webinare, Online-Trainings, Teilnehmerdaten, Buchungen, E-Mail-Prozesse, CRM-Systeme, Marketing-Zuarbeiten und interne Systempflege.
Die Stelle eignet sich besonders für Studierende oder Teilzeitkräfte, die gerne sorgfältig organisieren, mit digitalen Tools arbeiten und praktische Einblicke in Seminarorganisation, Vertrieb, Marketing und moderne Prozessabläufe gewinnen möchten.
Sie arbeiten mit verschiedenen Systemen, Listen, Plattformen und digitalen Abläufen und helfen dabei, wiederkehrende Aufgaben zuverlässig umzusetzen, Daten sauber zu pflegen und operative Prozesse im Tagesgeschäft zu unterstützen.
Ihre Aufgaben
- Unterstützung bei der Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Seminaren, Webinaren, Online-Trainings und Flexinaren
- Pflege von Teilnehmerdaten, Anmeldungen, Buchungen, Teilnehmerlisten, Einladungen, Seminarinformationen und Online-Zugängen
- Unterstützung bei Webinar- und Online-Trainingsprozessen, z. B. Vorbereitung technischer Abläufe, Versand von Einladungen, Nachbereitung, Präsentationsversand oder Bereitstellung von Aufzeichnungen
- Arbeit mit digitalen Systemen wie HubSpot, Seminarverwaltungssoftware, Excel, E-Mail-Systemen, Dateiablagen, Webinarplattformen und weiteren Tools
- Unterstützung bei E-Mail-Prozessen, Landingpages, Formularen, Verteilerlisten, Newsletter- oder Aktionsmailing-Vorbereitungen
- Zuarbeit für Vertrieb und Marketing, z. B. bei Kontaktlisten, Kampagnen, Webinarbewerbung, Social-Media-Zuarbeiten, Blogbeiträgen oder digitalen Kundenaktivitäten
- Pflege und Kontrolle von Datenqualität, z. B. bei Kontakten, Teilnehmerdaten, Dubletten, Anmeldelisten, Rückläufern oder Statusinformationen
- Unterstützung bei einfachen CRM- und Automatisierungsprozessen, z. B. Workflows, Formulare, Felder, Reports, Dashboards, Mailprozesse oder Datenimporte
- Mithilfe bei der Pflege von Seminarseiten, Terminen, Kursinformationen, Bewertungen, Vorlagen und digitalen Unterlagen
- Operative Zuarbeit bei internen Abläufen, z. B. Buchhaltungsunterlagen, Rechnungsdaten, Ablagen, Bestellungen, Listen oder organisatorischen Aufgaben
- Unterstützung bei der Dokumentation von Abläufen, Checklisten, wiederkehrenden Aufgaben und Vertretungsinformationen
- Abstimmung mit Seminarorganisation, Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, Dozenten und internen Ansprechpartnern
Ihr Profil
- Laufendes Studium Bereich Organisation, Wirtschaft, Bildung, Medien, Kommunikation, Marketing, IT oder Verwaltung usw.
- Freude an sorgfältiger, strukturierter und zuverlässiger Arbeit
- Gute digitale Systemkompetenz und sicherer Umgang mit webbasierten Tools, E-Mail, Excel, MS Office und digitalen Arbeitsumgebungen
- Interesse an CRM-Systemen, Seminarsoftware, Online-Trainings, E-Mail-Prozessen, Formularen, Listen, Workflows und digitalen Abläufen
- Grundverständnis dafür, wie Daten, Kontakte, Teilnehmerinformationen, Buchungen, E-Mail-Prozesse und digitale Systeme zusammenhängen
- Keine Scheu vor technisch geprägten Aufgaben: Sie arbeiten gerne mit Systemen, prüfen digitale Abläufe und behalten auch bei mehreren Tools den Überblick
- Schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft, sich in neue Plattformen und Anwendungen einzuarbeiten
- Kommunikationsstärke im Umgang mit Teilnehmenden, Kunden, Dozenten und internen Ansprechpartnern
- Idealerweise erste Erfahrung mit Tools wie HubSpot, Apollo, Zoom, MS Teams, WordPress, Zapier, n8n, Mailgun, Loom, YouTube, Canva, OpusClip oder vergleichbaren Plattformen
Was wir bieten
- Eine praxisnahe Werkstudenten- oder Teilzeitstelle im Bereich Weiterbildung, Seminarorganisation und digitale Prozesse
- Einblick in moderne Seminar-, Webinar-, Vertriebs- und Marketingabläufe
- Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Organisation, Datenpflege, Kundenkontakt, Systemarbeit und digitalen Tools
- Möglichkeit, praktische Erfahrung mit CRM-Systemen, Online-Trainings, Marketingprozessen und Automatisierung zu sammeln
- Ein freundliches Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
- Direkte Einbindung in operative Abläufe und digitale Prozessverbesserungen
- Betriebliche Weiterbildung und Firmenevents
Rahmenbedingungen
- Arbeitsort: München, vor Ort
- Umfang: Werkstudent / Teilzeit, ca. 20 Stunden pro Woche nach Absprache
- Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Vertragsart: Werkstudententätigkeit
Bewerbung
Wenn Sie gerne organisieren, sorgfältig arbeiten und digitale Tools spannend finden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Gehalt: 14,60€ - 22,70€ pro Stunde
Leistungen:
Arbeitsort: Vor Ort
