Der Kirchentag ist einmalig: eine Bewegung, die vom bürgerlichen Engagement Tausender getragen
wird. Ein fünftägiges Festival mit Musik, Kultur, spirituellen Angeboten und Begegnungsorten, welches
alle zwei Jahre in einer anderen deutschen Großstadt stattfindet. Eine Plattform für ehrlichen Dialog
und guten Streit. Ein einzigartiger Anlass, um Gemeinschaft zu erleben! Als größtes zivilgesellschaft-
liches Event dieser Art setzt der Kirchentag seit 1949 Impulse für verantwortliches Handeln in unserer
Gesellschaft.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt
eine:n Koordinator:in Helfende und Veranstaltungen (m/w/d) (Vollzeit)
Gemeinsam im Team Helfendendienste planst und koordinierst Du den Einsatz von mehreren tausend
Helfenden (Volunteers) für den Kirchentag 2027 in Düsseldorf. Der Schwerpunkt Deiner Arbeit liegt auf
zwei Bereichen: Die Betreuung der HaKa (Spitzname für „Harter Kern“), einer essenziellen Untergruppe
der Helfendenschaft, die bis zu drei Wochen besonders im Auf- und Abbau des Kirchentages in über 40
Bereichen tätig sind. Der zweite Bereich liegt auf dem Management von Planungs- und Schulungsver-
anstaltungen im Vorfeld.
Dein Aufgabenbereich umfasst u.a. folgende Tätigkeiten:
- Management von Planungs-, Info- und Schulungsveranstaltungen
o Ein Hauptfokus Deiner Arbeit soll im Management von Planungsveranstaltungen liegen. Im
Vorlauf eines Kirchentags richten wir vier vorbereitende Veranstaltungen aus. Sie dienen der
Vernetzung, Information und Schulung der Ehrenamtlichen. Diese sind
1. Netzwerktreffen der Funktionsbereiche,
2. Objektleitungs- und Ordnungsdienstleitenden-Wochenende
3. sowie Helfendenlivestream bzw. Video-on-Demand-Produktion.
o Deine Aufgabe wird es sein, die Infrastruktur für diese Veranstaltungen zu organisieren, u.a.
Tagungs- bzw. Produktionsort, Unterbringung und Mobilität der Teilnehmenden, Materialma-
nagement, Personalplanung. Bei Programm und Inhalten der Veranstaltungen unterstützt dich
die Abteilung Helfendendienste bzw. diverse andere zuarbeitende Abteilungen des Kirchenta-
ges.
- Begleitung, Konzeption und Einsatzplanung:
o Für das gute Gelingen eines Kirchentages braucht es eine gut organisierte Einsatzplanung aller
Helfenden und HaKa. Bedürfnisse, Wünsche und Fähigkeiten dieser mit den Anforderungen der
Veranstaltung in Einklang zu bringen und dabei die Helfenden gut zu begleiten sind Deine Auf-
gaben. Dein Fokus liegt hier auf den HaKa, aber die Einsatzplanung ist ein abteilungsübergrei-
fendes Projekt, bei dem alle mitarbeiten.
- Kommunikation der Zielgruppe HaKa:
o Zuarbeit für Social-Media und Newsletterinhalte, Betreuung von HaKa via E-Mail und Telefon.
Dank Dir werden die Helfenden im Vorfeld bestmöglich auf ihre Einsätze vorbereitet. Auch ist
es möglich, dass Du auch andere Zielgruppen zeitweise telefonisch oder per Mail unterstützt.
o HaKa brauchen in Düsseldorf ein System, was sie bei ihren Tätigkeiten bestmöglich unterstützt.
Deine Aufgabe ist es, mit entsprechenden Schnittstellen anderer Abteilungen z.B. Mobilitätslö-
sungen vor Ort, das Quartiers- und Verpflegungsmanagement, sowie diverse Motivationsaktio-
nen zu organisieren und so zu einer optimalen Durchführung beizutragen.
Dein persönliches Profil:
- Idealerweise hast Du (erste) Berufserfahrung im Projekt- bzw. Eventmanagement oder in der
Kundenbetreuung.
- Du weißt, was es heißt, ehrenamtlich zu arbeiten oder hast bereits Erfahrung im Ehrenamts-
management sammeln können.
- Du kannst dir das Arbeiten in hybriden Teams vorstellen.
- Du hast Freude am Umgang mit den unterschiedlichsten Menschen, Offenheit und Geduld für
die Lösung von Konflikten.
- Du bist belastbar, flexibel und bereit, Dich in die speziellen Anforderungen einer komplexen
Großveranstaltung mit starker ehrenamtlicher Beteiligung einzuarbeiten.
