Zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine erfahrene, eigenständig arbeitende Administrative Assistenz (m/w/d) auf Geschäftsleitungsebene.
Diese Position richtet sich ausdrücklich an Persönlichkeiten, die das Aufgabenfeld einer Management Assistenz bereits sicher beherrschen und ohne umfangreiche Einarbeitung Verantwortung übernehmen.
In dieser Rolle übernehmen Sie organisatorische und koordinierende Aufgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft der Geschäftsleitung – ohne operative Verantwortung.
Über uns
HDS GmbH – eine global orientierte Dienstleistungsgesellschaft mit unterschiedlichen und branchenübergreifenden Geschäftsbereichen. Als Dienstleistungsgesellschaft betreuen wir nationale und internationale Unternehmen und Konzerne. Hierbei übernehmen wir die technischen und logistischen Abwicklungen.
Ihre Aufgaben
- Organisation, Koordination und Überwachung von Terminen und Kalendern
- Planung und Organisation von Dienstreisen inkl. Buchungen und Reiseunterlagen, inkl. kurzfristiger Anpassungen
- Professionelle Filterung, Priorisierung und Bearbeitung der gesamten E-Mail-Kommunikation
- Vorbereitung von Meetings, Erstellung von Agenden und Präsentationen
- Protokollführung bei Besprechungen sowie Nachverfolgung von To-dos
- Zentrale, diskrete Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, internen Abteilungen und externen Ansprechpartnern
- Ablage, Dokumentation und Pflege vertraulicher Unterlagen
- Allgemeine administrative und organisatorische Assistenzaufgaben
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige, relevante Erfahrung als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung
- Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
- Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Eigenverantwortung
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch sicher in Wort und Schrift
- Strukturierte, vorausschauende und serviceorientierte Arbeitsweise
- Uneingeschränkte Reisebereitschaft
Wir bieten
- Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition mit enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
- Abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem professionellen Umfeld
- Klare Zuständigkeiten ohne operative Linienaufgaben
- Kurze Wege, schnelle Entscheidungen
- Langfristige Perspektive und leistungsgerechte Vergütung
Interesse?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins.
Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung
Arbeitsort: Vor Ort
