Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Weimar suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person mit Kommunikations- und Organisationsstärke.
Dafür suchen wir Sie
Sie sind die erste Anlaufstelle für Kolleg:innen und Kund:innen bei Fragen und Problemen – egal ob bei der Organisation einer Veranstaltung oder Dienstreise, der Zusammenstellung und Qualitätssicherung von Wettbewerbsunterlagen oder der Verhandlung mit einem Lieferanten.
- Büroorganisation am Standort, bspw. Koordination von Handwerksfirmen, Empfang von Gästen, sowie Verwaltung der Büromaterialien
- persönliche und digitale Kommunikation intern und extern (MS Teams, Telefon, Mail, Post etc.)
- allgemeine administrative Aufgaben, z. B. Terminkoordination, Qualitätssicherung ausgehender Dokumente sowie Verwaltung der Handkasse und Bearbeitung der Belege
- Verwaltung laufender Verträge, Mitgliedschaften und Zertifikate
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Abläufe und Dokumentation im QM-System
- administrative Abwicklung unserer Ausschreibungsteilnahmen, insbesondere Recherche auf den Vergabeplattformen sowie Unterstützung der Kolleg:innen bei der Erstellung der Bewerbungsunterlagen und Angebote
Darauf freuen wir uns
- Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
- Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- schnelle Auffassungsgabe und kreative Mitgestaltung
- abgeschlossene Ausbildung oder Studium, z. B. im Bürokauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation
- sicherer Umgang mit MS Office und Affinität zu digitalen Werkzeugen und Arbeitsweisen
- sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil
- Berufserfahrungen im Büromanagement o. ä. sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung
Das versprechen wir
- abwechslungsreiche Aufgaben in einem interdisziplinären Arbeitsumfeld
- engagierte und kompetente Kolleg:innen in einem inklusiven und wertschätzenden Team
- die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen und weiterzuentwickeln
- langfristige Perspektiven mit gezielter Förderung unserer Mitarbeitenden
- flexible Arbeitszeiten und attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und moderne Arbeitsmittel
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Firmenevents
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
- Weiterbildungsprogramme
Arbeitsort: Vor Ort
