Stellenbeschreibung
Für die Unterstützung unseres Unternehmens suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und eigenständig arbeitende Person für unser Back Office. In dieser Position übernehmen Sie zentrale organisatorische und administrative Aufgaben und sorgen dafür, dass interne Abläufe reibungslos funktionieren.
Die Tätigkeit erfolgt zu 100 % remote im Homeoffice. Idealerweise wohnen Sie dennoch im Raum Karlsruhe, um bei Bedarf für einzelne persönliche Termine oder organisatorische Aufgaben vor Ort verfügbar zu sein.
Aufgaben
- Allgemeine Büroorganisation & Kommunikation
- Bearbeitung und Koordination der eingehenden und ausgehenden Post
- Bearbeitung und Weiterleitung eingehender E-Mails
- Telefonische Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und externen Ansprechpartnern
- Allgemeine Korrespondenz und administrative Unterstützung
- Terminplanung und Terminkoordination für die Geschäftsführung und interne Ansprechpartner
- Organisation und Pflege von digitalen Ablagestrukturen und Dokumenten
- Angebote, Aufträge & Rechnungen
- Erstellung, Bearbeitung und digitale Ablage von Angeboten
- Erstellung und Verwaltung von Auftragsbestätigungen
- Vorbereitung und Erstellung von Rechnungen
- Nachverfolgung offener Angebote und Unterstützung bei der Angebotsbearbeitung
- Pflege und Dokumentation relevanter Kunden- und Projektdaten
- Bestellungen & Inventar
- Durchführung und Organisation regelmäßiger Inventuren
- Verwaltung und Pflege des Materialbestands
- Auslösung und Koordination von Materialbestellungen
- Kommunikation mit Lieferanten und Überwachung von Bestellvorgängen
- Zusammenarbeit mit dem Steuerberater & Rechnungswesen
- Erfassung, Verwaltung und digitale Ablage von Belegen, Eingangsrechnungen und weiteren buchhaltungsrelevanten Unterlagen
- Interne Koordination und Kommunikation mit dem Steuerberater
- Vorbereitung und Zusammenstellung relevanter Unterlagen für die Buchhaltung
- Pflege und Betreuung von DATEV Unternehmen online
- Upload, Zuordnung und strukturierte Ablage von Belegen in DATEV Unternehmen online
- Perspektivisch: Übernahme weiterer Aufgaben im Bereich Rechnungswesen und vorbereitender Buchhaltung
- Unterstützung der Geschäftsführung
- Vorbereitung von Unterlagen, Auswertungen und internen Übersichten
- Koordination organisatorischer und administrativer Themen
- Unterstützung bei der Optimierung interner Prozesse
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und weiteren internen Ansprechpartnern
Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Back Office, Assistenz, Büroorganisation oder Verwaltung von Vorteil
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und digitalen Tools
- Idealerweise erste Kenntnisse in DATEV Unternehmen online
- Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
- Organisationsstärke und ein gutes Gespür für Prioritäten
- Freundliche und professionelle Kommunikation am Telefon und per E-Mail
- Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Wohnort idealerweise im Raum Karlsruhe
Wir bieten
- Vollzeitstelle mit 40 Wochenstunden
- 100 % Remote / Homeoffice
- Flexible und moderne Arbeitsstrukturen
- Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten, insbesondere im Bereich Rechnungswesen und Buchhaltung
- Die Position ist langfristig angelegt und bietet die Möglichkeit, den eigenen Aufgabenbereich schrittweise weiterzuentwickeln. Insbesondere im Bereich Rechnungswesen, vorbereitende Buchhaltung und DATEV Unternehmen online können zukünftig zusätzliche Verantwortlichkeiten übernommen werden.
Leistungen:
- Flexible Arbeitszeiten
- Weiterbildungsprogramme
Arbeitsort: Homeoffice
