Stellenbeschreibung
Wir suchen eine engagierte Assistentin der Geschäftsleitung (m/w/d), die unser Führungsteam tatkräftig unterstützt. In dieser Position sind Sie verantwortlich für die effiziente Organisation und Koordination der administrativen Abläufe auf höchster Ebene.
Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung und externen Ansprechpartnern und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Geschäftsablauf bei. Ihre Aufgaben umfassen die eigenständige Planung und Terminverwaltung, die Vorbereitung von Meetings sowie die Erstellung von Präsentationen und Berichten. Wichtig: Sie bringen erste Erfahrung im Bereich KI mit und haben mit dem Umgang bereits Erfahrung.
Sie profitieren von einer abwechslungsreichen Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld, in dem Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihr Kommunikationsgeschick gefragt sind.
Aufgaben
- Eigenständige Organisation und Koordination der Termine und Geschäftsreisen der Geschäftsleitung
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollführung
- Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung bei Projektplanung und -überwachung sowie bei administrativen Aufgaben
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken, Kontakten und Dokumentenmanagementsystemen
- Schnittstellenfunktion zwischen der Geschäftsleitung, internen Abteilungen sowie externen Partner:innen
- Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben zur Entlastung der Geschäftsleitung
Qualifikationen
- Nachweisbare Office-Erfahrung sowie administrative Erfahrung im Assistenzbereich
- Sehr gute Kenntnisse in Word-Verarbeitung sowie im Umgang mit Microsoft Office, insbesondere PowerPoint und Word
- Grundkenntnisse im Bereich KI
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie Erfahrung in Projektplanung
- Sicherer Umgang mit Computerkenntnissen im Allgemeinen
- Fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und Eigeninitiative
- Strukturierte Arbeitsweise, Flexibilität und Teamfähigkeit
Wenn Sie eine proaktive Persönlichkeit mit ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Gehalt: 17,00€ - 21,00€ pro Stunde
Leistungen:
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
- Kostenloser Parkplatz
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 47877 Willich
